Sustentar o CRM nos primeiros 30 dias para que sua equipe o use de verdade

Depois da implementação

Quando terminar o mês você terá: a equipe entrando todos os dias, cada negócio aberto com uma próxima atividade agendada, e uma decisão por escrito sobre o que ajustar.

O que vem primeiro, antes dos hábitos?

Duas coisas, e nenhuma é técnica.

Um responsável com nome e tempo reservado. Toda implementação que morre aos sessenta dias morre pelo mesmo motivo: ninguém era dono dos primeiros trinta. Uma hora por semana, com nome e sobrenome.

Uma data para desligar o canal antigo. O WhatsApp pessoal, a planilha, o grupo de e-mail. Enquanto o canal de sempre continuar funcionando, usar o CRM é voluntário, e o voluntário não passa da terceira semana. Escolha uma data, comunique, e a partir desse dia as consultas são respondidas pelo MB Suite.

Quais são os hábitos do vendedor?

Quatro, e o primeiro é o que devolve algo a ele, não só ao gestor.

• Cada negócio aberto tem uma próxima atividade agendada. Esse é o hábito. Em troca, o vendedor abre CRM > Atividades e tem a lista do dia montada sem pensar. A higiene de dados de que o gestor precisa sai daqui como efeito colateral. Veja Gerencie um negócio: histórico, atividades e agenda.
• O negócio muda de etapa no dia em que muda de verdade, não na sexta-feira quando é preciso reportar.
• Se for perdido, é marcado como perdido com o motivo. Um negócio abandonado em negociação por quatro meses contamina todas as previsões.
• Cada negócio tem seu valor cadastrado, ainda que estimado. Sem isso, o Valor ponderado da Previsão dá zero e as probabilidades que você cadastrou por etapa não servem para nada: o funil parece cheio e você não consegue dizer quanto dinheiro tem dentro. Um número aproximado e corrigível vale infinitamente mais do que um campo vazio.

Qual é a rotina do gestor?

Toda manhã, cinco minutos — o filtro Esperam você, em CRM > Prospectos e em CRM > Negócios.

O CRM marca sozinho cada prospecto e cada negócio com sua Próxima ação: Esperam você quando essa pessoa escreveu e ainda não houve resposta, Sem contato quando é um lead novo que ninguém tocou, Vencidos quando há um acompanhamento por fazer. E diz há quanto tempo. Não há nada para configurar: já está funcionando desde o primeiro dia.

Comece por aí, não por CRM > Atividades. A agenda diz o que a sua equipe se propôs; Esperam você diz quem está esperando agora mesmo, que é a única coisa que o lead percebe. Depois sim, CRM > Atividades para ver o que cada um tem para hoje.

Toda segunda-feira, trinta minutos — três coisas e nada mais: os negócios marcados como estagnados (foi para isso que você configurou os Dias rotting), os que estão há mais de duas semanas na mesma etapa, e os prospects sem revisar. E um único número: que porcentagem de negócios abertos tem uma próxima atividade agendada.

Todo mês, uma hora — CRM > Desempenho, com três perguntas: de onde vieram os que ganhamos? Por que perdemos os que perdemos? Onde as pessoas caem no funil? Veja Relatórios do CRM: relatórios de vendas prontos e como montar os seus.

O que reviso a cada semana?

Semana 1 — Que todos entrem todos os dias. E uma única reunião de meia hora, com a equipe reunida e a tela projetada: os hábitos acima, e que cada um deixe conectados ali mesmo seu e-mail e seu calendário. O que não se conecta nessa meia hora nunca se conecta, e sem o e-mail conectado o histórico do negócio fica mudo.

Semana 2 — Que registrem atividades. Confira na sexta quem não registrou nenhuma: isso é um problema de acordo, não de ferramenta.

Semana 3 — Primeira revisão de dados. Seus campos personalizados estão sendo preenchidos? Nos que estiverem vazios na maioria dos negócios, tire o Obrigatório e retire-os da planilha, mas não os apague ainda: eliminá-los deixa os dados já cadastrados fora da sua visão e dos seus filtros. Decida no segundo mês, se continuarem sem uso.

Semana 4 — Primeiro ajuste real. Você já sabe se falta uma etapa, se sobram duas, e se o motivo de perda mais escolhido é "Outro" — que é o sinal de que falta um motivo de verdade. Volte à configuração de partida que você escolheu e ajuste-a com o que a realidade mostrou.

Quais são os sinais de que algo vai mal?

• Há gente em Esperam você desde ontem. É o sinal mais precoce de todos e não é um problema de configuração: alguém escreveu, ninguém respondeu, e o CRM está avisando. É também o único que o seu lead vive antes de você.
• Muitos negócios na primeira etapa e nada além. Os leads entram, mas ninguém os trabalha: é um problema de atribuição ou de acordo, não de configuração.
• "Outro" é o motivo de perda mais escolhido. Falta um motivo real, e você está perdendo a informação mais valiosa que um CRM dá.
• Os negócios são ganhos sem passar pelas etapas do meio. O funil que você desenhou não é o processo que existe. Mude o funil, não o processo.

O que mantenho no canal de WhatsApp?

Isto não é do início: acontece entre o dia trinta e o sessenta, e surpreende a todos.

• Se de repente você consegue iniciar menos conversas por dia, é a qualidade do seu número: há gente bloqueando ou denunciando suas mensagens. A ação é uma só e é sua: pare de enviar templates que essas pessoas não pediram.
• A Meta pode recategorizar ou pausar um template que você vinha usando. Se um envio começar a falhar de repente, verifique o status do template antes de qualquer outra coisa.
• Se você conectou o número em modo coexistência, alguém precisa abrir o app de vez em quando ou a sincronização é cortada. O prazo exato está no próprio aviso ao conectar. Veja Coexistência do WhatsApp: o que a sincronização do histórico traz (e o que não traz).

As regras de mensagens do canal de WhatsApp são da Meta; o uso do canal por meio do MB Suite é regido pelos nossos Termos e Condições.

Quando decido se isto funcionou?

Dia 30 e dia 60, com decisão por escrito: seguimos como está, ajustamos ou desligamos a IA? Compare com a linha de base que você anotou antes de começar: quantos leads recebia por mês, quantos contatava, quantos ganhava, seu ticket médio e quanto tempo levava para dar a primeira resposta. Sem esse "antes", a decisão é tomada por sensação.

E quando alguém novo entrar na equipe no terceiro mês, dedique meia hora aos quatro hábitos. É aí que a disciplina de todos os outros se rompe.