Em duas linhas: as Sequências disparam e-mails, tarefas e mensagens automáticos para nutrir um prospecto ao longo do tempo, e podem receber contatos sozinhas quando algo acontece no CRM. E sua página de reserva deixa o contato escolher um horário livre e agendar a reunião sozinho.

O que é uma sequência?

Uma sequência é uma série de passos automáticos que se executam ao longo do tempo sobre um contato: enviar um e-mail, criar uma tarefa de acompanhamento, mandar uma mensagem. Em vez de você se lembrar de escrever "em 3 dias", a sequência faz isso por você.

Vá em CRM > Sequências e clique em Nova sequência.
Escolha o Tipo de sequência —Simples — um único caminho ou Avançada — vários caminhos, veja Simples ou Avançada? mais abaixo—, dê um nome a ela e clique em Criar sequência.
Na aba Editor, monte os passos com Adicionar passo: o que é enviado, em que ordem e quanto esperar antes de cada um.
Decida como os contatos entram: você os adiciona com Inscrever contatos, ou a sequência os pega sozinha com um gatilho do bloco Início, no alto do editor. Você pode inscrevê-los enquanto ela ainda é um rascunho: eles esperam como Pendente até você ativá-la.
Ative-a com a chave no alto da sequência: ela nasce como Rascunho e, uma vez Ao vivo, roda sozinha. Para pará-la, use Pausar no menu dela na lista, ou a mesma chave. Enquanto ela está pausada, os contatos que chegam a um passo esperam em Pausado; quando você a ativa de novo, eles continuam sozinhos a partir do passo em que ficaram. Os que você pausou manualmente continuam pausados.

Serve para nutrir leads que ainda não estão prontos para comprar e para que nenhum prospecto esfrie por falta de acompanhamento.

Quando o contato responde por e-mail, ele sai sozinho da sequência, assim ninguém continua escrevendo para quem já reagiu. O que mais o tira —uma resposta pelo WhatsApp, ou o negócio dele ser ganho, perdido ou arquivado— você decide em cada sequência, em Saídas da sequência (veja mais abaixo).

Na lista de CRM > Sequências, Inscritos —em cada card e na tabela— conta todas as inscrições que a sequência já teve, com os concluídos ao lado: 48 inscritos e 0 concluídos é a forma mais rápida de detectar uma sequência que não está funcionando. Quantos estão ativos agora você vê na aba Relatório dela, em Ativos.

Se uma sequência tem um problema de configuração —uma linha de WhatsApp que caiu, uma etapa que não existe mais—, a lista a marca com um ícone âmbar ao lado do status e o sininho avisa você. O que o motor faz com cada falha e como retomar os contatos: Uma sequência com um problema: como você fica sabendo, o que acontece com seus contatos e como retomá-la.

Nem todos os passos são enviados pelo motor. Os que precisam de uma pessoa —Email manual, Ligação, WhatsApp — tarefa, Tarefa e LinkedIn— deixam uma tarefa dentro do CRM, sobre o contato e sobre o negócio dele, e a sequência pode esperar que ela seja marcada antes de seguir. Onde aparece, para quem vai e como destravá-la: As tarefas de uma sequência: onde aparecem e como destravam o próximo passo. E você sempre sabe o que saiu de uma sequência: as tarefas e os e-mails dela levam o chip Sequência: {nome} no timeline da ficha, ao lado do assunto em CRM > Atividades e no painel da atividade, e ao clicar você vai para a sequência.

Simples ou Avançada?

Você escolhe ao criar a sequência, e o que muda é o formato do fluxo, não quanto ela consegue fazer. Uma sequência simples é um único caminho que desce direto: passos, esperas e ações —inclusive as que movem, arquivam ou fecham o negócio—, sem ramos. Uma avançada pode perguntar algo sobre o contato e seguir por caminhos diferentes. As duas usam o mesmo motor, as mesmas abas e o mesmo relatório.

