Comprobar que tu CRM quedó bien configurado: las pruebas finales

Hito 8 de 8 · La implementación cerrada

Cuando termines vas a tener: la certeza de que un desconocido puede consultarte hoy y llegar hasta tu informe sin que nadie lo empuje a mano.

Vas a necesitar un teléfono y una dirección de correo que no existan en tu base, y un rato sin interrupciones.

La prueba de punta a punta

Un solo lead recorriendo todo, en orden. Si se corta, el tramo donde se cortó te dice qué pieza falta.

Elige el canal por el que de verdad te consulta la gente. Si es WhatsApp, manda un mensaje desde ese teléfono a tu número conectado. Si es tu sitio, envía el formulario desde el sitio publicado, no desde el editor.

Tramo 1 — Entra y se convierte en algo

• La consulta aparece en el CRM: la conversación en CRM > WhatsApp, o el envío de tu formulario.
• Se creó un prospecto o un trato, según el destino que configuraste. Ver la conversación no alcanza: si no se creó ninguna entidad, no hay nada que asignar, que avisar ni que trabajar.
• Trae su origen, y los campos personalizados que mapeaste llegaron con datos.

Tramo 2 — Alguien se hace cargo

• Tiene responsable asignado.
• A ese responsable le llegó el aviso por correo.
• En CRM > Prospectos ese lead aparece con su marca de Próxima acción: Sin contactar mientras nadie lo toque, Te esperan si escribió y todavía no hubo respuesta.

Tramo 3 — Se puede trabajar y se puede cerrar

• Puedes responderle desde el CRM y el mensaje le llega.
• Le envías una plantilla a un contacto con el que no hablas hace más de veinticuatro horas y se envía sin error. Esta es la que falla si no cargaste el método de pago en tu cuenta de WhatsApp Business en Meta. Recibir funciona igual, así que es perfectamente posible haber llegado hasta acá creyendo que estaba todo listo.
• El correo que un vendedor con su buzón conectado le manda a un contacto del CRM aparece solo en el historial de ese trato.
• Si activaste un puesto de IA en esa línea: respondió, la respuesta suena a tu empresa y quedó como responsable.
• Lo conviertes en trato, lo mueves de etapa y lo marcas ganado.

Tramo 4 — Del lado del lead

Este es el tramo que casi nadie corre, y el único que mira la otra punta. Con el mismo lead de prueba:

• Si entró por formulario, esa dirección recibió algo. Una confirmación, no silencio. Si no llegó nada, tu auto-respuesta está apagada o te falta el dominio verificado.
• Cronometra la primera respuesta. Desde que mandaste la consulta hasta que salió el primer mensaje hacia esa persona, ¿cuánto pasó? Ese número es el que vive tu lead, y es el único dato de toda la implementación que él nota.
• Si agendaste una reunión de prueba, llegó la confirmación — y, con los recordatorios encendidos, llega también el aviso previo.
• Lee lo que recibiste como si no fueras tú: ¿se entiende quién escribe, de qué empresa, y qué pasa después?

La prueba de la atribución

Entra a tu sitio con una dirección que lleve tus parámetros de campaña y, desde ahí, genera una consulta.

• El lead figura con su campaña de origen, no como tráfico directo.

Si figura como directo, falta el pixel en esa página o faltan los parámetros en el anuncio. Verifica la instalación desde Configuración > Tracking; los pasos están en Conectar formularios y anuncios, y saber de qué campaña vino cada lead.

La prueba de los informes

Entra a CRM > Rendimiento.

• Los tratos históricos ganados aparecen en su mes real, no en el mes en que los importaste.
• Puedes cruzar por fuente y por vendedor.
• Tus campos personalizados de Tratos aparecen para agrupar los informes, con el sufijo · Personalizado (los de texto largo y los de archivos no sirven para agrupar, y por eso no se ofrecen).
• Los montos están en tu moneda.
• En Pronóstico, el Valor ponderado no da cero. Si da cero, tus tratos abiertos no tienen valor cargado, y las probabilidades que configuraste en el hito 3 no están sirviendo para nada.

Si todo aparece en dólares, la moneda por defecto del pipeline quedó mal. Si tu histórico aparece mezclado con los leads que tu equipo carga a mano, se importó con la fuente Manual del sistema en vez de una fuente propia. Ver Informes del CRM: informes de ventas listos y cómo armar los tuyos.

¿Y si algo da mal?

Casi todas las fallas se explican con una de estas seis piezas faltantes. Búscalas en este orden:

• La línea de WhatsApp no está agregada → no entra ningún mensaje, y se pierden. Ver Conectar WhatsApp al CRM: número, línea y fuente.
• La fuente de leads no existe o no está atada a ese canal → ves la conversación o llega el correo del formulario, pero no se crea nada. Ver Conectar formularios y anuncios, y saber de qué campaña vino cada lead.
• La regla de asignación no coincide → el lead entra sin dueño y sin aviso. Ver Repartir los leads y dejar a tu equipo operando el CRM todos los días.
• El método de pago en Meta no está cargado → recibes, pero no sale ningún mensaje.
• El dominio de correo no está verificado → tu lead no recibe la confirmación de tu formulario, y tus correos salen desde una dirección que no es la de tu empresa. Ver Configurar tu dominio de envío para que tus emails lleguen.
• La moneda o la fuente de atribución quedaron mal en la carga histórica → los informes no cuadran ni se pueden cruzar por origen. Ver Preparar y verificar la carga de tu base histórica en el CRM.

Los síntomas con más detalle están en No entran leads al CRM o no se sincronizan y Mi WhatsApp no envía o no recibe mensajes.

¿Qué sigue?

La configuración terminó. Lo que decide si el CRM sirve o se convierte en una base de datos muerta empieza ahora: Sostener el CRM los primeros 30 días para que tu equipo lo use de verdad.

Antes de cerrar, anota el número del tramo 4: cuánto tardaste en dar la primera respuesta. Es la línea base contra la que vas a comparar en el día 30.