Monte seu funil de vendas: pipelines, etapas e negócios

Como defino as etapas do meu processo?

As etapas que já vêm carregadas são um ponto de partida, não o seu processo. Adapte-as a como você vende de verdade.

• Vá em CRM > Configurações > Vendas > Pipelines e abra seu pipeline para editá-lo. Se você nunca mexeu nele, edite o que já existe em vez de criar um novo.
• No bloco Etapas, renomeie cada uma na coluna Nome, para que reflita seu processo comercial (por exemplo: Primeiro contato, Proposta enviada, Negociação, Fechamento).
• Use Adicionar etapa para incluir as que faltam, e arraste-as para a ordem em que acontecem de verdade.

Você precisa de pelo menos duas etapas. Se você vende serviços diferentes com processos diferentes, pode ter mais de um pipeline com Novo pipeline e mover um negócio de um para outro quando for necessário; Definir como padrão marca qual é o principal, o que é proposto quando você não escolhe outro.

O que mais cada pipeline define, além das etapas?

Quatro controles do mesmo editor. Nenhum dá erro se ficar errado: você percebe depois, quando os números não batem.

Moeda padrão, no bloco Configuração do pipeline. É a moeda de cada negócio novo desse pipeline, da Previsão e de todos os totais. Vem em dólares. Altere-a antes de criar seu primeiro negócio: cada negócio guarda a moeda com a qual foi criado, então os que já existem não mudam sozinhos e corrigi-los depois é trabalho manual, um por um.

Probabilidade %, a segunda coluna da tabela de etapas. É o percentual de fechamento típico de cada etapa, e é o que alimenta o Valor ponderado da Previsão (cada negócio a herda da sua etapa). Sem os seus próprios percentuais essa projeção não diz nada útil: carregue-os pelo que acontece de verdade, não pelo que você gostaria.

Dias até estagnado, a terceira coluna. São os dias que um negócio pode ficar nessa etapa sem avançar antes de ser marcado como estagnado (a contagem começa quando ele entra na etapa e só reinicia ao passá-lo para outra). É o alerta que avisa de um negócio esquecido antes que ele esfrie, e nada o substitui: sem ele, um negócio pode passar meses parado e ninguém percebe. Depois você os reconhece pelo ícone de fogo ao lado do negócio —âmbar quando já se passaram dois terços desses dias (Em risco), vermelho quando eles se esgotaram (Estagnado)— e os filtra por Estagnado —Fresco, Em risco, Estagnado— nos seus negócios.

Etapa de ganho, o troféu no fim de cada linha. Marca qual é a sua etapa de fechamento: há uma só por pipeline, e ao ganhar um negócio o sistema o move sozinho para lá.

O editor traz também o bloco Acesso dos vendedores, que decide quais vendedores veem esse pipeline. Ele vem em Todos os vendedores veem e trabalham este pipeline; com o interruptor passa para Apenas os vendedores escolhidos, onde todos começam em Vê e trabalha e você baixa para Apenas vê ou Sem acesso quem precisar (com Aplicar a todos você muda todos de uma vez). Só vale se você ativou o Alcance do Vendedor; os Managers e os Admins do CRM sempre veem todos os pipelines, e cada vendedor sempre vê seus próprios negócios. Quando convém e o que cada nível permite: Papéis e permissões do CRM: o que cada vendedor pode ver e fazer.

Nesse mesmo editor você define os Motivos de perda do pipeline, com Adicionar motivo. São próprios de cada pipeline, e são os que você escolhe ao Marcar perdido para entender onde as oportunidades se perdem. Finalize com Salvar alterações.

Como trabalho os negócios no funil?