O que inclui	Simples — um único caminho	Avançada — vários caminhos
Passos, esperas e ações	Sim	Sim
Gatilhos no bloco Início	Um	Até cinco
Filtro de entrada (Quem entra)	Sim	Sim
Reentrada	Uma única vez por pessoa	Você escolhe
Condições com ramos Sim e Não, pontos de junção e finais de caminho	Não	Sim
Continuar em outra sequência e Remover de uma sequência	Não	Sim
Teste A/B de um e-mail (Adicionar teste)	Não	Sim
Card Saídas da sequência	Sim	Sim
Card Regras de saída	Não	Sim

Uma sequência simples pode passar a avançada quando você precisar: na aba Configurações, o card Tipo de sequência tem Mudar para avançado. É só de ida —uma avançada não volta ao modo simples, porque teria que perder os ramos— e por isso o card de uma avançada mostra Não é possível voltar ao modo simples. As sequências criadas antes de ser possível escolher são avançadas, então mantêm tudo o que tinham.

Ao escolher Simples — um único caminho, o diálogo oferece Começar com o template "Follow-up de negócio novo": a sequência começa toda vez que um negócio é criado e traz três passos prontos —um e-mail automático na hora, uma tarefa de ligação no dia seguinte e um segundo e-mail quatro dias depois—. Ela nasce como rascunho, então revise os textos e o Remetente antes de ativá-la.

Como os contatos entram?

Há três vias, e elas podem ser combinadas. Você os inscreve com Inscrever contatos —escolhendo pessoas, a partir de uma lista ou colando e-mails; com uma lista dinâmica, Vincular lista para auto-inscrição futura continua inscrevendo quem entrar nela—. A sequência os pega sozinha com um gatilho do bloco Início: um contato é criado, é adicionado a uma lista ou recebe uma etiqueta, ou um negócio é criado ou muda de etapa. Ou, em uma sequência avançada, eles chegam de outra com um passo Continuar em outra sequência. Quem entra, quando começa e se alguém pode entrar de novo: Faça uma sequência começar sozinha: gatilhos, filtro de entrada e reentrada.

Quando cada passo sai?

Cada passo tem a sua própria espera, no indicador de tempo que fica acima dele (por exemplo, 1 dia depois): clique e, em Quando executar este passo, escolha O quanto antes após o passo anterior (até 5 minutos) ou Aguardar antes de executar, com os minutos, horas ou dias. O Passo 1 também: a espera dele conta a partir do momento em que o contato entra, venha por onde vier. E se a sequência tiver um schedule (Programação, na aba Configurações), um passo que cai fora dele sai quando abre a próxima janela.

Um contato que entra por um gatilho pode esperar também o que disser Quando começa, no bloco Início: essa espera e a do Passo 1 se somam. Um exemplo e os detalhes em Faça uma sequência começar sozinha: gatilhos, filtro de entrada e reentrada.

Lista ou Canvas?

No alto do editor, Lista e Canvas alternam entre duas visualizações dos mesmos passos. Na Lista você os adiciona, exclui e reordena; o Canvas desenha o fluxo inteiro de cima para baixo —com os ramos lado a lado, em uma sequência avançada— e deixa você abrir qualquer passo para editá-lo. Como usá-lo para ler um fluxo com ramos: Sequências avançadas: condições, ramos e encadeamento.

