Marco 4 de 8 · Seu histórico dentro

Em duas linhas: subir o arquivo é um assistente de cinco passos que se resolve em minutos; o trabalho real é limpar a planilha antes e conferir os totais depois. É aí que a migração se ganha ou se perde.

Quando terminar você terá: suas empresas, pessoas e negócios históricos dentro do CRM, vinculados entre si, com sua origem, e com os totais verificados contra os seus arquivos.

O que preciso ter antes?

Quatro coisas, e as quatro são bloqueantes:

Seus campos personalizados criados. Um campo criado depois de importar fica vazio em tudo o que foi importado, e não se preenche em massa.
Seus pipelines e etapas definidos, com a moeda correta.
Seus vendedores já carregados como membros, porque no arquivo os responsáveis são indicados por e-mail (ou pelo nome do membro) e essa pessoa precisa existir.
Uma fonte de leads própria para o seu histórico. Crie-a agora em CRM > Configurações > Fontes de leads com Nova fonte e chame-a, por exemplo, de Base histórica. É o que depois permite separar nos relatórios o que você já tinha do que uma campanha trouxe. O porquê está alguns parágrafos abaixo, nas decisões do passo Informações.

Os três primeiros saem de Configurar os alicerces do CRM: equipe, funil e campos personalizados; o quarto são cinco minutos e se faz aqui mesmo.

E uma condição de acesso: importar é reservado ao papel Manager ou Admin do CRM. Com o papel Vendedor você não vai ver a opção.

Se você está lendo isto e ainda não fez os alicerces, pare aqui. Importar primeiro é o erro que mais vezes obriga a apagar tudo e recomeçar.

Quanto tempo leva de verdade?

A limpeza dos arquivos é o passo mais longo de toda a implementação: entre uma e três horas, dependendo de quão organizada está a sua base. A importação em si é questão de minutos por arquivo.

Como deixo os arquivos prontos?

O formato, antes de tudo. O arquivo precisa ser CSV, e o caminho seguro é a codificação UTF-8. O assistente não aceita planilhas do Excel. Ele detecta, sim, as codificações mais comuns de uma exportação do Excel (UTF-8, UTF-16 e ANSI) para que acentos e cedilhas sejam lidos corretamente, mas se você exportar em uma codificação mais rara eles quebram: no Excel, Salvar como → CSV UTF-8 e você tira a dúvida.

Antes de montar qualquer coisa, entre no assistente e use Baixar modelo CSV: ele traz as colunas com os nomes que o mapeamento reconhece sozinho. O Guia de importação, na lateral do assistente, mostra os requisitos e o máximo por arquivo de cada passo.

Se você vem de outro CRM, exporte uma planilha por entidade a partir do painel dele. Cada um tem sua armadilha, e todas se resolvem na planilha antes de subir qualquer coisa:

Origem	A armadilha
HubSpot	Os negócios trazem o identificador da empresa, não o nome. Cruze as planilhas antes.
Pipedrive	Os campos personalizados saem com o nome técnico. Renomeie os cabeçalhos.
Zoho	Os vínculos entre módulos vão por identificador, não por nome.
Sua própria planilha	Costuma ser o pior caso: tudo misturado em uma única aba. Separe-a em três.

A limpeza, nesta ordem:

Separe em três arquivos: empresas, pessoas e negócios.
Passe os telefones para o formato internacional. +5491168342300, não 11 6834-2300. Sem isso acontecem duas coisas: o WhatsApp que entra não é vinculado à pessoa que você já tinha e você acaba com contatos duplicados, e esse número não serve para ligar nem para abrir o WhatsApp a partir do CRM — o vendedor clica e não chega a ninguém. É o erro de limpeza mais caro de todos.
Separe nome e sobrenome em colunas diferentes.
Use um único formato de data em toda a coluna. Misturá-los deixa células vazias sem aviso.
Deduplique antes de subir. Ordene por e-mail e por telefone: é muito mais rápido resolver isso na planilha.
Unifique a grafia das empresas. "ACME S.A.", "Acme SA" e "acme s a" entram como três empresas diferentes.
Coloque os responsáveis por e-mail, e que esse vendedor já exista como membro.
Crie antes as etiquetas que você vai usar: a importação as atribui por nome, mas não cria as que faltam.

O limite de linhas por arquivo trunca em silêncio. Se o seu arquivo tem mais linhas do que o permitido, as excedentes são descartadas sem nenhuma mensagem. O passo Enviar arquivo mostra o máximo e, ao carregar o arquivo, quantas linhas ele detectou. O assistente avança sozinho para o passo seguinte, então volte com Voltar e leia esse número: se for menor que as linhas da sua planilha, você passou do limite. Divida o arquivo e suba o restante separadamente.

