Hito 4 de 8 · Tu historial adentro

En dos líneas: subir el archivo es un asistente de cinco pasos que se resuelve en minutos; el trabajo real es limpiar la planilla antes y comprobar los totales después. Ahí es donde se gana o se pierde la migración.

Cuando termines vas a tener: tus empresas, personas y tratos históricos dentro del CRM, vinculados entre sí, con su origen, y con los totales verificados contra tus archivos.

¿Qué necesito tener antes?

Cuatro cosas, y las cuatro son bloqueantes:

Tus campos personalizados creados. Un campo creado después de importar queda vacío en todo lo importado, y no se rellena en masa.
Tus pipelines y etapas definidos, con la moneda correcta.
Tus vendedores ya cargados como miembros, porque en el archivo los responsables se indican por correo (o por el nombre del miembro) y esa persona tiene que existir.
Una fuente de leads propia para tu histórico. Créala ahora en CRM > Configuración > Fuentes de leads con Nueva fuente y llámala, por ejemplo, Base histórica. Es lo que después te deja separar en los informes lo que ya tenías de lo que trajo una campaña. El porqué está unos párrafos más abajo, en las decisiones del paso Información.

Los tres primeros salen de Configurar los cimientos del CRM: equipo, embudo y campos personalizados; el cuarto son cinco minutos y se hace acá mismo.

Y una condición de acceso: importar está reservado al rol Manager o Admin del CRM. Con rol Vendedor no vas a ver la opción.

Si estás leyendo esto y todavía no hiciste los cimientos, para acá. Importar primero es el error que más veces obliga a borrar todo y volver a empezar.

¿Cuánto tiempo lleva de verdad?

La limpieza de los archivos es el paso más largo de toda la implementación: entre una y tres horas, según cuán ordenada esté tu base. La importación en sí es cuestión de minutos por archivo.

¿Cómo dejo los archivos listos?

El formato, antes que nada. El archivo tiene que ser CSV, y el camino seguro es la codificación UTF-8. El asistente no acepta planillas de Excel. Sí detecta las codificaciones más habituales de una exportación de Excel (UTF-8, UTF-16 y ANSI) para que las tildes y las eñes se lean bien, pero si exportas en una codificación más rara se rompen: en Excel, Guardar como → CSV UTF-8 y te sacas la duda.

Antes de armar nada, entra al asistente y usa Descargar plantilla CSV: trae las columnas con los nombres que el mapeo reconoce solo. La Guía de importación, en el lateral del asistente, te muestra los requisitos y el máximo por archivo de cada paso.

Si vienes de otro CRM, exporta una planilla por entidad desde su propio panel. Cada uno tiene su trampa, y todas se resuelven en la planilla antes de subir nada:

Origen	La trampa
HubSpot	Los negocios traen el identificador de la empresa, no su nombre. Cruza las planillas antes.
Pipedrive	Los campos personalizados salen con su nombre técnico. Renombra los encabezados.
Zoho	Los enlaces entre módulos van por identificador, no por nombre.
Tu propia planilla	Suele ser el peor caso: todo mezclado en una sola pestaña. Sepárala en tres.

La limpieza, en este orden:

Separa en tres archivos: empresas, personas y tratos.
Pasa los teléfonos a formato internacional. +5491168342300, no 11 6834-2300. Sin esto pasan dos cosas: el WhatsApp entrante no se vincula con la persona que ya tenías y terminas con contactos duplicados, y ese número no sirve para llamar ni para abrir WhatsApp desde el CRM — el vendedor hace clic y no llega a nadie. Es el error de limpieza más caro de todos.
Separa nombre y apellido en columnas distintas.
Usa un solo formato de fecha en toda la columna. Mezclarlos deja celdas vacías sin avisar.
Deduplica antes de subir. Ordena por correo y por teléfono: es mucho más rápido resolverlo en la planilla.
Unifica la escritura de las empresas. "ACME S.A.", "Acme SA" y "acme s a" entran como tres empresas distintas.
Pon los responsables por correo, y que ese vendedor ya exista como miembro.
Crea antes las etiquetas que vayas a usar: la importación las asigna por nombre, pero no crea las que falten.

El límite de filas por archivo trunca en silencio. Si tu archivo tiene más filas de las que admite, las de más se descartan sin ningún mensaje. El paso Subir archivo te muestra el máximo y, al cargar el archivo, cuántas filas detectó. El asistente avanza solo al paso siguiente, así que vuelve con Atrás y lee ese número: si es menor que las filas de tu planilla, superaste el límite. Divide el archivo y sube el resto por separado.

¿En qué orden importo?