Passos de ação: deixe a sequência trabalhar sozinha

Além de enviar mensagens, uma sequência pode executar um passo de Ação: ele roda automaticamente quando o contato chega até ele, sem esperar por ninguém. O tipo de ação é configurado a partir do passo, e você tem estas para escolher:

Deixar nota — registra uma nota na linha do tempo do contato e do negócio.
Mudar etapa do negócio — move o negócio vinculado da pessoa para o Pipeline e a Etapa de destino que você escolher; os dois são obrigatórios. Precisa do vínculo com negócios ativo (veja logo abaixo).
Aplicar etiqueta — adiciona uma etiqueta à pessoa (não ao negócio) sem substituir as existentes. Com O que fazer com a etiqueta em Remover, o passo tira essa etiqueta.
Notificar um usuário — envia uma notificação para o sininho do colega que você escolher, com a mensagem do passo e um link para o negócio (ou para a pessoa, se não houver negócio vinculado). O destinatário precisa ser alguém com acesso à conta, não uma posição de IA: se não for, a inscrição é pausada e o sininho avisa você; quando você escolhe outra pessoa no passo, as inscrições pausadas ali são retomadas sozinhas.
Atribuir responsável — muda quem é responsável pela pessoa no CRM.
Arquivar negócio — arquiva o negócio vinculado. Mesmo requisito: sem vínculo, ou se essa pessoa não tiver um negócio aberto, o passo é pulado.
Marcar negócio como perdido — fecha o negócio vinculado como perdido, opcionalmente com um dos motivos de perda desse pipeline. Também precisa do vínculo com negócios.
Adicionar a uma lista — adiciona a pessoa a uma lista estática ou CSV (as listas dinâmicas não aceitam adições manuais).
Continuar em outra sequência — o contato passa para a sequência que você escolher e, se você marcar, sai desta. Só em sequências avançadas: veja Sequências avançadas: condições, ramos e encadeamento.
Remover de uma sequência — tira o contato de outra sequência, ou desta mesma. Também só em sequências avançadas.

Uma sequência antiga pode continuar mostrando uma ação Criar tarefa. Ela segue funcionando, e a tarefa dela agora cai no CRM como qualquer outra. Para um passo novo, use o passo Tarefa: é o que você pode fazer a sequência esperar.

Quando uma sequência move um negócio com Mudar etapa do negócio, os efeitos são os mesmos de quando alguém da sua equipe o move: inicia as outras sequências que começam com Negócio mudou de etapa para essa etapa e, se a sua conta tiver regras de conversão para ela, envia a conversão às suas plataformas de anúncios. Se a pessoa não tiver negócio vinculado, o passo é pulado, e a aba Atividade da sequência o mostra como Pulado, com o motivo.

Um passo Mudar etapa do negócio sem o pipeline ou sem a etapa não é executado, e a sequência não pode ser ativada até você completá-lo (nem se o pipeline do passo tiver sido arquivado): o próprio passo diz o que está faltando e, se você tentar ativar a sequência, um aviso pede que você os escolha primeiro.

Os três passos que atuam sobre o negócio —Mudar etapa do negócio, Arquivar negócio e Marcar negócio como perdido— só fazem algo se a sequência vincular negócios. Isso se configura uma única vez, na aba Configurações da sequência, no card Vínculo com negócios: você escolhe Vincular ao negócio aberto mais recente de cada pessoa e cada inscrição nova fica atada ao negócio dessa pessoa. Com o vínculo ativo você ganha ainda duas coisas: as atividades da sequência ficam na linha do tempo do negócio, e a sequência pode tirar a pessoa quando o negócio é ganho, perdido ou arquivado (você escolhe quais em Saídas da sequência, veja mais abaixo). Um contato que entra por um gatilho Negócio criado ou Negócio mudou de etapa já chega atado ao negócio que o disparou. Passo a passo: Vincular negócios em sequências (para que a automação os mova).

As sequências que você já tinha criado começam em Não vincular: seus passos de negócio não farão nada até que você ative o vínculo. Você percebe no editor, porque o passo mostra o aviso «Este passo não fará nada: a sequência não vincula negócios» com um botão Ativar ao lado. As sequências que você criar de agora em diante já nascem vinculando negócios.

Em uma sequência avançada, os passos de ação se combinam com as condições (ramos sim/não) para que a automação reaja ao comportamento. Um padrão clássico: se o contato não respondeu → arquivar o negócio, ou se respondeu → atribuir um responsável e deixar uma ligação para ele. Os que mexem no negócio pressupõem que o contato entrou com um negócio vinculado. Como montar os ramos: Sequências avançadas: condições, ramos e encadeamento.

