Marco 3 de 8 · Os alicerces

Em duas linhas: com sua configuração de partida em mãos, você deixa prontos a equipe, o funil completo e seus campos próprios. É a última coisa que se faz antes de carregar dados, porque um campo criado depois de importar fica vazio para sempre em tudo o que é antigo.

Quando terminar você terá: cada vendedor com seu papel, seu funil com probabilidades, dias de estagnação e motivos de perda, e seus campos personalizados criados e visíveis.

Quanto tempo leva: uns setenta e cinco minutos — quinze de papéis da equipe, trinta do funil e trinta de campos personalizados.

O que preciso ter antes?

Sua configuração de partida na sua frente, com suas etapas, suas probabilidades e seus dias de estagnação. Sem isso você vai improvisar os números, que é exatamente o que este artigo evita. Abra-a em outra aba e tenha a sua à mão: empresas por projeto · muitas consultas · assinaturas recorrentes · venda online. Ainda não escolheu? Escolher a configuração inicial do seu CRM conforme o tipo de negócio.
Ser administrador da conta, ou ter o papel Admin do CRM.
O nome e o e-mail de trabalho de cada vendedor.

Como adiciono minha equipe?

São dois passos e a ordem não é negociável: primeiro a pessoa é membro da conta, depois é vendedor do CRM.

Convide a pessoa para a conta em Configurações > Membros, com o e-mail de trabalho dela. Esse é o papel dela em toda a conta, não no CRM. Veja Convidar sua equipe e gerenciar os acessos e Funções e permissões: quem pode ver e fazer o quê.
Adicione a pessoa ao CRM em CRM > Configurações > Equipe, com Adicionar membro, e dê a ela o papel de CRM.

Os três papéis do CRM:

Vendedor — vê apenas seus próprios negócios e contatos. Pode ser atribuído como responsável.
Manager — vê os negócios, contatos e caixas de e-mail de todos os vendedores.
Admin do CRM — acesso total ao CRM: gerencia a lista de vendedores, vê todas as caixas de e-mail e configura o módulo. Não é administrador do workspace.

Quem não for membro da conta não pode ser vendedor do CRM: não vai aparecer na lista para adicionar. E os administradores da conta já figuram como Admin do CRM por herança, então esse papel não é alterado para eles a partir daqui.

Por enquanto, crie as linhas e defina os papéis. Cada vendedor conecta seu próprio e-mail, sua assinatura, seu calendário e sua página de reserva mais adiante, a partir da própria sessão: isso está em Distribuir os leads e deixar sua equipe operando o CRM todos os dias. Detalhe do módulo: Adicione sua equipe de vendas ao CRM.

Como deixo o funil pronto?

Em CRM > Configurações > Pipelines, abra o seu pipeline. Se você ainda não mexeu nele, edite o Pipeline principal que o MB Suite já criou em vez de montar um novo.

Com os números da sua configuração de partida, complete os seis controles do editor:

Moeda padrão — a sua, não dólares. Se você já a alterou no começo, confira mesmo assim: ela define a moeda de cada negócio novo, da previsão e de todos os totais.
Etapas — o nome de cada uma na coluna Nome, e Adicionar etapa para as que faltam. Mínimo duas.
Probabilidade % — o percentual de fechamento típico de cada etapa. É o que alimenta o Valor ponderado da Previsão; sem isso, a previsão não significa nada.
Dias rotting — depois de quantos dias sem movimento você quer que o negócio seja marcado como estagnado. É o alerta mais útil do produto e quase ninguém o configura. Sua configuração de partida já traz os números.
Etapa de ganho — uma só por pipeline.
Motivos de perda, com Adicionar motivo — são próprios de cada pipeline.

Finalize com Salvar alterações.

Não crie uma etapa "Perdido". No MB Suite perder não é uma etapa: o negócio perdido mantém a etapa em que estava, e por isso você consegue ver em que ponto do funil as pessoas desistem. Se você a criar, esconde esse dado de si mesmo.

Se a sua configuração pede dois pipelines (por exemplo venda nova e carteira), crie os dois agora — com Novo pipeline — e decida desde o início em qual deles cada negócio nasce. Mover um negócio depois é possível (a partir do negócio, com Mover para outro pipeline, ou em lote com Mover pipeline), mas o negócio sai do funil do primeiro pipeline: deixa de contar nas estatísticas dele e o percurso pelas etapas do pipeline anterior não é transferido, então as taxas de conversão entre etapas de dois pipelines diferentes não podem ser calculadas. Se você não quer perder essa estatística, a decisão simples é ter um único pipeline. Se aceita perder a métrica total mas não a do primeiro pipeline, a opção é criar um negócio novo no segundo pipeline e deixar o original onde estava.

Como trabalhar o funil no dia a dia: Monte seu funil de vendas: pipelines, etapas e negócios.

