Conferir que seu CRM ficou bem configurado: os testes finais

Marco 8 de 8 · A implementação fechada

Quando terminar você terá: a certeza de que um desconhecido pode consultar você hoje e chegar até o seu relatório sem que ninguém o empurre manualmente.

Você vai precisar de um telefone e de um endereço de e-mail que não existam na sua base, e de um tempo sem interrupções.

O teste de ponta a ponta

Um único lead percorrendo tudo, em ordem. Se ele parar, o trecho em que parou diz qual peça falta.

Escolha o canal pelo qual as pessoas realmente consultam você. Se for WhatsApp, envie uma mensagem desse telefone para o seu número conectado. Se for o seu site, envie o formulário a partir do site publicado, não do editor.

Trecho 1 — Entra e vira alguma coisa

• A consulta aparece no CRM: a conversa em CRM > WhatsApp, ou o envio do seu formulário.
• Foi criado um prospecto ou um negócio, conforme o destino que você configurou. Ver a conversa não basta: se nenhuma entidade foi criada, não há nada para atribuir, avisar nem trabalhar.
• Ele traz sua origem, e os campos personalizados que você mapeou chegaram com dados.

Trecho 2 — Alguém assume

• Tem responsável atribuído.
• Esse responsável recebeu o aviso por e-mail.
• Em CRM > Prospectos esse lead aparece com sua marca de Próxima ação: Sem contato enquanto ninguém mexer nele, Esperam você se ele escreveu e ainda não houve resposta.

Trecho 3 — Dá para trabalhar e dá para fechar

• Você consegue responder pelo CRM e a mensagem chega.
• Você envia um template a um contato com quem não fala há mais de vinte e quatro horas e ele é enviado sem erro. Este é o que falha se você não cadastrou o método de pagamento na sua conta do WhatsApp Business na Meta. Receber funciona do mesmo jeito, então é perfeitamente possível ter chegado até aqui achando que estava tudo pronto.
• O e-mail que um vendedor com a caixa de e-mail conectada envia a um contato do CRM aparece sozinho no histórico desse negócio.
• Se você ativou uma posição de IA nessa linha: ela respondeu, a resposta soa como a sua empresa e ela ficou como responsável.
• Você o converte em negócio, muda de etapa e o marca como ganho.

Trecho 4 — Do lado do lead

Este é o trecho que quase ninguém percorre, e o único que olha a outra ponta. Com o mesmo lead de teste:

• Se entrou por formulário, esse endereço recebeu alguma coisa. Uma confirmação, não silêncio. Se nada chegou, sua resposta automática está desligada ou falta o domínio verificado.
• Cronometre a primeira resposta. Desde que você enviou a consulta até sair a primeira mensagem para essa pessoa, quanto tempo passou? Esse número é o que o seu lead vive, e é o único dado de toda a implementação que ele percebe.
• Se você agendou uma reunião de teste, a confirmação chegou — e, com os lembretes ligados, chega também o aviso prévio.
• Leia o que você recebeu como se não fosse você: dá para entender quem escreve, de qual empresa e o que acontece depois?

O teste da atribuição

Entre no seu site por um endereço que carregue seus parâmetros de campanha e, a partir daí, gere uma consulta.

• O lead aparece com sua campanha de origem, não como tráfego direto.

Se aparece como direto, falta o pixel nessa página ou faltam os parâmetros no anúncio. Verifique a instalação em Configurações > Tracking; os passos estão em Conectar formulários e anúncios, e saber de qual campanha veio cada lead.

O teste dos relatórios

Entre em CRM > Desempenho.

• Os negócios históricos ganhos aparecem no mês real deles, não no mês em que você os importou.
• Você consegue cruzar por fonte e por vendedor.
• Seus campos personalizados de Negócios aparecem para agrupar os relatórios, com o sufixo · Personalizado (os de texto longo e os de arquivos não servem para agrupar, e por isso não são oferecidos).
• Os valores estão na sua moeda.
• Em Previsão, o Valor ponderado não dá zero. Se der zero, seus negócios abertos não têm valor cadastrado, e as probabilidades que você configurou no marco 3 não estão servindo para nada.

Se tudo aparece em dólares, a moeda padrão do pipeline ficou errada. Se o seu histórico aparece misturado com os leads que sua equipe cadastra manualmente, ele foi importado com a fonte Manual do sistema em vez de uma fonte própria. Veja Relatórios do CRM: relatórios de vendas prontos e como montar os seus.

E se algo der errado?

Quase todas as falhas se explicam por uma destas seis peças faltantes. Procure-as nesta ordem:

• A linha de WhatsApp não está adicionada → não entra nenhuma mensagem, e elas se perdem. Veja Conectar o WhatsApp ao CRM: número, linha e fonte.
• A fonte de leads não existe ou não está vinculada a esse canal → você vê a conversa ou chega o e-mail do formulário, mas nada é criado. Veja Conectar formulários e anúncios, e saber de qual campanha veio cada lead.
• A regra de atribuição não corresponde → o lead entra sem dono e sem aviso. Veja Distribuir os leads e deixar sua equipe operando o CRM todos os dias.
• O método de pagamento na Meta não está cadastrado → você recebe, mas nenhuma mensagem sai.
• O domínio de e-mail não está verificado → seu lead não recebe a confirmação do seu formulário, e seus e-mails saem de um endereço que não é o da sua empresa. Veja Configure seu domínio de envio para que seus emails cheguem.
• A moeda ou a fonte de atribuição ficaram erradas na carga histórica → os relatórios não fecham nem podem ser cruzados por origem. Veja Preparar e verificar a carga da sua base histórica no CRM.

Os sintomas com mais detalhe estão em Não entram leads no CRM ou não sincronizam e Meu WhatsApp não envia ou não recebe mensagens.

O que vem a seguir?

A configuração terminou. O que decide se o CRM serve ou vira um banco de dados morto começa agora: Sustentar o CRM nos primeiros 30 dias para que sua equipe o use de verdade.

Antes de fechar, anote o número do trecho 4: quanto tempo você levou para dar a primeira resposta. É a linha de base com a qual você vai comparar no dia 30.