Gestionar un trato: historial, actividades y agenda

¿Qué guarda un trato?

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Un trato es la ficha viva de una oportunidad. Al abrirlo ves, en su Actividad (el historial), todo lo que pasó con ese contacto en orden cronológico. El timeline siempre abre con cómo ingresó el lead —su canal y campaña de origen (Ingresó por {canal} · {fuente})— y, en los leads de formulario, puedes desplegar sus respuestas ahí mismo, en la card colapsable Respuestas del formulario:

• El evento de creación: cómo ingresó el lead —su canal y campaña de origen— o, si viene de una base importada, el archivo y la fila de la que salió. En los leads de formulario, aquí queda la card colapsable Respuestas del formulario.
• Correos enviados y recibidos.
• Llamadas, con su resultado, duración exacta y las notas que tomaste — más el enlace a la Grabación, cuando esa línea graba.
• Mensajes de WhatsApp.
• Notas internas que agregas tú o tu equipo.

Todo queda en un mismo lugar, así cualquier persona del equipo entiende el estado del trato sin preguntar. Para conectar tus canales y que el historial se llene solo, ver Centralizar WhatsApp, correo y llamadas en el CRM.

Ese origen no queda encerrado en la ficha: en la vista Planilla puedes sacarlo a columnas. Desde Configurar columnas activas la campaña, el anuncio y el formulario de cada trato, y la columna Formulario trae un ojito que abre esa misma card Respuestas del formulario sin salir de la tabla. Ver Atribución: qué campaña generó cada venta (ROAS real).

Trabajar muchos tratos a la vez

Esa misma vista Planilla te deja trabajar de a muchos: marca varios tratos con las casillas y aparece la barra de acciones en bloque. Desde ahí editas las Etiquetas de toda la selección, Reasignar el responsable, Mover etapa, Mover pipeline y —en el menú de acciones— Archivar o Eliminar. Es la forma más rápida de ordenar un embudo después de una semana movida. Los tratos que archivas salen de la vista por defecto y quedan en el selector Estado, en Archivados —apartados, no borrados: puedes restaurarlos cuando quieras—; Todos muestra abiertos, ganados y perdidos juntos, pero nunca lo archivado. Los que borras con Eliminar, en cambio, van a la Papelera: durante 30 días, el owner o un admin del workspace puede restaurarlos, uno por uno.

El editor de Etiquetas de esa barra tiene tres estados, para que etiquetar en bloque nunca pise el trabajo de nadie: la casilla llena significa que todos los tratos seleccionados tienen esa etiqueta, la casilla con guion que solo algunos la tienen (te muestra cuántos, por ejemplo 3/8), y la vacía que no la tiene ninguno. Haces clic una vez para aplicarla a todos, otra vez para quitársela a todos, y confirmas con Aplicar. Las etiquetas que dejas en el estado del guion quedan tal como estaban, y Gestionar etiquetas te lleva al catálogo si primero necesitas crear una.

Cuando cierras un trato, su panel de detalle muestra la Fecha de ganado o la Fecha de perdido, así sabes con exactitud cuándo se resolvió cada oportunidad sin buscar en el timeline.

¿Qué pasa si te vuelve a escribir un contacto con historial?

Cuando alguien que ya tiene historial en tu CRM vuelve a escribirte, MB Suite no le abre un prospecto nuevo: el mensaje va a lo que ya tenías. Si tiene un prospecto activo o un trato abierto, simplemente se suma ahí. Si lo que tenía estaba archivado o cerrado, además la ficha muestra un aviso —y también la conversación en Mensajes, si escribió por WhatsApp— y el responsable del trato o del prospecto recibe una notificación. El aviso es uno de estos dos:

• Desarchivado por nueva actividad — el trato o el prospecto estaba archivado y volvió solo a tus listas; el aviso te dice en qué estado estaba. Un trato vuelve tal como estaba: abierto, ganado o perdido.
• Volvió a escribir con el trato cerrado — el trato estaba ganado o perdido, sin archivar: no se reabre ni se crea nada nuevo. Si su responsable es un puesto de IA, ese trato no cuenta como historial y no hay aviso.

Desde el aviso decides qué sigue. Ninguna de las tres opciones crea otra persona ni otra empresa:

• Continuar aquí — sigues trabajando en el mismo trato o prospecto; solo se quita el aviso.
• Crear nuevo trato — abre un trato para la misma persona y la misma empresa, contigo como responsable y con valor 0 para que lo completes. Nace en el pipeline del trato anterior (si ese pipeline ya no está disponible, o el aviso es de un prospecto, en tu pipeline por defecto) y en su primera etapa, así que aparece enseguida en el Kanban y en la Planilla de ese pipeline. Si corresponde a otro pipeline, pásalo con Mover a otro pipeline. Si tu equipo activó el Alcance del Vendedor y tienes el rol Vendedor, nace en un pipeline donde tienes Ve y trabaja (el del trato anterior, si es uno de esos); si no trabajas ninguno, en uno donde tienes Solo ve; y si estás en Sin acceso en todos, no se crea. Como todo trato nuevo, arranca las secuencias que tienen el disparador Se creó un trato.
• Crear nuevo prospecto — abre un prospecto para la misma persona y la misma empresa, contigo como responsable; lo encuentras en Prospectos, listo para calificar.

Resolver el aviso, con cualquiera de las tres opciones, cuenta como editar el trato o el prospecto que lo muestra: un Vendedor puede hacerlo en los que puede editar —los suyos y los que no tienen responsable—; en los de otra persona, el CRM le avisa que no tiene permiso. Y se resuelve una sola vez, desde donde lo hagas: desaparece de la ficha y de Mensajes, y si alguien ya lo había resuelto, no se crea nada nuevo y MB Suite te lo avisa.

Con el Alcance del Vendedor activado, el trato o el prospecto nuevo solo se puede vincular a personas y empresas que ese vendedor ya ve: si la persona o la empresa del aviso no es una de ellas, no se crea nada y el CRM responde como si no existiera (Persona no encontrada o Empresa no encontrada). El uso de los datos de tus contactos en MB Suite se rige por nuestros Términos y Condiciones.

¿Cómo registro tareas y seguimientos?

Dentro del trato puedes crear una Actividad para no perder el próximo paso: una tarea, una llamada a futuro o una Reunión. Le pones asunto y fecha, y queda agendada.

Todas las actividades de todos tus tratos se juntan en CRM > Actividades, que puedes ver por lista (día y semana) o en Calendario. Ese es el panel desde el que arrancas tu día: lo que tienes que hacer hoy, a la vista.

Las tareas que te deja una secuencia caen en ese mismo lugar —en Actividades y en la pestaña Tareas y reuniones del trato y del contacto—, así el trabajo que genera la automatización y el tuyo quedan en una sola lista. Las distingues por el chip Secuencia: {nombre} junto al asunto (los correos que manda una secuencia también lo llevan en el timeline), que con un clic te lleva a la secuencia. Y completar una sirve doble: cierra tu tarea y deja que la secuencia pase a su siguiente paso. Ver Las tareas de una secuencia: dónde aparecen y cómo destraban el siguiente paso.

¿La IA me ayuda a avanzar el trato?

Sí. El Coach IA del trato analiza la conversación y te da recomendaciones accionables y un nivel de riesgo (bajo, medio o alto) para saber dónde poner energía. Es opcional y se configura eligiendo un agente. Cómo activarlo y qué esperar: Calificar y potenciar tratos con IA (Score IA y Coach IA).

Siguiente paso: para que el seguimiento no dependa de recordarlo, automatízalo con Automatizar el seguimiento: Secuencias y páginas de reserva.