Ampliar

Um negócio é uma oportunidade de venda. Você o move pelas etapas conforme ele avança. O mesmo funil é visto de várias formas, conforme o que você precisa. Em CRM > Pipelines você tem três visões:

• Kanban — o quadro de colunas por etapa. Arraste o negócio de uma coluna para outra para avançá-lo. Se uma coluna for longa, você vê os primeiros cards e o resto fica atrás de Ver mais N, no fim da coluna, ao lado de Ver todos para abri-la de uma vez (Ver menos volta a recolhê-la): o número e o total no topo contam todos os negócios da coluna, e a busca e os filtros também alcançam os que não aparecem.
• Previsão — projeta o fechamento conforme o valor e a etapa de cada negócio. É aqui que se nota se você carregou as Probabilidade %.
• Calendário — organiza os negócios por data.

E em CRM > Negócios você tem a Planilha: uma tabela editável, útil para atualizar muitos negócios rapidamente. O quadro, a previsão e o calendário ficam em CRM > Pipelines: são visões do mesmo funil, não cópias diferentes.

Se um pipeline tiver mais negócios do que a tela carrega de uma vez, aparece um aviso acima da visão —o mesmo da planilha— e Carregar todos traz o resto (em contas grandes pode demorar um pouco mais). Até você pressioná-lo, o quadro, o calendário, a busca e os filtros trabalham só com os negócios que chegaram.

Criar negócio pede o título, o valor, a etapa e o responsável, e também a Empresa e a Pessoa principal: escolha-as da lista ou crie-as ali mesmo digitando o nome (a pessoa herda a empresa escolhida, e escolher uma pessoa preenche a empresa dela). Um negócio que nasce com o seu contato aparece na ficha do contato e dispara as automações que esperam um negócio novo. Exportar, na barra da planilha, baixa o que está na tela: as linhas marcadas ou, se não houver, as filtradas, com as colunas visíveis na sua ordem e nomes legíveis (pipeline, etapa, responsável, motivo da perda com a nota), mais os seus campos personalizados e as etiquetas.

Em Negócios, no Kanban e no Calendário, a barra traz um seletor Estado, e significa o mesmo nos três: Abertos —o padrão, o que está em jogo—, Ganhos, Perdidos, Todos —os três juntos— e, depois do separador, Arquivados — negócios que você deixou de lado sem excluí-los (arquivar conserva tudo e você pode restaurar quando quiser; Excluir tira o negócio do CRM, e durante 30 dias ele ainda pode ser restaurado na Lixeira), e eles nunca entram em Todos. A Previsão não tem seletor: projeta sempre apenas os negócios abertos, para que a projeção não infle com o que já foi fechado.

Cada negócio carrega seu Valor do negócio e sua Moeda, assim você vê o dinheiro em jogo em cada etapa. A moeda vem do pipeline, e você pode alterá-la nesse negócio específico se essa venda for em outra.

O que posso gerenciar dentro de cada negócio?

Cada negócio reúne todas as suas informações em um só lugar: ao abri-lo você vê seu histórico, seus dados e as ações para trabalhá-lo. A partir do cadastro você pode:

• Deixar notas. Na aba Notas você registra cada conversa ou acordo, para que o contexto não fique só na sua cabeça.
• Mover o negócio de etapa. Arraste-o entre colunas no Kanban para avançá-lo, ou use Mover para outro pipeline quando o processo muda (com o efeito sobre as estatísticas que explicamos acima).
• Reatribuir o negócio a outro vendedor. Com Reatribuir responsável você passa a oportunidade para outra pessoa da equipe.
• Adicionar produtos e calcular o valor. Na aba Cotação você soma linhas a partir do seu catálogo de Produtos (ou uma Linha livre) com quantidade, preço e desconto, e o MB Suite calcula o Valor do negócio automaticamente. Essa mesma cotação pode ser baixada como um PDF com a sua marca para enviar ao cliente: veja Envie uma cotação profissional em PDF a partir do negócio. Para gerenciar esse catálogo (e conectar um feed de ecommerce), veja Produtos e catálogos: sua lista manual e os feeds sincronizados.

O que vem a seguir?

Para trabalhar um negócio a fundo —histórico, atividades e agenda—, vá em Gerencie um negócio: histórico, atividades e agenda.

Se você está configurando o CRM do zero, este funil faz parte de uma ordem maior: Configure os alicerces do CRM: equipe, funil e campos personalizados.