Empresas → Personas → Tratos. No es una recomendación: al revés, los tratos quedan sin contacto y sin empresa, y hay que rehacerlos.

Cada importación se lanza desde su propia lista, con Importar, y el asistente tiene cinco pasos: Información → Subir archivo → Mapeo → Previsualizar → Listo. La mecánica completa del asistente y el detalle de qué hace cada opción de duplicados está en Importar tus contactos y tratos actuales.

Tres decisiones del paso Información que deciden el resultado y son fáciles de pasar por alto:

Fuente de atribución (al importar prospectos o tratos). De dónde vienen estos datos. Viene preseleccionada en Manual (Sistema) y no se puede dejar vacía. Si la dejas así, tu histórico entero queda mezclado con los leads que tu equipo carga a mano día a día, y pierdes el corte entre "lo que ya tenía" y "lo que trajo una campaña". Elige acá la fuente propia que creaste para el histórico.
Empresas vinculadas (al importar personas o tratos). Vincular y crear las que falten si tu archivo trae empresas nuevas; Vincular solo a existentes si ya las importaste, que es más seguro porque no crea empresas basura por un error de tipeo.
Personas (al importar tratos). Solo filas con persona existente para historial —omite las filas que no coinciden—, o Vincular existentes y crear las que falten.

Puedes traer tratos ya ganados y perdidos con sus fechas reales: entran con su fecha verdadera, así que no ensucian el tablero ni el pronóstico y sí aparecen en los informes del período que les corresponde. Y si tu historial está repartido, puedes mapear el pipeline y la etapa fila por fila.

Usa siempre Previsualizar antes de confirmar. La columna Resolución te muestra fila por fila qué se vincula, qué se crea y qué es duplicado, y no escribe nada. Si algo no cierra ahí, no va a cerrar después.

Al terminar el mapeo, usa Guardar como plantilla: si tienes que dividir el archivo o repetir la carga, te ahorra rehacerlo.

Estás subiendo datos personales de terceros. Qué puedes cargar y cómo se tratan esos datos se rige por los Términos y Condiciones, que tienen siempre la versión vigente. Revísalos antes de subir una base que no generaste tú.

¿Cómo compruebo que quedó bien?

Esta lista es la que evita descubrir el problema tres semanas después.

Los totales coinciden con las filas de tus archivos. Si faltan, sospecha del límite de filas.
Abres cinco tratos al azar: persona, empresa, responsable, pipeline y etapa correctos.
Tus campos personalizados llegaron con datos.
Los tratos ganados históricos aparecen en CRM > Rendimiento en su período real.
En CRM > Rendimiento, tu histórico se distingue como fuente propia y no aparece bajo Manual.
La moneda de los tratos es la tuya.
Buscas tres personas por teléfono y aparecen. Si no aparecen, falló el formato internacional.
No hay empresas duplicadas por diferencias de escritura.

¿Y si algo salió mal?

Lo que ves	Qué pasó	Qué hacer
Faltan filas de lo que importaste	El archivo superó el máximo de filas y el resto se descartó	Divide el archivo y sube el resto
Se importó todo con las tildes rotas	El archivo estaba en una codificación que el asistente no pudo detectar	Vuelve a exportarlo como CSV UTF-8 y reimporta
Los tratos no tienen empresa ni persona	Se importaron antes que empresas y personas	Reimporta en orden
Tus campos personalizados están vacíos en todo lo cargado	Se crearon después de importar	Créalos y reimporta esas filas
Un WhatsApp entrante crea un contacto nuevo en vez de encontrar al que ya tenías	Los teléfonos entraron sin formato internacional	Corrige la planilla y reimporta esas personas
Todos los montos figuran en dólares	La moneda por defecto del pipeline quedó en dólares	Corrígela en CRM > Configuración > Pipelines; los tratos ya creados no se convierten en masa

¿Qué sigue?

Tu base está adentro. Ahora que entren los leads nuevos. El hito 5 son dos artículos, uno por cada cadena, y la mayoría de los negocios necesita los dos, en el orden que prefiera:

Conectar WhatsApp al CRM: número, línea y fuente — sáltalo si no usas WhatsApp.
Conectar formularios y anuncios, y saber de qué campaña vino cada lead.

¿Te quedan más dudas?

Pregúntale a MIA, el asistente de IA de MB Suite: lo abres con el botón MB AI (⌘J) en la barra superior. MIA conoce la sección en la que estás, así que puedes consultarle sobre lo que ves en pantalla, y también responde preguntas de cómo usar MB Suite.

Preparar y verificar la carga de tu base histórica en el CRM