Distribuir os leads e deixar sua equipe operando o CRM todos os dias

Marco 6 de 8 · A equipe operando

Quando terminar você terá: cada lead entrando com responsável e com aviso, cada linha de WhatsApp com alguém olhando, seus templates em revisão e cada vendedor com seu e-mail e sua agenda conectados.

Quanto leva: uns noventa minutos, mais quinze por vendedor que conecta seu e-mail e sua agenda — trinta de regras de atribuição, dez de receptores e trinta de templates.

O que preciso ter antes?

• Suas fontes de leads criadas: uma regra aponta para uma fonte ou um pipeline que já precisam existir.
• Sua equipe carregada em CRM > Configurações > Equipe com seus papéis.
• Se você for distribuir por território, os territórios definidos em CRM > Configurações > Territórios.

Como configuro a distribuição de leads?

Em CRM > Configurações > Atribuição, com Nova regra. A ordem das decisões importa mais do que o método que você escolher.

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Primeiro, Aplica-se a. Antes de escolher como distribui, defina a que a regra se aplica: Global, a uma Fonte específica ou a um Pipeline; e se vale para Todos (prospectos e negócios), Apenas prospectos ou Apenas negócios.

Depois, Como atribui:

• Uma pessoa fixa — todos os leads vão sempre para o mesmo responsável.
• Distribuir entre uma equipe — com dois modos: Rotativo, por turno, ou Por carga, para quem tiver menos negócios abertos.
• Por território — conforme o país do lead, vai para o vendedor do território que o cobre.
• Sem atribuição automática — ficam sem responsável até que alguém os pegue.

E depois, três coisas que quase ninguém completa e que são o que faz a regra funcionar:

• Notificações. É aqui que mora o aviso: Avisar por e-mail o responsável quando um lead novo é atribuído a ele, e Avisar também para incluir mais alguém, por exemplo um supervisor. Cada vendedor pode silenciar o próprio aviso no seu perfil.
• Fallback se ninguém corresponder. O que acontece quando nenhuma condição se aplica. Deixe isso resolvido: é a diferença entre um lead sem dono e um lead com dono.
• Avançado (exceções), com Regras especiais: para encaminhar por valor do negócio, por fonte ou por país sem quebrar sua regra principal.

Antes de salvar, use Testar regra: simula um lead com os dados que você quiser e diz a quem ele seria atribuído e por qual motivo. É a forma mais rápida de descobrir que sua regra não abrange o que você achava.

Quem vê os WhatsApps que chegam?

Cada linha define seus próprios receptores. Em CRM > Configurações > Linhas, na seção de WhatsApp, abra o menu da linha e use Editar receptores: você escolhe quais vendedores recebem o aviso quando entra uma mensagem nessa linha. A tela avisa quando uma linha fica sem receptores, e mostra o máximo por linha ao escolhê-los.

Como as conversas são trabalhadas: Responder no Inbox do WhatsApp: responsável, vendedor ou agente de IA.

Quais templates preciso desde o primeiro dia?

Os templates são as únicas mensagens que você pode enviar quando a janela de vinte e quatro horas está fechada, e a Meta os revisa. Não os deixe para o último dia: costumam ser aprovados entre uma hora e um dia, e a Meta pode rejeitá-los ou mudar a categoria.

Eles são criados em CRM > WhatsApp, com Gerenciar modelos e depois Criar modelo.

Dois campos que são recusados se você preencher errado:

• Nome — só minúsculas, números e sublinhado, e não pode ser editado depois.
• Categoria — Marketing, Utility ou Authentication. A Meta cobra diferente conforme a categoria e recategoriza por conta própria se achar que você escolheu errado.

Os três que vale a pena ter desde o início: primeiro contato, acompanhamento e, se você for usar sua página de reservas, lembrete de reunião.

Ao escrevê-los, use variáveis: um template genérico é aprovado do mesmo jeito, mas converte muito pior. E escreva como escreveria para um cliente: a Meta rejeita conteúdo promocional agressivo e textos com erros.