Em que ordem importo?

Empresas → Pessoas → Negócios. Não é uma recomendação: ao contrário, os negócios ficam sem contato e sem empresa, e é preciso refazê-los.

Cada importação é iniciada a partir da própria lista, com Importar, e o assistente tem cinco passos: Informações → Enviar arquivo → Mapeamento → Pré-visualizar → Pronto. A mecânica completa do assistente e o detalhe do que faz cada opção de duplicados estão em Importe seus contatos e negócios atuais.

Três decisões do passo Informações que decidem o resultado e são fáceis de deixar passar:

Fonte de atribuição (ao importar prospectos ou negócios). De onde vêm estes dados. Vem pré-selecionada como Manual (Sistema) e não pode ficar vazia. Se você a deixar assim, todo o seu histórico fica misturado com os leads que sua equipe cadastra à mão no dia a dia, e você perde o corte entre "o que eu já tinha" e "o que uma campanha trouxe". Escolha aqui a fonte própria que você criou para o histórico.
Empresas vinculadas (ao importar pessoas ou negócios). Vincular e criar as que faltam se o seu arquivo traz empresas novas; Vincular apenas às existentes se você já as importou, o que é mais seguro porque não cria empresas lixo por um erro de digitação.
Pessoas (ao importar negócios). Apenas linhas com pessoa existente para histórico — pula o que não corresponde —, ou Vincular existentes e criar as que faltam.

Você pode trazer negócios já ganhos e perdidos com suas datas reais: eles entram com a data verdadeira, então não sujam o quadro nem a previsão e aparecem, sim, nos relatórios do período correspondente. E se o seu histórico está espalhado, você pode mapear o pipeline e a etapa linha por linha.

Use sempre Pré-visualizar antes de confirmar. A coluna Resolução mostra linha por linha o que é vinculado, o que é criado e o que é duplicado, e não grava nada. Se algo não fecha ali, não vai fechar depois.

Ao terminar o mapeamento, use Salvar como modelo: se você precisar dividir o arquivo ou repetir a carga, isso poupa refazer tudo.

Você está subindo dados pessoais de terceiros. O que você pode carregar e como esses dados são tratados é regido pelos Termos e Condições, que sempre têm a versão vigente. Revise-os antes de subir uma base que não foi gerada por você.

Como confiro que ficou certo?

Esta lista é o que evita descobrir o problema três semanas depois.

Os totais coincidem com as linhas dos seus arquivos. Se faltarem, suspeite do limite de linhas.
Você abre cinco negócios ao acaso: pessoa, empresa, responsável, pipeline e etapa corretos.
Seus campos personalizados chegaram com dados.
Os negócios ganhos históricos aparecem em CRM > Desempenho no período real deles.
Em CRM > Desempenho, seu histórico se distingue como fonte própria e não aparece em Manual.
A moeda dos negócios é a sua.
Você busca três pessoas por telefone e elas aparecem. Se não aparecerem, o formato internacional falhou.
Não há empresas duplicadas por diferenças de grafia.

E se algo deu errado?

O que você vê	O que aconteceu	O que fazer
Faltam linhas do que você importou	O arquivo passou do máximo de linhas e o restante foi descartado	Divida o arquivo e suba o restante
Tudo foi importado com os acentos quebrados	O arquivo estava em uma codificação que o assistente não conseguiu detectar	Exporte-o de novo como CSV UTF-8 e reimporte
Os negócios não têm empresa nem pessoa	Foram importados antes de empresas e pessoas	Reimporte na ordem
Seus campos personalizados estão vazios em tudo o que foi carregado	Foram criados depois de importar	Crie-os e reimporte essas linhas
Um WhatsApp que entra cria um contato novo em vez de encontrar o que você já tinha	Os telefones entraram sem formato internacional	Corrija a planilha e reimporte essas pessoas
Todos os valores aparecem em dólares	A moeda padrão do pipeline ficou em dólares	Corrija em CRM > Configurações > Pipelines; os negócios já criados não são convertidos em massa

O que vem depois?

Sua base está dentro. Agora é a vez de os leads novos entrarem. O marco 5 são dois artigos, um por cadeia, e a maioria dos negócios precisa dos dois, na ordem que preferir:

Conectar o WhatsApp ao CRM: número, linha e fonte — pule se você não usa WhatsApp.
Conectar formulários e anúncios, e saber de qual campanha veio cada lead.

Ainda tem dúvidas?

Pergunte à MIA, o assistente de IA do MB Suite: abra-o com o botão MB AI (⌘J) na barra superior. A MIA conhece a seção em que você está, então você pode consultá-la sobre o que vê na tela e também tirar dúvidas de como usar o MB Suite.

Preparar e verificar a carga da sua base histórica no CRM