Repartir los leads y dejar a tu equipo operando el CRM todos los días

Hito 6 de 8 · El equipo operando

Cuando termines vas a tener: cada lead entrando con responsable y con aviso, cada línea de WhatsApp con alguien mirándola, tus plantillas en revisión y cada vendedor con su correo y su agenda conectados.

Cuánto lleva: unos noventa minutos, más quince por cada vendedor que conecta su correo y su agenda — treinta de reglas de asignación, diez de receptores y treinta de plantillas.

¿Qué necesito tener antes?

• Tus fuentes de leads creadas: una regla se alcanza a una fuente o a un pipeline que ya tienen que existir.
• Tu equipo cargado en CRM > Configuración > Equipo con sus roles.
• Si vas a repartir por territorio, los territorios definidos en CRM > Configuración > Territorios.

¿Cómo configuro el reparto de leads?

En CRM > Configuración > Asignación, con Nueva regla. El orden de las decisiones importa más que el método que elijas.

Ampliar

Primero, Aplica a. Antes de elegir cómo reparte, define a qué alcanza la regla: Global, a una Fuente concreta o a un Pipeline; y si vale para Todos (prospectos y tratos), Solo prospectos o Solo tratos.

Después, Cómo asigna:

• Una persona fija — todos los leads van siempre al mismo responsable.
• Repartir entre un equipo — con dos modos: Rotativo, por turno, o Por carga, al que tenga menos tratos abiertos.
• Por territorio — según el país del lead, va al vendedor del territorio que lo cubre.
• Sin asignación automática — quedan sin responsable hasta que alguien los tome.

Y después, tres cosas que casi nadie completa y son las que hacen que la regla sirva:

• Notificaciones. Acá vive el aviso: Avisar por email al responsable cuando se le asigna un lead nuevo, y Avisar también a para sumar a alguien más, por ejemplo un supervisor. Cada vendedor puede silenciar su propio aviso desde su perfil.
• Respaldo si nadie coincide. Qué pasa cuando ninguna condición aplica. Déjalo resuelto: es la diferencia entre un lead sin dueño y un lead con dueño.
• Avanzado (excepciones), con Reglas especiales: para derivar por valor del trato, por fuente o por país sin romper tu regla principal.

Antes de guardar, usa Probar regla: simula un lead con los datos que quieras y te dice a quién se le asignaría y por qué motivo. Es la forma más rápida de descubrir que tu regla no alcanza lo que creías.

¿Quién ve los WhatsApp que entran?

Cada línea define sus propios receptores. En CRM > Configuración > Líneas, en la sección de WhatsApp, abre el menú de la línea y usa Editar receptores: eliges qué vendedores reciben el aviso cuando entra un mensaje a esa línea. La pantalla te avisa cuando una línea se quedó sin receptores, y te dice el máximo por línea al elegirlos.

Cómo se trabajan las conversaciones: Responder en el Inbox de WhatsApp: responsable, vendedor o agente IA.

¿Qué plantillas necesito desde el día uno?

Las plantillas son los únicos mensajes que puedes enviar cuando la ventana de veinticuatro horas está cerrada, y las revisa Meta. No las dejes para el último día: suelen aprobarse entre una hora y un día, y Meta puede rechazarlas o cambiarles la categoría.

Se crean en CRM > WhatsApp, con Gestionar plantillas y después Crear plantilla.

Dos campos que rebotan si los llenas mal:

• Nombre — solo minúsculas, números y guion bajo, y no se puede editar después.
• Categoría — Marketing, Utility o Authentication. Meta cobra distinto según cuál sea y recategoriza por su cuenta si cree que elegiste mal.

Las tres que conviene tener desde el principio: primer contacto, seguimiento y, si vas a usar tu página de reservas, recordatorio de reunión.

Cuando las escribas, usa variables: una plantilla genérica se aprueba igual, pero convierte mucho peor. Y escribe como le escribirías a un cliente: Meta rechaza el contenido promocional agresivo y los textos con errores.

