Roles y permisos del CRM: qué puede ver y hacer cada vendedor

¿Qué puede hacer cada rol?

Los roles se asignan en CRM > Configuración > Equipo a las personas que ya son parte del equipo del CRM (cómo sumarlas: Sumar tu equipo de ventas al CRM). El owner y los admins del workspace son Admin del CRM por herencia.

¿Cómo hago que cada vendedor vea solo lo suyo?

Mientras el Alcance del Vendedor está apagado, todo el equipo ve todos los tratos, contactos, prospectos y conversaciones: el rol limita qué edita cada uno, no qué ve. Viene activado en las cuentas que arman su equipo del CRM de ahora en más, y apagado en las que ya tenían equipo (actívalo cuando quieras). Con el alcance activado, cada vendedor trabaja solo sobre su cartera:

• Ve a CRM > Configuración > Equipo. El bloque Alcance del Vendedor está arriba, antes de la lista del equipo.
• Activa el interruptor Los vendedores ven solo lo suyo y confirma con Activar: el estado pasa de Desactivado a Activado.
• Revisa el acceso de cada pipeline y quién trabaja cada línea de WhatsApp (los dos, más abajo): con el alcance activado, son los que deciden qué tratos y qué conversaciones ve cada vendedor.

Lo activa quien administra el equipo del CRM: un Admin del CRM, o el owner o un admin del workspace. Rige para todos los que tienen el rol Vendedor; los Managers y los Admins del CRM siguen viendo todo. Con el alcance activado, un vendedor ve:

• Sus personas, empresas y prospectos, y los que no tienen responsable. Para tomar uno de esos, se pone como su Responsable.
• Las personas y empresas de los tratos de los que es responsable, aunque el contacto sea de otra persona: manda el responsable del trato. Las ve y las trabaja (notas, correos, archivos, ediciones) sin cambiarles el Responsable. Un trato ganado o perdido sigue contando; uno archivado, no.
• Los prospectos que trabaja la IA: los ve, pero no los toma. Cuando la IA le entrega uno, queda a su nombre.
• Todos los tratos de los pipelines a los que tiene acceso, y sus propios tratos en cualquier pipeline.
• De un trato de otra persona, el estado, el responsable y los detalles, pero no la actividad (notas, correos y mensajes), la cotización ni los archivos, y no puede cambiar nada en él. El propio trato se lo avisa.
• En Mensajes y en la vista de teléfono, las conversaciones de las que es responsable y, de WhatsApp, las de las líneas que trabaja. Por WhatsApp escribe solo desde esas líneas o en las conversaciones de las que es responsable.

¿Cómo decido qué pipelines ve cada vendedor?

Cada pipeline tiene su propio acceso, y todos nacen con Todos los vendedores ven y trabajan este pipeline. Editar pipelines es de un Admin del CRM (o del owner o un admin del workspace). Para acotar uno:

• Ve a CRM > Configuración > Ventas > Pipelines y abre el pipeline para editarlo.
• En el bloque Acceso de los vendedores, activa el interruptor: pasa a Solo los vendedores elegidos y aparece la lista de vendedores, todos en Ve y trabaja.
• Baja a Solo ve o a Sin acceso a quien corresponda. Con Aplicar a todos les das el mismo nivel a todos de una vez; arriba de la lista ves cuántos tienen acceso y, si el equipo es grande, aparece un buscador.
• Cierra con Guardar cambios.

Sin acceso: no ve los tratos de ese pipeline, salvo los suyos, y el pipeline no le aparece en el selector de pipelines. Solo ve: ve todos los tratos del pipeline —de los de otras personas, no la actividad, la cotización ni los archivos—, y los que no tienen responsable los mira, pero no los toma ni los edita. Ve y trabaja: además, puede tomar y trabajar los tratos sin responsable del pipeline. Y ningún vendedor puede mover un trato a un pipeline donde no tiene Ve y trabaja. En la lista aparecen solo las personas con el rol Vendedor, y el bloque solo cuenta con el Alcance del Vendedor activado: los Managers y los Admins del CRM ven siempre todos los pipelines, y cada vendedor ve siempre sus propios tratos.

¿Cómo decido qué líneas de WhatsApp trabaja cada vendedor?

