Poner a trabajar el Equipo IA: las precondiciones que nadie te valida

Hito 7 de 8 · La IA trabajando (opcional)

Cuando termines vas a tener: un puesto conversando con leads reales por un solo canal, con sus conversaciones ya revisadas por ti y sin ninguna automatización pisándole el trabajo.

Es un paso opcional. El CRM funciona perfectamente sin él.

¿Qué puesto me conviene?

Se agregan en CRM > Configuración > Equipo IA. Tres conversan con los leads y los trabajan como un vendedor más —el Calificador, el Setter y, en Beta, el Vendedor—; esta guía se centra en los dos primeros. Los demás puntúan o aconsejan en segundo plano.

El Calificador y el Setter quedan como responsable del prospecto o del trato, igual que una persona.

Cómo elegir. Si tu duda es «¿este lead sirve?», es el Calificador. Si tu cuello de botella es «no llegamos a agendar todas las reuniones», es el Setter.

Empieza por uno solo. Los puestos de scoring y el coach son otra cosa y se explican en Calificar y potenciar tratos con IA (Score IA y Coach IA).

¿Qué tiene que estar listo antes de encenderlo?

Una sola lista, y conviene pasarla entera. Si falta algo de la primera parte, el puesto queda activo y no hace nada. Si falta algo de la segunda, sí trabaja, pero tu lead recibe dos mensajes distintos de la misma empresa.

Para que el puesto pueda trabajar:

• La línea de WhatsApp está conectada y activa.
• Existe una fuente de leads atada a esa línea. Sin fuente no se crea prospecto ni trato, y sin esa entidad el puesto nunca se despierta.
• Hay una regla de asignación que le manda esa fuente al puesto. Se elige como responsable en Una persona fija, o como Respaldo si nadie coincide; no entra en una rotación de equipo.
• Si el puesto convierte prospectos, el Pipeline destino está elegido.
• El puesto quedó en Activo en la tabla. En Pausado, el mensaje entrante se ignora: no hay respuesta ni turno en el AI Log.
• Tu suscripción está al día.

Para que pueda contactar por cada canal, y sin pisarse con nada que ya esté corriendo:

• WhatsApp. Hay plantillas aprobadas y seleccionadas en el puesto: sin ellas, todo lead que no te haya escrito primero —los de formulario y los de anuncios— es incontactable. Y en ese mismo número, apaga los mensajes automáticos de la app de WhatsApp Business —los de ausencia y bienvenida— y cualquier chatbot o plataforma externa conectada. Son los que le llegan al lead pegados a la respuesta del puesto.
• Email. El canal Email está encendido si tus leads pueden no tener teléfono: viene apagado, y un puesto guardado tal cual solo habla por WhatsApp y deriva a un humano todo lead sin número. La Persona a cargo tiene que tener su buzón conectado —el propio formulario te avisa si no lo está—. Y si el puesto va a mandar el primer correo, apaga la respuesta automática al visitante de tu formulario web.
• Las Secuencias del CRM, en cualquiera de los dos canales. Sus pasos de correo y WhatsApp los manda el motor por su cuenta y no sabe que ese lead ahora lo trabaja la IA. Pausa la secuencia o desinscribe a esos leads. Y si la secuencia tiene una lista enlazada, desenlázala: si no, vuelve a inscribir sola a los leads nuevos cada pocos minutos. Ver Automatizar el seguimiento: Secuencias y páginas de reserva.

¿Qué configuro dentro del puesto?

El puesto se abre en pestañas. Estas son las que mueven el resultado:

• Objetivo — los Campos a capturar que tiene que sacar de la conversación, y en qué caso considera al lead calificado o descalificado. Escríbelos con ejemplos concretos: «tiene presupuesto definido y decide él» sirve; «es un buen lead» no. No te pases con los campos requeridos: cada uno es una pregunta más, y un puesto con demasiados obligatorios interroga en vez de conversar.
• Conocimiento — es lo único que el puesto sabe de tu negocio. Acá van tus preguntas frecuentes, tus rangos de precio y tus políticas de envío, garantía o cancelación. La cantidad y el tamaño máximo de archivos los muestra la propia pestaña. Solo aparece después de guardar el puesto por primera vez.
• Asignación — la Persona a cargo es obligatoria: es a quién le entrega el lead, y sin ella no puedes guardar. Acá también eliges el Pipeline destino.
• Canales — qué canales usa y desde qué cuenta de tu equipo. Revisa que Email esté encendido si lo necesitas, y define el Canal preferido para iniciar, que es lo que determina por dónde arranca con un lead de formulario. Lo que cada opción cambia para el lead está en la sección siguiente.
• Horarios — cuándo responde y cuándo inicia, con su zona horaria. Es la pestaña que más decide la experiencia de quien te consulta: la sección siguiente la desarma control por control.
• Avanzado — los dos topes que deciden cuándo el puesto deja de insistir y le pasa la conversación a una persona: cuántos seguimientos seguidos sin respuesta, y cuántos turnos sin avanzar. Son también los que acotan el gasto. La primera semana, bájalos a alrededor de la mitad de lo que vienen.
• Probar — aparece cuando el puesto ya está guardado, y es lo que te ahorra el disgusto: cargas un lead de prueba, eliges el canal y conversas con el puesto de verdad, con su mismo cerebro y sus mismos datos, sin mandarle nada a nadie. Úsala hasta que la conversación te guste.

