Esta es la vista de arriba. Cada hito tiene su propio artículo con los pasos.
Si nunca usaste un CRM, lee primero Del prospecto al cierre: cómo funciona tu CRM. Son diez minutos y te da el vocabulario —prospecto, trato, embudo, etapa, fuente— que el resto de este camino da por sabido.
¿Cuáles son los hitos y qué tengo al terminar cada uno?
No pienses en "fases de trabajo": piensa en qué vas a poder comprobar cuando cierres cada uno.
| Hito | Cuando termines vas a tener… |
|---|---|
| 1. El primer lead | Una consulta real entrando sola al CRM y convertida en trato. Ver Recibe tu primer lead hoy, antes de configurar todo lo demás |
| 2. Tu configuración de partida elegida | Decidido qué etapas, qué campos y qué destino usa tu tipo de negocio. Ver Elegir la configuración inicial de tu CRM según tu tipo de negocio |
| 3. Los cimientos | Tu equipo con sus roles, tu embudo con tus etapas y tus campos propios creados. Ver Configurar los cimientos del CRM: equipo, embudo y campos personalizados |
| 4. Tu historial adentro | Tus empresas, personas y tratos viejos cargados, con sus totales verificados. Ver Preparar y verificar la carga de tu base histórica en el CRM |
| 5. Todos los canales entrando | WhatsApp, formularios y anuncios creando leads solos, cada uno con su origen. Son dos artículos, uno por cadena: Conectar WhatsApp al CRM: número, línea y fuente y Conectar formularios y anuncios, y saber de qué campaña vino cada lead |
| 6. El equipo operando | Cada lead con dueño automático, con aviso, y cada vendedor con su correo y su agenda. Ver Repartir los leads y dejar a tu equipo operando el CRM todos los días |
| 7. La IA trabajando (opcional) | Un puesto que conversa, califica y te entrega el lead listo. Ver Poner a trabajar el Equipo IA: las precondiciones que nadie te valida |
| 8. La implementación cerrada | Siete pruebas de punta a punta que dan bien. Ver Comprobar que tu CRM quedó bien configurado: las pruebas finales |
Después del hito 8 empieza lo único que decide si el CRM sirve: Sostener el CRM los primeros 30 días para que tu equipo lo use de verdad.
¿Cuánto trabajo es de verdad?
Conviene saberlo antes de empezar, porque no se resuelve en una tarde: una semana si no traes historial, dos o tres si sí. Y no es tiempo de una sola persona: hay pasos que solo puede hacer cada vendedor desde su propia sesión, y otros que dependen de quien administra tu sitio y tu dominio.
Lo que estira el calendario casi nunca es el trabajo. Cada hito te dice cuánto lleva el suyo.
¿Qué no depende de mí?
Dos esperas son de Meta y solo aparecen si vas a usar WhatsApp. Por eso se disparan el primer día, no el último.
- La verificación de negocio de tu portafolio de Meta. Suele tardar entre dos y cinco días. Es lo que destraba el tope de números de WhatsApp que puedes registrar; se hace una sola vez por portafolio, y si tu negocio ya se verificó antes para otra cosa, no hay que rehacerla. Corre en paralelo con todo lo demás.
- La aprobación de tus plantillas de WhatsApp. Meta las revisa y suele responder entre una hora y un día. Puede aprobarlas, rechazarlas o cambiarles la categoría. Ver Plantillas de WhatsApp: crear, categorías y aprobación de Meta.
¿Qué accesos necesito conseguir antes de empezar?
Es la causa número uno de implementaciones que quedan a medias durante semanas: en la mayoría de las empresas estos cinco accesos están en manos de cinco personas distintas.
| Acceso | Para qué | Quién suele tenerlo |
|---|---|---|
| Administrador de la cuenta de MB Suite | Prácticamente todos los pasos | Quien contrató |
| Administrador del portafolio de Meta | WhatsApp y los anuncios de Meta | Marketing, o la agencia |
| Quien edita el sitio web, o el gestor de etiquetas | El pixel y el formulario | Desarrollo, o la agencia |
| Quien administra el DNS del dominio | El dominio de correo propio | Sistemas, o quien compró el dominio |
| Una tarjeta que acepte cargos internacionales en dólares | La facturación de WhatsApp, que cobra Meta | Administración |
¿Quién hace qué si me implementa una agencia?
Tres cosas conviene dejarlas resueltas por escrito antes de empezar. Es la conversación que casi nadie tiene y la que duele cuando la relación cambia.
- El portafolio de Meta, el número de WhatsApp y el método de pago quedan a tu nombre, con la agencia adentro como administradora. Es lo único de toda la implementación que no vive en MB Suite, y por eso es lo único que podrías perder.
- El rol de Admin del CRM lo tiene siempre alguien de tu lado, además de la agencia. Sin eso no puedes tocar la configuración de tu propio CRM.
- La configuración la hace la agencia y la apruebas tú. Tus conversaciones, contactos y tratos viven en tu Cuenta: en MB Suite un Workspace es la casa de la agencia, y cada cliente suyo es una Cuenta adentro de ese Workspace. Ver Workspace y Cuenta: cómo se organizan tus clientes.
¿Qué pasa si me salteo el orden?
Cuatro decisiones se toman antes de otras por una razón de producto, no por burocracia. Ninguna de las cuatro da un mensaje de error: simplemente te enteras tarde.
- Los campos personalizados y los pipelines van antes de cargar datos. Un campo creado después de importar queda vacío para todo lo viejo, y no hay una edición masiva para rellenarlo después (como mucho, en Personas, puedes reimportar el archivo con Fusionar datos para completar los vacíos; en tratos y empresas, no).
- La carga histórica va en cascada: empresas, después personas, después tratos. Al revés, los tratos quedan sueltos, sin contacto ni empresa.
- La moneda por defecto de cada pipeline se define antes del primer trato. Viene en dólares y no se corrige en masa: si no facturas en dólares, todos tus informes quedan mal.
- La IA va última. Un puesto al que le falta una precondición no falla con un error: no hace nada, y descubrirlo lleva días.
¿Dónde se configura cada cosa?
El CRM no se configura entero desde el CRM. Si en algún momento te pierdes, vuelve a esta tabla.
| Dónde | Qué vive ahí |
|---|---|
| CRM > Configuración | Equipo, Equipo IA, Pipelines, Fuentes de leads, Asignación, Territorios, Líneas, Productos, Cotizaciones, Conversiones y Campos personalizados |
| CRM (el módulo) | Importar tus datos, crear plantillas de WhatsApp, trabajar tratos y verificar |
| Configuración (de toda la cuenta) | Miembros, Integraciones, Fuentes de Datos, Tracking y Branding |
| Management > Web Forms | El formulario de tu sitio |
| Fuera de MB Suite | El portafolio de Meta y tus plataformas de anuncios |
¿Por dónde empiezo hoy?
Por el hito 1, y hoy mismo: Recibe tu primer lead hoy, antes de configurar todo lo demás. Son unos cuarenta minutos y termina con una consulta real adentro del CRM.
Antes de arrancar, anota en una hoja tus números de hoy aunque sean estimados: cuántos leads recibes por mes, cuántos contactas, cuántos ganas y tu ticket promedio. Sin ese "antes", a los treinta días no vas a poder demostrar si el CRM sirvió, y esa conversación se va a dar.
¿Te quedan más dudas?
Pregúntale a MIA, el asistente de IA de MB Suite: lo abres con el botón MB AI (⌘J) en la barra superior. MIA conoce la sección en la que estás, así que puedes consultarle sobre lo que ves en pantalla, y también responde preguntas de cómo usar MB Suite.