Em duas linhas: o CRM conecta suas campanhas com suas vendas. Cada consulta entra sozinha como prospecto, você a converte em um negócio que avança pelo seu funil, e ao fechá-lo você vê de qual campanha veio. Marketing e vendas, em uma única plataforma.

Qual é o percurso de um lead no CRM?

Todo o módulo gira em torno de um mesmo ciclo. Entendê-lo organiza o seu uso diário:

Entra um prospecto. Um formulário web, um anúncio ou o WhatsApp gera uma consulta. Ela entra sozinha em Prospectos, a caixa de entrada do CRM, com sua origem: de qual campanha veio.
Você o converte em negócio. Você revisa o prospecto e, com um clique, o converte em um negócio dentro de um funil.
Avança pelo funil. O negócio passa pelas etapas do seu processo comercial (por exemplo: contato → proposta → negociação → fechamento), arrastando-o no quadro.
Você o trabalha. Cada negócio reúne o histórico em um só lugar: o e-mail e o WhatsApp do contato entram sozinhos, e as ligações que você faz ou recebe com o Phones também ficam registradas sozinhas, com seu resultado e duração (veja Ligar a partir do CRM: cada ligação fica registrada sozinha). O que você conversa por outro canal, você registra com Registrar atividade. Ali mesmo você agenda o próximo acompanhamento.
Fecha como venda. Ao ganhar o negócio, o CRM o conecta com a campanha que o originou e você vê a receita real por canal.

O objetivo do módulo é que nenhum acompanhamento escape e que você saiba qual investimento de marketing traz vendas de verdade.

Onde fica cada coisa?

A seção CRM do menu reúne todo o módulo. Estas são as áreas que você mais vai usar:

Prospectos — a caixa onde entram as consultas novas antes de convertê-las em negócios.
Pipelines — seus funis e suas etapas. Aqui você define o seu processo de vendas.
Negócios — as oportunidades abertas, com seu histórico e seu valor.
Atividades — sua agenda de tarefas, ligações e reuniões, por dia ou por calendário.
Pessoas — todos os contatos da sua base, com suas etiquetas, seu responsável e seus negócios. Daqui você monta listas filtrando, inclusive pelo que acontece nos negócios delas.
Empresas — as organizações às quais essas pessoas pertencem, com seus próprios negócios e histórico.
Desempenho — os relatórios: funil de conversão, receita por canal e atribuição (qual campanha trouxe cada venda).
Configurações — onde você define seus pipelines, suas fontes de leads, as regras de atribuição, sua Equipe IA e o design das suas Cotações (veja Envie uma cotação profissional em PDF a partir do negócio).

Na mesma seção ficam os canais de contato —WhatsApp, Phones, E-mail, Calendar— mais Sequências, para automatizar o acompanhamento, e Listas, para segmentar sua base. Veja Centralize WhatsApp, e-mail e ligações no CRM e Automatize o acompanhamento: Sequências e páginas de reserva.

Antes de carregar seu primeiro negócio, é bom ter o seu funil pronto. Comece por Monte seu funil de vendas: pipelines, etapas e negócios.

Como os leads são distribuídos entre a equipe?

Não é preciso atribuir cada consulta manualmente, e isto é a primeira coisa que convém ter clara: quem atende um lead não é decidido pela fonte, e sim por uma regra de atribuição. A fonte define em qual Pipeline e em qual Etapa inicial o lead entra; a regra define de quem ele é.

As regras são criadas em CRM > Configurações > Atribuição, com Nova regra. Cada uma responde a duas perguntas, nesta ordem.

1. Aplica-se a — até onde a regra alcança: Global, uma Fonte específica ou um Pipeline. Se for global, você escolhe também se vale para Todos (prospectos e negócios), Apenas prospectos ou Apenas negócios.

2. Como atribui — como escolhe o responsável:

Uma pessoa fixa — todos os leads vão sempre para o mesmo responsável.
Distribuir entre uma equipe — são distribuídos entre vários vendedores, com dois modos: Rotativo, por turno, ou Por carga, para quem tiver menos negócios abertos.
Por território — conforme o país do lead, vai para o vendedor do território que o cobre. Os territórios são cadastrados antes em CRM > Configurações > Territórios.
Sem atribuição automática — os leads ficam sem responsável até que alguém os assuma.

Para o que não entra nessa lógica —encaminhar por Valor do negócio, por Fonte ou por País, entre outros campos— abra Avançado (exceções) dentro da mesma regra: com Adicionar regra e Adicionar condição você monta a exceção, e em Atribuir a escolhe para quem vai, ou deixa Usar método principal para que siga a lógica geral.

E Fallback se ninguém corresponder define o plano B quando a regra não encontra ninguém: Deixar sem atribuição, Notificar um admin ou Atribuir a um usuário específico.

Quando um lead entra, aplica-se uma única regra: a mais específica que corresponder. A ordem de prioridade é atalho da fonte → fonte → pipeline → global, então a regra Global funciona como rede de segurança para tudo o que não tiver uma mais específica. Antes de salvar, Testar regra simula um lead com os dados que você quiser e diz a quem ele seria atribuído e por quê.

Na mesma regra fica o aviso: Avisar por e-mail o responsável vem ativado, e Avisar também acrescenta mais alguém —um supervisor, por exemplo— em todos os casos.

O aviso depende de uma regra corresponder. Se nenhuma alcança essa fonte, o lead entra mesmo assim, mas fica sem dono e ninguém recebe nada. Por isso convém ter sempre uma regra Global ativa.

Se você só quer resolver uma fonte específica, não precisa ir tão fundo: em CRM > Configurações > Fontes de leads, cada fonte mostra sua linha Responsável com Configurar. Ela abre a mesma regra, já limitada a essa fonte — é um atalho, não uma configuração à parte.

Para que alguém receba leads, primeiro deve ser membro da conta e ter acesso ao CRM. Como adicioná-lo: Adicione sua equipe de vendas ao CRM.

O que preciso para começar a usá-lo?

O CRM funciona assim que você entra, mas rende muito mais com três coisas configuradas:

Um funil que reflita seu processo real. Renomeie as etapas para que sejam as suas, não as genéricas.
Seus métodos de contato conectados (WhatsApp, e-mail, telefonia), para trabalhar tudo a partir do cadastro do contato. Veja Centralize WhatsApp, e-mail e ligações no CRM.
Uma fonte de leads, para que as consultas entrem sozinhas. A mais comum é um formulário web: veja Converta as respostas em leads do CRM (com sua campanha de origem).

Para que uma pessoa da sua equipe trabalhe no CRM, primeiro deve ser membro da conta. Depois se dá acesso ao CRM e, se for o caso, ela é marcada como Admin do CRM: gerencia vendedores e configura o módulo, sem ser administradora do workspace.

O que vem a seguir?

Com o vocabulário claro —prospecto, negócio, funil, etapa, fonte— você já pode deixar o CRM operacional na ordem que evita refazer trabalho: Implemente seu CRM: o caminho completo e a ordem que evita refazer trabalho.

Se você só quer começar pelo que é seu, entre direto pelo funil: Monte seu funil de vendas: pipelines, etapas e negócios.

Ainda tem dúvidas?

Pergunte à MIA, o assistente de IA do MB Suite: abra-o com o botão MB AI (⌘J) na barra superior. A MIA conhece a seção em que você está, então você pode consultá-la sobre o que vê na tela e também tirar dúvidas de como usar o MB Suite.

Do prospecto ao fechamento: como funciona o seu CRM