Monte seu funil de vendas: pipelines, etapas e negócios

Como defino as etapas do meu processo?

As etapas que já vêm carregadas são um ponto de partida, não o seu processo. Adapte-as a como você vende de verdade.

• Vá em CRM > Configurações > Pipelines e abra seu pipeline para editá-lo. Se você nunca mexeu nele, edite o que já existe em vez de criar um novo.
• No bloco Etapas, renomeie cada uma na coluna Nome, para que reflita seu processo comercial (por exemplo: Primeiro contato, Proposta enviada, Negociação, Fechamento).
• Use Adicionar etapa para incluir as que faltam, e arraste-as para a ordem em que acontecem de verdade.

Você precisa de pelo menos duas etapas. Se você vende serviços diferentes com processos diferentes, pode ter mais de um pipeline com Novo pipeline e mover um negócio de um para outro quando for necessário; Definir como padrão marca qual é o principal, o que é proposto quando você não escolhe outro.

O que mais cada pipeline define, além das etapas?

Quatro controles do mesmo editor. Nenhum dá erro se ficar errado: você percebe depois, quando os números não batem.

Moeda padrão, no bloco Configuração do pipeline. É a moeda de cada negócio novo desse pipeline, da Previsão e de todos os totais. Vem em dólares. Altere-a antes de criar seu primeiro negócio: cada negócio guarda a moeda com a qual foi criado, então os que já existem não mudam sozinhos e corrigi-los depois é trabalho manual, um por um.

Probabilidade %, a segunda coluna da tabela de etapas. É o percentual de fechamento típico de cada etapa, e é o que alimenta o Valor ponderado da Previsão (cada negócio a herda da sua etapa). Sem os seus próprios percentuais essa projeção não diz nada útil: carregue-os pelo que acontece de verdade, não pelo que você gostaria.

Dias rotting, a terceira coluna. São os dias que um negócio pode ficar nessa etapa sem avançar antes de ser marcado como estagnado (a contagem começa quando ele entra na etapa e só reinicia ao passá-lo para outra). É o alerta que avisa de um negócio esquecido antes que ele esfrie, e nada o substitui: sem ele, um negócio pode passar meses parado e ninguém percebe. Depois você os vê com a coluna Estagnado e os filtra por Frescor —Fresco, Em risco, Parado— nos seus negócios.

Etapa de ganho, o troféu no fim de cada linha. Marca qual é a sua etapa de fechamento: há uma só por pipeline, e ao ganhar um negócio o sistema o move sozinho para lá.

Nesse mesmo editor você define os Motivos de perda do pipeline, com Adicionar motivo. São próprios de cada pipeline, e são os que você escolhe ao Marcar perdido para entender onde as oportunidades se perdem. Finalize com Salvar alterações.

Como trabalho os negócios no funil?

Ampliar

Um negócio é uma oportunidade de venda. Você o move pelas etapas conforme ele avança. O mesmo funil é visto de várias formas, conforme o que você precisa. Em CRM > Pipelines você tem três visões:

• Kanban — o quadro de colunas por etapa. Arraste o negócio de uma coluna para outra para avançá-lo.
• Previsão — projeta o fechamento conforme o valor e a etapa de cada negócio. É aqui que se nota se você carregou as Probabilidade %.
• Calendário — organiza os negócios por data.

E em CRM > Negócios você tem a Planilha: uma tabela editável, útil para atualizar muitos negócios rapidamente. O quadro, a previsão e o calendário ficam em CRM > Pipelines: são visões do mesmo funil, não cópias diferentes.

Em Negócios, no Kanban e no Calendário, a barra traz um seletor Estado, e significa o mesmo nos três: Abertos —o padrão, o que está em jogo—, Ganhos, Perdidos, Todos —os três juntos— e, depois do separador, Arquivados — negócios que você deixou de lado sem excluí-los (arquivar conserva tudo e você pode restaurar quando quiser; Excluir é o que remove de verdade), e eles nunca entram em Todos. A Previsão não tem seletor: projeta sempre apenas os negócios abertos, para que a projeção não infle com o que já foi fechado.

Cada negócio carrega seu Valor do negócio e sua Moeda, assim você vê o dinheiro em jogo em cada etapa. A moeda vem do pipeline, e você pode alterá-la nesse negócio específico se essa venda for em outra.

O que posso gerenciar dentro de cada negócio?

Cada negócio reúne todas as suas informações em um só lugar: ao abri-lo você vê seu histórico, seus dados e as ações para trabalhá-lo. A partir do cadastro você pode:

• Deixar notas. Na aba Notas você registra cada conversa ou acordo, para que o contexto não fique só na sua cabeça.
• Mover o negócio de etapa. Arraste-o entre colunas no Kanban para avançá-lo, ou use Mover para outro pipeline quando o processo muda (com o efeito sobre as estatísticas que explicamos acima).
• Reatribuir o negócio a outro vendedor. Com Reatribuir responsável você passa a oportunidade para outra pessoa da equipe.
• Adicionar produtos e calcular o valor. Na aba Cotação você soma linhas a partir do seu catálogo de Produtos (ou uma Linha livre) com quantidade, preço e desconto, e o MB Suite calcula o Valor do negócio automaticamente. Essa mesma cotação pode ser baixada como um PDF com a sua marca para enviar ao cliente: veja Envie uma cotação profissional em PDF a partir do negócio. Para gerenciar esse catálogo (e conectar um feed de ecommerce), veja Produtos e catálogos: sua lista manual e os feeds sincronizados.

O que vem a seguir?

Para trabalhar um negócio a fundo —histórico, atividades e agenda—, vá em Gerencie um negócio: histórico, atividades e agenda.

Se você está configurando o CRM do zero, este funil faz parte de uma ordem maior: Configure os alicerces do CRM: equipe, funil e campos personalizados.