O de primeiro contato merece mais cuidado do que os outros dois, porque é literalmente a primeira frase que essa pessoa lê da sua empresa, e muitas vezes ela lê você sem ter seu número salvo. Os que funcionam dizem três coisas e nada mais: quem escreve e de qual empresa, por que você está escrevendo — com uma referência ao que ela perguntou, que é o que a tira do "isso é spam" — e uma única pergunta. Duas perguntas juntas reduzem a resposta.

As mensagens que você envia pelo WhatsApp saem em seu nome e sob as políticas da Meta; o uso desses canais por meio do MB Suite é regido pelos nossos Termos e Condições. Detalhe completo: Templates de WhatsApp: criar, categorias e aprovação da Meta.

O que cada vendedor precisa fazer por conta própria?

Há quatro coisas que ninguém pode fazer por ele, porque são as contas pessoais dele. Cada um entra em CRM > Configurações > Equipe a partir da própria sessão; a tabela tem uma coluna por tarefa, assim você vê de relance o que falta para quem.

• E-mail — conecta sua caixa de e-mail. A partir daí, os e-mails com um cliente aparecem sozinhos no histórico do negócio.
• Assinatura — sua assinatura de e-mail.
• Calendar — seu calendário. Necessário para agendar a partir do negócio e obrigatório se for usar sua página de reservas.
• Booking — sua página pública de reservas, com seus horários e seu link.

Veja Adicione sua equipe de vendas ao CRM e Automatize o acompanhamento: Sequências e páginas de reserva.

E mais uma coisa, que vale disparar cedo porque depende de outra pessoa: o domínio de e-mail próprio, em Configurações > Branding, aba Domínio de Email. Não é um detalhe de entregabilidade: sem ele, os e-mails que o MB Suite envia aos seus leads saem de um endereço genérico que não é o da sua empresa, e a resposta automática do seu formulário web nem pode ser ligada. Você precisa de quem administra o DNS. Veja Configure seu domínio de envio para que seus emails cheguem.

O que o convidado recebe quando agenda uma reunião?

Cada tipo de evento tem seu bloco Notificações ao convidado, e é ele que decide se essa reunião acontece:

• Email de confirmação ao reservar — sai sempre, não pode ser desligado.
• Email 24h antes — vem ligado.
• WhatsApp de confirmação imediata ao convidado, WhatsApp 24h antes ao convidado e WhatsApp 10 minutos antes — os três vêm desligados, e cada um exige um template aprovado.

E três controles do mesmo evento decidem quais horários o convidado vê antes de escolher: Antecedência mínima (horas), Reservar até (dias) e Máximo de reservas por dia. Eles vêm com valores padrão que vale olhar uma vez: uma antecedência mínima alta esconde os horários de hoje justamente de quem quer falar hoje.

Como confiro que ficou certo?

• Você usa Testar regra com um lead simulado e ele devolve o vendedor que você esperava.
• Você envia uma consulta real de teste: o lead é criado com responsável e esse responsável recebe o aviso por e-mail.
• Cada linha de WhatsApp tem receptores e nenhuma mostra o aviso de que faltam.
• Seus três templates aparecem como enviados para revisão ou já aprovados.
• Na tabela de Equipe, as colunas E-mail, Assinatura, Calendar e Booking estão completas para quem precisa delas.
• Em CRM > Prospectos, o filtro Esperam você não mostra ninguém esperando desde ontem.
• Você reserva um horário de teste na sua própria página de reservas e recebe a confirmação como convidado.

E se os leads entram, mas ninguém os atende?

Antes da tabela, a forma de ver isso sem adivinhar: o CRM marca sozinho cada prospecto e cada negócio com sua Próxima ação, e em CRM > Prospectos e CRM > Negócios você tem o filtro Esperam você — a lista de quem escreveu e ainda não tem resposta, com há quanto tempo espera. Se essa lista cresce, a causa é uma destas:

O que vem a seguir?

Se você for usar IA de vendas, agora sim é a hora: Colocar a Equipe IA para trabalhar: as precondições que ninguém valida para você. Se não, pule direto para o fechamento: Conferir que seu CRM ficou bem configurado: os testes finais.