Como crio meus campos personalizados?

Este é o passo que mais se pula e o que sai mais caro. Um campo criado depois de importar três mil negócios fica vazio nesses três mil negócios.

Em CRM > Configurações > Campos personalizados, escolha primeiro a Entidade no seletor no topo da página — Negócios, Pessoas, Empresas, Prospects ou Produtos — e depois use Novo campo:

CRM > Configurações > Campos personalizados: diálogo Novo campo com um campo de Seleção e suas opções

Entidade primeiro, antes de abrir o diálogo: é a decisão que não se altera depois. Um campo nasce em uma entidade e fica nela; se você errar, exclui e cria de novo na correta.
Nome — o que seus vendedores vão ver. A chave interna é gerada sozinha a partir do nome (você a vê abaixo do campo, na lista): não se preocupe com ela.
Tipo em seguida. Há muitos tipos disponíveis e cada um traz sua descrição; se tiver dúvida, Ver exemplos mostra o catálogo completo com um caso de uso por tipo. O tipo também não se altera depois de criado.
Se você escolheu Seleção (ou seleção múltipla), carregue as Opções com Adicionar opção: escreva o Rótulo de cada uma — o que aparece — e escolha a cor. O valor interno é gerado sozinho.
Texto de ajuda — o que o vendedor vê abaixo do campo. Use-o: é o que evita que cada um preencha de um jeito diferente.
Obrigatório — pense duas vezes. Um campo obrigatório que o vendedor não tem como saber ao criar o negócio o obriga a inventar.
Mostrar na planilha e Mostrar no detalhe — onde aparece. Vem com o detalhe ligado e a planilha desligada: ligue a planilha se quiser o campo como coluna na lista.

Três regras que valem mais do que a lista de tipos:

Prefira Seleção a Texto curto sempre que puder. Uma lista pode ser filtrada, agrupada e cruzada em relatórios.
Não crie um campo do tipo Valor se você vende assinaturas ou faz cotação por linhas. O negócio tem seu próprio Cotação, que calcula sozinho o total e a receita mensal recorrente — na tela você vai vê-la como MRR — e permite analisar por linha de produto. Um campo personalizado não faz nenhuma das duas coisas.
Não exagere. Oito campos que são preenchidos valem mais do que trinta vazios.

Excluir um campo o remove da planilha e do detalhe, e os dados já carregados continuam guardados — mas você deixa de vê-los e de poder filtrá-los. Por isso, se um campo não está sendo usado, primeiro tire o Obrigatório e retire-o da planilha; exclua só quando tiver certeza.

Carrego os produtos?

Só se você vende um catálogo definido ou assinaturas. É o que habilita o Cotação por linhas dentro do negócio e a análise por linha de produto; se você vende assinaturas, carregue-as aqui com Cobrança recorrente ativada, porque é daí que sai a receita mensal recorrente.

Isso é feito em CRM > Configurações > Produtos. Veja Produtos e catálogos: sua lista manual e os feeds sincronizados.

Se você vende serviços sob medida sem catálogo, pule esta parte: dá para adicionar linhas livres em cada cotação.

Como confiro que ficou certo?

Cada vendedor aparece em CRM > Configurações > Equipe com o papel correto.
O pipeline mostra a sua moeda, não dólares.
Cada etapa tem sua Probabilidade % e seus Dias rotting carregados.
Há exatamente uma etapa marcada como Etapa de ganho, e não existe nenhuma etapa "Perdido".
Os Motivos de perda são os seus, não os que vieram por padrão.
Você cria um negócio de teste e vê seus campos personalizados no detalhe dele, com o texto de ajuda.
Os campos do tipo Seleção oferecem as opções que você carregou.

E se algo não aparecer?

O campo não aparece na lista de negócios. Falta Mostrar na planilha. Ele aparece mesmo assim no detalhe do negócio.
O campo não aparece no detalhe. Falta Mostrar no detalhe.
Você criou o campo na entidade errada. Crie-o na correta e exclua o outro antes de importar qualquer coisa: depois sai muito mais caro.
Você não vê a seção de configurações. Você não tem o papel de Admin do CRM nem é administrador da conta.

O que vem depois?

Com os alicerces prontos, você já pode carregar seu histórico sem medo: Preparar e verificar a carga da sua base histórica no CRM. Se não vai trazer histórico, pule direto para o marco 5: Conectar o WhatsApp ao CRM: número, linha e fonte e Conectar formulários e anúncios, e saber de qual campanha veio cada lead.

Ainda tem dúvidas?

Pergunte à MIA, o assistente de IA do MB Suite: abra-o com o botão MB AI (⌘J) na barra superior. A MIA conhece a seção em que você está, então você pode consultá-la sobre o que vê na tela e também tirar dúvidas de como usar o MB Suite.

Configurar os alicerces do CRM: equipe, funil e campos personalizados