Hito 3 de 8 · Los cimientos

En dos líneas: con tu configuración de partida en la mano, dejas listo el equipo, el embudo completo y tus campos propios. Es lo último que se hace antes de cargar datos, porque un campo creado después de importar queda vacío para siempre en todo lo viejo.

Cuando termines vas a tener: cada vendedor con su rol, tu embudo con probabilidades, días de estancamiento y motivos de pérdida, y tus campos personalizados creados y visibles.

Cuánto lleva: unos setenta y cinco minutos — quince de roles del equipo, treinta del embudo y treinta de campos personalizados.

¿Qué necesito tener antes?

Tu configuración de partida delante, con sus etapas, sus probabilidades y sus días de estancamiento. Sin eso vas a improvisar los números, que es exactamente lo que este artículo evita. Ábrela en otra pestaña y ten a mano la tuya: empresas por proyecto · muchas consultas · abonos recurrentes · venta online. ¿Todavía no elegiste? Elegir la configuración inicial de tu CRM según tu tipo de negocio.
Ser administrador de la cuenta, o tener el rol Admin del CRM.
El nombre y el correo de trabajo de cada vendedor.

¿Cómo sumo a mi equipo?

Son dos pasos y el orden no es negociable: primero la persona es miembro de la cuenta, después es vendedor del CRM.

Invítala a la cuenta en Configuración > Miembros, con su correo de trabajo. Ese es su rol en toda la cuenta, no en el CRM. Ver Invitar a tu equipo y gestionar los accesos y Roles y permisos: quién puede ver y hacer qué.
Súmala al CRM en CRM > Configuración > Equipo, con Agregar miembro, y dale su rol de CRM.

Los tres roles del CRM:

Vendedor — solo ve sus propios tratos y contactos. Es elegible como vendedor asignado.
Manager — ve los tratos, contactos y buzones de todos los vendedores.
Admin del CRM — acceso total al CRM: gestiona la lista de vendedores, ve todos los buzones y configura el módulo. No es administrador del workspace.

Quien no sea miembro de la cuenta no puede ser vendedor del CRM: no va a aparecer en la lista para agregar. Y los administradores de la cuenta ya figuran como Admin del CRM por herencia, así que ese rol no se les cambia desde acá.

Por ahora crea las filas y pon los roles. Cada vendedor conecta su propio correo, su firma, su calendario y su página de reserva más adelante, desde su propia sesión: eso está en Repartir los leads y dejar a tu equipo operando el CRM todos los días. Detalle del módulo: Sumar tu equipo de ventas al CRM.

¿Cómo dejo el embudo terminado?

En CRM > Configuración > Pipelines, abre tu pipeline. Si todavía no lo tocaste, edita el Pipeline principal que MB Suite ya creó en lugar de armar uno nuevo.

Con los números de tu configuración de partida, completa los seis controles del editor:

Moneda por defecto — la tuya, no dólares. Si ya la cambiaste en el arranque, verifícala igual: define la moneda de cada trato nuevo, del pronóstico y de todos los totales.
Etapas — el nombre de cada una en la columna Nombre, y Agregar etapa para las que falten. Mínimo dos.
Probabilidad % — el porcentaje de cierre típico de cada etapa. Es lo que alimenta el Valor ponderado del Pronóstico; sin esto, el pronóstico no significa nada.
Días rotting — a los cuántos días sin movimiento quieres que el trato se marque como estancado. Es la alerta más útil del producto y casi nadie la configura. Tu configuración de partida ya te da los números.
Etapa de ganado — una sola por pipeline.
Motivos de pérdida, con Agregar motivo — son propios de cada pipeline.

Cierra con Guardar cambios.

No crees una etapa "Perdido". En MB Suite perder no es una etapa: el trato perdido conserva la etapa en la que estaba, y por eso puedes ver en qué punto del embudo se te cae la gente. Si la creas, te tapas ese dato a ti mismo.

Si tu configuración pide dos pipelines (por ejemplo venta nueva y cartera), créalos ahora los dos —con Nuevo pipeline— y decide desde el principio en cuál nace cada trato. Mover un trato después se puede (desde el trato, con Mover a otro pipeline, o en lote con Mover pipeline), pero el trato sale del embudo del primer pipeline: deja de contarse en sus estadísticas y su recorrido por las etapas del pipeline anterior no se traslada, así que las tasas de conversión entre etapas de dos pipelines distintos no se pueden calcular. Si no quieres perder esa estadística, la decisión simple es tener un único pipeline. Si aceptas perder la métrica total pero no la del primer pipeline, la opción es crear un trato nuevo en el segundo pipeline y dejar el original donde estaba.

Cómo trabajar el embudo día a día: Armar tu embudo de ventas: pipelines, etapas y tratos.

