Armar tu embudo de ventas: pipelines, etapas y tratos

¿Cómo defino las etapas de mi proceso?

Las etapas que vienen cargadas son un punto de partida, no tu proceso. Adáptalas a cómo vendes de verdad.

• Ve a CRM > Configuración > Ventas > Pipelines y abre tu pipeline para editarlo. Si nunca lo tocaste, edita el que ya existe en lugar de crear uno nuevo.
• En el bloque Etapas, renombra cada una en la columna Nombre, para que refleje tu proceso comercial (por ejemplo: Primer contacto, Propuesta enviada, Negociación, Cierre).
• Usa Agregar etapa para sumar las que falten, y arrástralas al orden en que ocurren de verdad.

Necesitas al menos dos etapas. Si vendes servicios distintos con procesos distintos, puedes tener más de un pipeline con Nuevo pipeline y mover un trato de uno a otro cuando haga falta; Establecer como default marca cuál es el principal, el que se propone cuando no eliges otro.

¿Qué más define cada pipeline, además de las etapas?

Cuatro controles del mismo editor. Ninguno da un error si queda mal: se nota más tarde, cuando los números no cuadran.

Moneda por defecto, en el bloque Configuración del pipeline. Es la moneda de cada trato nuevo de ese pipeline, del Pronóstico y de todos los totales. Viene en dólares. Cámbiala antes de crear tu primer trato: cada trato guarda la moneda con la que se creó, así que los que ya existen no cambian solos y corregirlos después es trabajo manual, uno por uno.

Probabilidad %, la segunda columna de la tabla de etapas. Es el porcentaje de cierre típico de cada etapa, y es lo que alimenta el Valor ponderado del Pronóstico (cada trato lo hereda de su etapa). Sin tus propios porcentajes esa proyección no te dice nada útil: cárgalos por lo que pasa de verdad, no por lo que te gustaría.

Días hasta estancado, la tercera columna. Son los días que un trato puede quedarse en esa etapa sin avanzar antes de marcarse como estancado (el conteo arranca cuando entra a la etapa y solo se reinicia al pasarlo a otra). Es la alerta que te avisa de un trato olvidado antes de que se enfríe, y nada la reemplaza: sin ella, un trato puede pasar meses quieto y nadie se entera. Después los reconoces por el ícono de fuego junto al trato —ámbar cuando ya pasaron dos tercios de esos días (En riesgo), rojo cuando se cumplieron (Estancado)— y los filtras por Estancado —Fresco, En riesgo, Estancado— en tus tratos.

Etapa de ganado, el trofeo al final de cada fila. Marca cuál es tu etapa de cierre: hay una sola por pipeline, y al ganar un trato el sistema lo mueve solo ahí.

El editor trae también el bloque Acceso de los vendedores, que decide qué vendedores ven ese pipeline. Viene en Todos los vendedores ven y trabajan este pipeline; con el interruptor pasa a Solo los vendedores elegidos, donde todos arrancan en Ve y trabaja y bajas a Solo ve o a Sin acceso a quien corresponda (con Aplicar a todos los cambias de una vez). Solo cuenta si activaste el Alcance del Vendedor; los Managers y los Admins del CRM ven siempre todos los pipelines, y cada vendedor ve siempre sus propios tratos. Cuándo conviene y qué permite cada nivel: Roles y permisos del CRM: qué puede ver y hacer cada vendedor.

En ese mismo editor defines los Motivos de pérdida del pipeline, con Agregar motivo. Son propios de cada pipeline, y son los que eliges al Marcar perdido para entender dónde se te caen las oportunidades. Cierra con Guardar cambios.

¿Cómo trabajo los tratos en el embudo?