Personalize com variáveis

Nos e-mails e mensagens de uma sequência você pode inserir variáveis que se preenchem com os dados reais de cada contato no envio: o primeiro nome, nome completo, e —quando a sequência vincula negócios— o título, valor, moeda e etapa do negócio (por exemplo {{firstName}}, {{fullName}}, {{dealTitle}}, {{dealValue}}, {{dealCurrency}}, {{dealStage}}). Você escreve uma vez, e cada pessoa recebe personalizado, sem edição manual. Sem vínculo, as variáveis do negócio saem vazias — mais um motivo para ativá-lo antes de escrever com elas.

Quando a sequência tem permissão para rodar

Dois cards da aba Configurações da sequência decidem quando e com que limites ela roda, e ambos são escolhidos de uma lista fechada — você não digita nada:

Programação — os dias e horários em que a sequência pode enviar e-mails e criar tarefas, no fuso horário do schedule escolhido. Deixe em Sem schedule (os passos saem a qualquer hora) e ela roda 24/7.
Ruleset — regras reutilizáveis por cima: quando encerrar um contato, throttling, CC/BCC global. Deixe em Sem ruleset (só as proteções fixas) e valem apenas as proteções de base.

Uma sequência nova nasce com o schedule e o ruleset que a sua equipe marcou como padrão —as chaves Schedule padrão do workspace e Ruleset padrão do workspace, ao criar ou editar cada um—; se nenhum estiver marcado, ela nasce sem eles. Você pode trocá-los ou removê-los como qualquer outro valor, e uma sequência duplicada mantém os da original.

As duas são opcionais, e «nenhuma» agora é uma opção à qual você pode voltar: escolha a entrada Sem schedule… ou Sem ruleset… e a sequência solta a que tinha. Se em algum momento você ficou na dúvida de por que um schedule que tinha definido não era respeitado, escolha-o de novo na lista — o valor só vale quando sai dali.

Quando um contato sai da sequência?

Quem decide é o card Saídas da sequência, na aba Configurações. Há proteções fixas que sempre se aplicam: o contato sai se responder por e-mail, se o e-mail for rejeitado ou se pedir descadastro. A rejeição só é detectada nos e-mails que saem por Direto, não nos enviados pelo Gmail (veja mais abaixo). O resto você escolhe em cada sequência, com uma chave por saída:

Sai se o negócio for ganho e Sai se o negócio for perdido — vêm ativados. Só contam se o negócio for ganho ou perdido com o contato já dentro da sequência: uma que começa com o fechamento —uma de boas-vindas ao ganhar, ou uma que trabalha negócios que já estavam perdidos— não tira ninguém por esse fechamento, e não é preciso desativá-los. Desative-os em uma sequência que precisa continuar mesmo que o negócio seja fechado enquanto o contato está nela.
Sai se o negócio for arquivado — vem desativado: ative-o para que arquivar o negócio também tire o contato.
Sai se responder pelo WhatsApp — vem ativado, a não ser que a sequência tenha uma condição que pergunte se o contato respondeu (como Respondeu pelo WhatsApp ou Respondeu por qualquer canal, ou uma condição avançada que use Última resposta do contato): nesse caso o contato sairia antes de chegar a esse ramo, e o card avisa se você ativar mesmo assim. Conta apenas uma resposta posterior à inscrição e a um WhatsApp enviado por esta sequência, e não interrompe outras sequências: se o contato citar uma mensagem da sequência, a resposta vai para essa sequência; se não, para a que enviou o último WhatsApp para ele. Em Atividade aparece como Respondeu pelo WhatsApp.