• Ve a CRM > Configuración > Captación > Teléfonos y WhatsApp.
• En la sección de WhatsApp, abre el menú de la línea y usa Editar receptores.
• En Vendedores que trabajan esta línea, el interruptor decide quién la trabaja: apagado, Todos los vendedores trabajan esta línea (así nacen todas las líneas); encendido, Solo los elegidos trabajan esta línea, y aparece la lista con todos los vendedores ya elegidos. Quita a quien no deba trabajarla.
• Presiona Guardar.

Los receptores de avisos —Vendedores que reciben notificaciones, en el mismo panel— siempre trabajan la línea, aunque no estén en la lista: quien recibe el aviso de un WhatsApp tiene que poder abrirlo. Esta configuración solo cuenta con el Alcance del Vendedor activado —sin él, todos ven todas las líneas—, y el propio panel te dice si en tu cuenta el alcance está activado o desactivado. El panel lo edita un Manager o un Admin del CRM; el resto lo ve en solo lectura, con un aviso.

¿Qué pasa con las secuencias, las etiquetas y las cotizaciones?

Esto rige siempre, con o sin el Alcance del Vendedor:

• Secuencias. Cada vendedor crea las suyas y solo a esas las edita, activa, duplica o elimina. Las de otras personas le aparecen con Ver en lugar de Editar, y se abren en solo lectura. Inscribir contactos sigue abierto para todos, también en las secuencias de otros; pausar, reanudar, reintentar o sacar a un contacto lo puede hacer quien creó la secuencia, el responsable de ese contacto o un Manager o Admin del CRM.
• Reglas de envío y horarios. En la pestaña Configuración de una secuencia, el vendedor elige el Ruleset y la Programación de la lista; crearlos o editarlos (Nuevo, Editar) es de Managers y Admins del CRM, porque un ruleset puede poner a alguien en copia en todos los correos de las secuencias que lo usan.
• Etiquetas. Cada vendedor crea etiquetas y edita o elimina solo las suyas; en el gestor de etiquetas, las de los demás muestran un candado en lugar de los botones de editar y eliminar.
• Cotizaciones. Las plantillas, las páginas anexas, los datos de emisor y numeración y el pie de página (CRM > Configuración > Ventas > Cotizaciones) los configura un Manager o un Admin del CRM. Un vendedor ve ahí un aviso y sigue usando las plantillas al emitir las cotizaciones de sus tratos.

¿Cómo compruebo que quedó bien?

Con un vendedor, revisen juntos desde su propia sesión:

• En CRM > Prospectos ve sus prospectos, los que no tienen responsable y los de la IA, y ninguno de otro vendedor.
• Los pipelines donde lo dejaste en Sin acceso no le aparecen en el selector de pipelines.
• Al abrir un trato de otra persona, un aviso le indica que el trato es de otra persona, y no aparecen la actividad, la cotización ni los archivos.
• En CRM > Mensajes aparecen solo las líneas de WhatsApp que trabaja.

¿Qué ve un vendedor cuando algo no es suyo?

Con el alcance activado, el CRM le explica al vendedor qué pasa en lugar de fallar en silencio. Estos son los avisos con los que se puede encontrar:

• Un trato de otra persona: «Este trato es de otra persona: ves el estado, el responsable y los detalles, pero no la actividad (notas, correos y mensajes), la cotización ni los archivos.»
• Un trato de un pipeline donde está en Sin acceso (por ejemplo, desde un enlace que le pasaron): «Este trato está en un pipeline al que no tienes acceso.»
• Un trato sin responsable en un pipeline donde está en Solo ve: «En este pipeline solo puedes ver: los tratos sin responsable se miran, no se toman ni se editan.»
• Abrir una persona, una empresa o una conversación que no es suya (por ejemplo, desde un enlace): «No tienes acceso a esta persona.» (o empresa, o conversación).
• Escribir desde una línea de WhatsApp que no trabaja, en una conversación que no es suya: «No trabajas esta línea de WhatsApp. Pídele a un Manager que te agregue en CRM → Configuración → Teléfonos y WhatsApp.»
• No trabajar ninguna línea: «No trabajas ninguna línea de WhatsApp: ves solo las conversaciones de las que eres responsable. Pídele a tu Manager que te asigne una línea.»

Estos permisos ordenan quién de tu equipo accede a qué datos de tus contactos dentro del CRM; el uso de esos datos en MB Suite se rige por nuestros Términos y Condiciones. Siguiente paso: para que los leads le lleguen a cada vendedor ya con responsable, ver Repartir los leads y dejar a tu equipo operando el CRM todos los días.