Ampliar

Un trato es una oportunidad de venta. Lo mueves por las etapas a medida que avanza. El mismo embudo se ve de varias formas, según lo que necesites. En CRM > Pipelines tienes tres vistas:

• Kanban — el tablero de columnas por etapa. Arrastra el trato de una columna a otra para avanzarlo. Si una columna es larga, ves sus primeras tarjetas y el resto queda detrás de Ver N más, al pie de la columna, junto a Ver todos para desplegarla de un clic (Ver menos la vuelve a plegar): el número y el total de arriba cuentan todos los tratos de la columna, y la búsqueda y los filtros también llegan a los que no se ven.
• Pronóstico — proyecta el cierre según el valor y la etapa de cada trato. Acá es donde se nota si cargaste las Probabilidad %.
• Calendario — organiza los tratos por fecha.

Y en CRM > Tratos tienes la Planilla: una tabla editable, útil para actualizar muchos tratos rápido. El tablero, el pronóstico y el calendario viven en CRM > Pipelines: son vistas del mismo embudo, no copias distintas.

Si un pipeline tiene más tratos de los que la pantalla carga de una vez, aparece un aviso arriba de la vista —el mismo de la planilla— y Buscar todos trae el resto (en cuentas grandes puede tardar un poco más). Hasta que lo presiones, el tablero, el calendario, la búsqueda y los filtros trabajan solo con los tratos que llegaron.

Crear trato pide el título, el valor, la etapa y el responsable, y también la Empresa y la Persona principal: elígelas de la lista o créalas ahí mismo escribiendo el nombre (la persona hereda la empresa elegida, y elegir una persona completa su empresa). Un trato que nace con su contacto aparece en la ficha del contacto y dispara las automatizaciones que esperan un trato nuevo. Exportar, en la barra de la planilla, baja lo que está en pantalla: las filas que tildaste o, si no hay, las filtradas, con las columnas visibles en su orden y nombres legibles (pipeline, etapa, responsable, motivo de pérdida con su nota), más tus campos personalizados y las etiquetas.

En Tratos, en el Kanban y en el Calendario, la barra trae un selector Estado, y significa lo mismo en los tres: Abiertos —lo que viene por defecto, lo que está en juego—, Ganados, Perdidos, Todos —los tres juntos— y, después del separador, Archivados — tratos que apartaste sin borrarlos (archivar conserva todo y puedes restaurar cuando quieras; Eliminar saca el trato del CRM, y durante 30 días todavía se puede restaurar desde la Papelera), y nunca entran en Todos. El Pronóstico no lleva selector: proyecta siempre solo los tratos abiertos, para que la proyección no se infle con lo que ya se cerró.

Cada trato lleva su Valor del trato y su Moneda, así ves la plata en juego en cada etapa. La moneda llega desde el pipeline, y puedes cambiarla en ese trato puntual si esa venta va en otra.

¿Qué puedo gestionar dentro de cada trato?

Cada trato reúne toda su información en un solo lugar: al abrirlo ves su historial, sus datos y las acciones para trabajarlo. Desde su ficha puedes:

• Dejar notas. En la pestaña Notas registras cada conversación o acuerdo, para que el contexto no viva solo en tu cabeza.
• Mover el trato de etapa. Arrástralo entre columnas en Kanban para avanzarlo, o usa Mover a otro pipeline cuando el proceso cambia (con el efecto sobre las estadísticas que explicamos más arriba).
• Reasignar el trato a otro vendedor. Con Reasignar responsable pasas la oportunidad a otra persona del equipo.
• Cargar productos y calcular el valor. En la pestaña Cotización sumas líneas desde tu catálogo de Productos (o una Línea libre) con cantidad, precio y descuento, y MB Suite calcula el Valor del trato automáticamente. Esa misma cotización se puede descargar como un PDF con tu marca para enviársela al cliente: ver Enviar una cotización profesional en PDF desde el trato. Para gestionar ese catálogo (y conectar un feed de ecommerce), ver Productos y catálogos: tu lista manual y los feeds sincronizados.

¿Qué sigue?

Para trabajar un trato a fondo —historial, actividades y agenda—, ve a Gestionar un trato: historial, actividades y agenda.

Si estás configurando el CRM desde cero, este embudo es parte de un orden más grande: Configurar los cimientos del CRM: equipo, embudo y campos personalizados.