Implementar seu CRM: o caminho completo e a ordem que evita refazer trabalho

Esta é a visão de cima. Cada marco tem seu próprio artigo com os passos.

Se você nunca usou um CRM, leia primeiro Do prospecto ao fechamento: como funciona o seu CRM. São dez minutos e dá o vocabulário — prospecto, negócio, funil, etapa, fonte — que o resto deste caminho dá por sabido.

Quais são os marcos e o que eu tenho ao terminar cada um?

Não pense em "fases de trabalho": pense no que você vai poder conferir quando fechar cada um.

Depois do marco 8 começa a única coisa que decide se o CRM serve: Sustentar o CRM nos primeiros 30 dias para que sua equipe o use de verdade.

Quanto trabalho é de verdade?

Convém saber antes de começar, porque não se resolve em uma tarde: uma semana se você não traz histórico, duas ou três se traz. E não é tempo de uma só pessoa: há passos que só cada vendedor pode fazer da própria sessão, e outros que dependem de quem administra seu site e seu domínio.

O que estica o calendário quase nunca é o trabalho. Cada marco diz quanto leva a sua parte.

O que não depende de mim?

Duas esperas são da Meta e só aparecem se você for usar o WhatsApp. Por isso são disparadas no primeiro dia, não no último.

• A verificação de negócio do seu portfólio da Meta. Costuma levar entre dois e cinco dias. É o que destrava o limite de números de WhatsApp que você pode registrar; é feita uma única vez por portfólio, e se o seu negócio já foi verificado antes para outra coisa, não é preciso refazer. Corre em paralelo com todo o resto.
• A aprovação dos seus templates de WhatsApp. A Meta os revisa e costuma responder entre uma hora e um dia. Pode aprová-los, rejeitá-los ou mudar a categoria. Veja Templates de WhatsApp: criar, categorias e aprovação da Meta.

Quais acessos preciso conseguir antes de começar?

É a causa número um de implementações que ficam pela metade durante semanas: na maioria das empresas esses cinco acessos estão nas mãos de cinco pessoas diferentes.

Quem faz o quê se uma agência implementa para mim?

Três coisas convém deixar resolvidas por escrito antes de começar. É a conversa que quase ninguém tem e a que dói quando a relação muda.

• O portfólio da Meta, o número de WhatsApp e o método de pagamento ficam em seu nome, com a agência dentro como administradora. É a única coisa de toda a implementação que não vive no MB Suite, e por isso é a única que você poderia perder.
• O papel de Admin do CRM sempre fica com alguém do seu lado, além da agência. Sem isso você não consegue mexer na configuração do seu próprio CRM.
• A configuração é feita pela agência e você a aprova. Suas conversas, contatos e negócios vivem na sua Conta: no MB Suite um Workspace é a casa da agência, e cada cliente dela é uma Conta dentro desse Workspace. Veja Workspace e Conta: como seus clientes são organizados.

O que acontece se eu pular a ordem?

Quatro decisões são tomadas antes de outras por uma razão de produto, não por burocracia. Nenhuma das quatro dá mensagem de erro: você simplesmente descobre tarde.

• Os campos personalizados e os pipelines vêm antes de carregar dados. Um campo criado depois de importar fica vazio para tudo o que é antigo, e não há edição em massa para preenchê-lo depois (no máximo, em Pessoas, você pode reimportar o arquivo com Mesclar dados para completar os vazios; em negócios e empresas, não).
• A carga histórica vai em cascata: empresas, depois pessoas, depois negócios. Ao contrário, os negócios ficam soltos, sem contato nem empresa.
• A moeda padrão de cada pipeline se define antes do primeiro negócio. Vem em dólares e não se corrige em massa: se você não fatura em dólares, todos os seus relatórios ficam errados.
• A IA vai por último. Um cargo ao qual falta uma precondição não falha com erro: não faz nada, e descobrir isso leva dias.

Onde cada coisa é configurada?

O CRM não é configurado inteiro a partir do CRM. Se em algum momento você se perder, volte a esta tabela.

Por onde começo hoje?

Pelo marco 1, e hoje mesmo: Receba seu primeiro lead hoje, antes de configurar todo o resto. São uns quarenta minutos e termina com uma consulta real dentro do CRM.

Antes de começar, anote em uma folha os seus números de hoje, mesmo que sejam estimados: quantos leads você recebe por mês, quantos contata, quantos ganha e seu ticket médio. Sem esse "antes", em trinta dias você não vai conseguir demonstrar se o CRM valeu a pena — e essa conversa vai acontecer.