¿Cómo creo mis campos personalizados?

Este es el paso que más se saltea y el que más caro sale. Un campo creado después de importar tres mil tratos queda vacío en esos tres mil tratos.

En CRM > Configuración > Campos personalizados, elige primero la Entidad en el selector de arriba de la página —Tratos, Personas, Empresas, Prospectos o Productos— y después usa Nuevo campo:

CRM > Configuración > Campos personalizados: diálogo Nuevo campo con un campo de Selección y sus opciones

Entidad primero, antes de abrir el diálogo: es la decisión que no se cambia después. Un campo nace en una entidad y se queda ahí; si te equivocas, lo eliminas y lo creas de nuevo en la correcta.
Nombre — lo que van a ver tus vendedores. La clave interna se genera sola a partir del nombre (la ves debajo del campo, en la lista): no te ocupes de ella.
Tipo después. Hay muchos tipos disponibles y cada uno trae su descripción; si dudas, Ver ejemplos te muestra el catálogo completo con un caso de uso por tipo. El tipo tampoco se cambia una vez creado.
Si elegiste Selección (o selección múltiple), carga las Opciones con Agregar opción: escribe la Etiqueta de cada una —lo que se ve— y elige su color. El valor interno se genera solo.
Texto de ayuda — lo que ve el vendedor debajo del campo. Úsalo: es lo que evita que cada uno lo llene distinto.
Obligatorio — piénsalo dos veces. Un campo obligatorio que el vendedor no puede saber al crear el trato lo obliga a inventar.
Mostrar en planilla y Mostrar en detalle — dónde aparece. Viene con el detalle encendido y la planilla apagada: enciende la planilla si lo quieres como columna en la lista.

Tres reglas que valen más que la lista de tipos:

Prefiere Selección antes que Texto corto siempre que puedas. Una lista se filtra, se agrupa y se cruza en informes.
No crees un campo de tipo Monto si vendes abonos o cotizas por líneas. El trato tiene su propia Cotización, que calcula sola el total y el ingreso mensual recurrente —en pantalla lo vas a ver como MRR— y permite analizar por línea de producto. Un campo personalizado no hace ninguna de las dos cosas.
No te pases. Ocho campos que se llenan valen más que treinta vacíos.

Eliminar un campo lo quita de la planilla y del detalle, y los datos ya cargados quedan guardados — pero dejas de verlos y de poder filtrarlos. Por eso, si un campo no se está usando, primero quítale el Obligatorio y sácalo de la planilla; bórralo recién cuando estés seguro.

¿Cargo los productos?

Solo si vendes un catálogo definido o abonos. Es lo que habilita la Cotización por líneas dentro del trato y el análisis por línea de producto; si vendes abonos, cárgalos acá con Cobro recurrente activado, porque de ahí sale el ingreso mensual recurrente.

Se hace en CRM > Configuración > Productos. Ver Productos y catálogos: tu lista manual y los feeds sincronizados.

Si vendes servicios a medida sin catálogo, omítelo: puedes cargar líneas libres en cada cotización.

¿Cómo compruebo que quedó bien?

Cada vendedor aparece en CRM > Configuración > Equipo con su rol correcto.
El pipeline muestra tu moneda, no dólares.
Cada etapa tiene su Probabilidad % y sus Días rotting cargados.
Hay exactamente una etapa marcada como Etapa de ganado, y no existe ninguna etapa "Perdido".
Los Motivos de pérdida son los tuyos, no los que venían.
Creas un trato de prueba y ves tus campos personalizados en su detalle, con su texto de ayuda.
Los campos de tipo Selección ofrecen las opciones que cargaste.

¿Y si algo no se ve?

El campo no aparece en la lista de tratos. Le falta Mostrar en planilla. Aparece igual en el detalle del trato.
El campo no aparece en el detalle. Le falta Mostrar en detalle.
Creaste el campo en la entidad equivocada. Créalo en la correcta y elimina el otro antes de importar nada: después es mucho más caro.
No ves la sección de configuración. No tienes rol de Admin del CRM ni eres administrador de la cuenta.

¿Qué sigue?

Con los cimientos listos, ya puedes cargar tu historial sin miedo: Preparar y verificar la carga de tu base histórica en el CRM. Si no vas a traer historial, salta directo al hito 5: Conectar WhatsApp al CRM: número, línea y fuente y Conectar formularios y anuncios, y saber de qué campaña vino cada lead.

¿Te quedan más dudas?

Pregúntale a MIA, el asistente de IA de MB Suite: lo abres con el botón MB AI (⌘J) en la barra superior. MIA conoce la sección en la que estás, así que puedes consultarle sobre lo que ves en pantalla, y también responde preguntas de cómo usar MB Suite.

Configurar los cimientos del CRM: equipo, embudo y campos personalizados