Essas saídas agem na hora —quando o negócio muda, venha de onde vier a mudança, ou quando a resposta chega—, também sobre contatos pausados ou aguardando uma tarefa: se aguardavam uma, essa tarefa fica marcada como concluída, para que você não fique com uma pendência de alguém que já não está na sequência. Em Contatos eles aparecem como Saiu. As três saídas do negócio precisam que o contato esteja na sequência com um negócio vinculado: porque a sequência vincula negócios (veja acima) ou porque ele entrou por um gatilho de negócio. E só contam para os contatos que já estavam dentro quando o negócio mudou: a mudança que inscreve um contato —por exemplo, ganhar o negócio numa sequência de boas-vindas— nunca o tira.

As sequências avançadas somam mais um card nessa aba, Regras de saída: em E além disso, sai se…, Adicionar regra abre o mesmo construtor dos filtros do CRM, e a regra é verificada antes de cada passo, onde quer que o contato esteja; se ele a cumprir, sai da sequência inteira. Por exemplo, que o negócio dele chegue a certa etapa ou que ele tenha certa etiqueta. Em uma regra de saída, Última resposta do contato conta apenas as respostas que chegam depois que o contato entrou na sequência. As sequências simples não mostram esse card: para elas valem as proteções fixas e as saídas acima.

Como leio o Relatório de uma sequência?

A aba Relatório diz se a sequência está funcionando. Os quatro primeiros cards contam inscrições: Total inscritos, Ativos, Concluídos e Saíram. Os outros quatro medem o e-mail por pessoa, sobre os destinatários —as pessoas para quem a sequência enviou pelo menos um Email automático—:

Taxa de abertura — quantas abriram pelo menos um desses e-mails.
Taxa de cliques — quantas clicaram em pelo menos um link.
Taxa de resposta — quantas responderam por e-mail. As respostas pelo WhatsApp não contam aqui.
Rejeitados — quantas tiveram um e-mail rejeitado. É uma quantidade, não uma porcentagem.

Embaixo de cada número você vê sobre quantos destinatários ele é calculado —por exemplo, 43 de 86 destinatários—, e cada pessoa conta uma vez só, mesmo que abra, clique ou responda várias vezes. As aberturas são medidas com uma imagem invisível dentro do e-mail: há programas de e-mail que bloqueiam as imagens e outros que as carregam sozinhos, então leia-as como uma tendência.

Uma resposta é um e-mail dessa pessoa que chega a uma caixa de e-mail conectada ao CRM —veja Centralize WhatsApp, e-mail e ligações no CRM—. Ela conta enquanto a pessoa está na sequência e também depois que ela terminou, se chegar dentro dos 30 dias seguintes ao último e-mail que a sequência enviou para ela: assim, uma sequência de um único e-mail, que termina assim que o envia, também soma as respostas. Enquanto a sequência não tiver enviado nenhum e-mail automático —ou se ela só envia WhatsApp e tarefas—, os quatro cards do e-mail mostram um traço (—) com Nenhum e-mail enviado ainda.

Os e-mails que saem pelo Gmail não medem cliques nem rejeições: os links vão do jeito que estão, sem passar pelo MB Suite, e as rejeições não são detectadas. Por isso, quando todos os e-mails automáticos da sequência saem pelo Gmail, os cards Taxa de cliques e Rejeitados mostram um traço com Não são medidos nos e-mails enviados pelo Gmail. As aberturas e as respostas são medidas do mesmo jeito. Se você precisa desses dois dados, escolha Direto em Como enviar, dentro do card Remetente da aba Configurações: o e-mail sai do seu domínio de envio —veja Configure seu domínio de envio para que seus emails cheguem— e ali os cliques e as rejeições são medidos.

Se a sequência usa passos Final de caminho, o bloco Como terminaram soma quantos contatos terminaram com cada motivo, com a porcentagem: ele mostra de relance como cada caminho está funcionando. Ele aparece assim que o primeiro contato chega a um final. Mais em Sequências avançadas: condições, ramos e encadeamento.