La de primer contacto merece más cuidado que las otras dos, porque es literalmente la primera frase que esa persona lee de tu empresa, y muchas veces te lee sin tenerte agendado. Las que funcionan dicen tres cosas y nada más: quién escribe y de qué empresa, por qué le escribes —con una referencia a lo que consultó, que es lo que la saca de «esto es spam»— y una sola pregunta. Dos preguntas juntas bajan la respuesta.

Los mensajes que envías por WhatsApp salen a tu nombre y bajo las políticas de Meta; el uso de estos canales a través de MB Suite se rige por nuestros Términos y Condiciones. Detalle completo: Plantillas de WhatsApp: crear, categorías y aprobación de Meta.

¿Qué tiene que hacer cada vendedor por su cuenta?

Hay cuatro cosas que nadie puede hacer por él, porque son sus cuentas personales. Cada uno entra a CRM > Configuración > Equipo desde su propia sesión; la tabla tiene una columna por tarea, así ves de un vistazo a quién le falta qué.

• Correo — conecta su buzón. A partir de ahí, los correos con un cliente aparecen solos en el historial del trato.
• Firma — su firma de correo.
• Calendar — su calendario. Necesario para agendar desde el trato y obligatorio si va a usar su página de reservas.
• Booking — su página pública de reservas, con sus horarios y su enlace.

Ver Sumar tu equipo de ventas al CRM y Automatizar el seguimiento: Secuencias y páginas de reserva.

Y una cosa más, que conviene disparar temprano porque depende de otra persona: el dominio de correo propio, en Configuración > Branding, pestaña Dominio de Email. No es un detalle de entregabilidad: sin él, los correos que MB Suite le manda a tus leads salen desde una dirección genérica que no es la de tu empresa, y la respuesta automática de tu formulario web no se puede ni encender. Necesitas a quien administra el DNS. Ver Configurar tu dominio de envío para que tus emails lleguen.

¿Qué recibe el invitado cuando agenda una reunión?

Cada tipo de evento tiene su bloque Notificaciones al invitado, y es lo que decide si esa reunión se cumple:

• Email de confirmación al reservar — sale siempre, no se puede apagar.
• Email 24h antes — viene encendido.
• WhatsApp de confirmación inmediata al invitado, WhatsApp 24h antes al invitado y WhatsApp 10 minutos antes — los tres vienen apagados, y cada uno pide una plantilla aprobada.

Y tres controles del mismo evento deciden qué horarios ve el invitado antes de elegir: Anticipo mínimo (horas), Reservar hasta (días) y Máximo reservas por día. Vienen con valores por defecto que conviene mirar una vez: un anticipo mínimo alto le esconde los turnos de hoy justo a quien quiere hablar hoy.

¿Cómo compruebo que quedó bien?

• Usas Probar regla con un lead simulado y te devuelve el vendedor que esperabas.
• Mandas una consulta real de prueba: se crea el lead con responsable y a ese responsable le llega el aviso por correo.
• Cada línea de WhatsApp tiene receptores y ninguna muestra el aviso de que le faltan.
• Tus tres plantillas figuran como enviadas a revisión o ya aprobadas.
• En la tabla de Equipo, las columnas Correo, Firma, Calendar y Booking están completas para quien las necesita.
• En CRM > Prospectos, el filtro Te esperan no muestra a nadie esperando desde ayer.
• Reservas un turno de prueba en tu propia página de reservas y te llega la confirmación como invitado.

¿Y si los leads entran pero nadie los atiende?

Antes de la tabla, la forma de verlo sin adivinar: el CRM marca solo cada prospecto y cada trato con su Próxima acción, y en CRM > Prospectos y CRM > Tratos tienes el filtro Te esperan — la lista de quienes escribieron y todavía no tienen respuesta, con cuánto hace que esperan. Si esa lista crece, la causa es alguna de estas:

¿Qué sigue?

Si vas a usar IA de ventas, ahora sí es el momento: Poner a trabajar el Equipo IA: las precondiciones que nadie te valida. Si no, salta directo al cierre: Comprobar que tu CRM quedó bien configurado: las pruebas finales.