Detalle de cada pestaña: El Equipo IA del CRM: Calificador, Setter y Vendedor.

¿Qué vive tu lead con el puesto encendido?

Nada de lo que sigue cambia lo que ves tú: cambia lo que le pasa a la persona del otro lado. Es un comportamiento que conviene conocer y cuatro decisiones que conviene tomar a conciencia, en vez de heredarlas.

¿Sabe que está hablando con una IA? El puesto no se presenta como IA ni abre los mensajes describiéndose, pero si le preguntan directamente si es una persona, responde la verdad: que es una IA. Nunca miente, y tampoco lo anuncia por su cuenta. Eso deja la decisión de tu lado: si en tu rubro conviene decirlo desde el arranque, escríbelo en tu plantilla de primer contacto, que es el único texto de esa conversación que redactas palabra por palabra.

Si te escribe a las nueve de la noche, ¿le contestan? Lo decide Comportamiento ante mensajes entrantes, en Horarios: Siempre reactivo (responde también fuera de horario) o Solo en horario laboral. La primera es la razón principal por la que se pone un puesto de IA —contestar cuando tu equipo no está—; la segunda hace que el lead espere a mañana. Ninguna de las dos está mal, pero es una elección tuya, no un detalle.

Si le escribes tú primero, ¿a qué hora le llega? Eso es Comportamiento de mensajes salientes: Siempre, Solo en horario laboral o Ventana personalizada. Y si vendes en más de un país, enciende Respetar la zona horaria del lead: el puesto posterga los mensajes salientes hasta que sea horario laboral donde está esa persona, detectada por el país de su número. Es lo que evita el mensaje comercial a las tres de la mañana.

¿De quién recibe el correo? En Canales, el puesto escribe desde el buzón de una persona real de tu equipo —la pantalla te lo dice con todas las letras, «Escribe desde el buzón de» tal persona— y con Agrega mi firma en cada email sale con su firma. Para el lead, ese correo llega de un colega tuyo, con su nombre y su dirección. Es una decisión, no un detalle de configuración: elige el buzón de alguien que pueda sostener la conversación si esa persona responde.

¿Lo van a machacar por el mismo canal? También en Canales, Intercalar con WhatsApp hace que, si el lead no contesta varios WhatsApps seguidos, el próximo seguimiento salga por correo al día siguiente y después vuelva a WhatsApp. Es la diferencia entre insistir y perseguir.

¿Cómo lo enciendo sin sorpresas?

• Actívalo en una sola fuente y una sola línea.
• Los primeros tres días, lee todas las conversaciones reales.
• Ajusta el criterio de calificación, los campos requeridos y los archivos de conocimiento.
• Recién entonces amplía.

Sobre el costo, con todas las letras. El consumo se cuenta por turno —cada vez que el puesto piensa y actúa—, no por mensaje. Lo único que corta el gasto de un lead es que el puesto llegue a un final —agendado, descalificado o derivado—, y eso lo gobiernan los dos controles de Avanzado. Si algo se va de control, el interruptor de la tabla del Equipo IA lo deja en Pausado al instante: ese es el freno. Para seguir el consumo: Ver tu consumo de IA y controlar los créditos.

Los créditos incluidos, los cobros y las condiciones de tu suscripción se rigen por los Términos y Condiciones, que tienen siempre la versión vigente.

¿Cómo compruebo que quedó bien?

Manda un mensaje nuevo a la línea que trabaja el puesto, desde un número que no esté en tu base.

• El puesto respondió.
• La respuesta es correcta y suena a tu empresa.
• Quedó como responsable del prospecto o del trato.

¿Y si no hace nada?

¿Qué sigue?

Ya está todo configurado. Falta comprobarlo de punta a punta: Comprobar que tu CRM quedó bien configurado: las pruebas finales.