Enviar e-mails de uma sequência e medir as aberturas e os cliques deles envolve tratar dados dos seus contatos. O uso aceitável do e-mail (consentimento, antispam e políticas de conteúdo) é regido pelos Termos e Condições, que têm sempre a versão vigente.

Quem pode editar cada sequência?

Cada vendedor cria suas sequências e só essas ele edita, ativa, duplica ou exclui. As de outras pessoas aparecem com Ver em vez de Editar, e abrem em modo somente leitura, com o aviso «Somente leitura: esta sequência foi criada por outra pessoa. Você pode vê-la, mas não editá-la.» Os Managers e os Admins do CRM editam todas. Inscrever contatos continua aberto para todos, também nas sequências dos outros.

Os rulesets e os schedules da aba Configurações são compartilhados por toda a equipe: qualquer um os escolhe da lista, mas criá-los ou editá-los (Novo, Editar) cabe a Managers e Admins do CRM, porque um ruleset pode colocar alguém em cópia em todos os e-mails das sequências que o usam. O que cada papel pode fazer: Papéis e permissões do CRM: o que cada vendedor pode ver e fazer.

Como funcionam as páginas de reserva?

Uma página de reserva é o seu próprio link de agenda. Você o passa a um contato, ele escolhe um tipo de reunião e um horário livre conforme o seu fuso horário, e a reserva fica confirmada com e-mail de aviso para ambos. Ele pode cancelar ou reagendar a partir do mesmo link.

Para que mostre seus horários reais, conecte seu calendário em CRM > Configurações > Equipe, em suas Integrações pessoais. Cada vendedor tem sua própria disponibilidade.

Sem o calendário conectado, a página de reserva não pode mostrar horários livres. Conecte-o primeiro. Veja Centralize WhatsApp, e-mail e ligações no CRM.

Quando uma reserva entra no CRM pela sua fonte MB Booking, o negócio ou o prospecto que ela cria fica no seu nome, como anfitrião da reunião, mesmo que essa pessoa já estivesse no seu CRM. Há duas exceções: a fonte ter Atribuir com as regras da fonte ativado, ou a pessoa já ter outro responsável. Nas duas, a reserva não passa a pessoa para você: o negócio ou o prospecto fica com o responsável que as suas regras de atribuição definem (ou sem responsável, se nenhuma regra se aplicar). E se a pessoa já tinha um negócio ou um prospecto aberto, a reunião se soma a ele e o responsável não muda.

Você também pode reagendar ou cancelar uma reserva em CRM > Calendar: arraste-a para outro horário, ou abra-a e use Cancelar. Se a reserva tiver e-mail, a pessoa recebe um e-mail dizendo que o organizador mudou o horário da reunião dela, ou que a cancelou. E se quem a move ou a cancela não for o anfitrião, o anfitrião também recebe um e-mail com o nome de quem fez isso.

Toda vez que uma reunião muda de horário —seja a pessoa reagendando pelo link dela, seja você pelo CRM—, os lembretes dela voltam a sair para o novo horário, mesmo que já tivessem saído para o anterior. E uma reunião cancelada deixa de contar no negócio ou no prospecto: a Próxima ação dele não diz mais Reunião agendada.

Próximo passo: faça a sequência receber contatos sozinha com Faça uma sequência começar sozinha: gatilhos, filtro de entrada e reentrada, veja onde caem os passos que precisam de uma pessoa em As tarefas de uma sequência: onde aparecem e como destravam o próximo passo, e como o acompanhamento automático se encaixa no seu dia a dia em Gerencie um negócio: histórico, atividades e agenda.

Ainda tem dúvidas?

Pergunte à MIA, o assistente de IA do MB Suite: abra-o com o botão MB AI (⌘J) na barra superior. A MIA conhece a seção em que você está, então você pode consultá-la sobre o que vê na tela e também tirar dúvidas de como usar o MB Suite.

Automatize o acompanhamento: Sequências e páginas de reserva