¿Cuál es el recorrido de un lead en el CRM?
Todo el módulo gira alrededor de un mismo ciclo. Entenderlo te ordena el uso diario:
- Entra un prospecto. Un formulario web, un anuncio o WhatsApp genera una consulta. Entra sola a Prospectos, el buzón del CRM, con su origen: de qué campaña vino.
- Lo conviertes en trato. Revisas el prospecto y, con un clic, lo conviertes en un trato dentro de un embudo.
- Avanza por el embudo. El trato pasa por las etapas de tu proceso comercial (por ejemplo: contacto → propuesta → negociación → cierre), arrastrándolo en el tablero.
- Lo trabajas. Cada trato reúne el historial en un mismo lugar: el correo y el WhatsApp del contacto entran solos, y las llamadas que haces o recibes con Phones también quedan registradas solas, con su resultado y duración (ver Llamar desde el CRM: cada llamada queda registrada sola). Lo que hablas por otra vía lo dejas asentado con Registrar actividad. Ahí mismo agendas el próximo seguimiento.
- Cierra como venta. Al ganar el trato, el CRM lo conecta con la campaña que lo originó y ves el ingreso real por canal.
El objetivo del módulo es que no se te escape ningún seguimiento y que sepas qué inversión de marketing trae ventas de verdad.
¿Dónde está cada cosa?
La sección CRM del menú agrupa todo el módulo. Estas son las áreas que más vas a usar:
- Prospectos — el buzón donde entran las consultas nuevas antes de convertirlas en tratos.
- Pipelines — tus embudos y sus etapas. Acá defines tu proceso de ventas.
- Tratos — las oportunidades abiertas, con su historial y su valor.
- Actividades — tu agenda de tareas, llamadas y reuniones, por día o por calendario.
- Personas — todos los contactos de tu base, con sus etiquetas, su responsable y sus tratos. Desde acá armas listas filtrando, incluso por lo que pasa en sus tratos.
- Empresas — las organizaciones a las que pertenecen esas personas, con sus propios tratos e historial.
- Rendimiento — los informes: embudo de conversión, ingresos por canal y atribución (qué campaña trajo cada venta).
- Configuración — donde defines tus pipelines, tus fuentes de leads, las reglas de asignación, tu Equipo IA y el diseño de tus Cotizaciones (ver Enviar una cotización profesional en PDF desde el trato).
En la misma sección viven los canales de contacto —WhatsApp, Phones, Correo, Calendar— más Secuencias, para automatizar el seguimiento, y Listas, para segmentar tu base. Ver Centralizar WhatsApp, correo y llamadas en el CRM y Automatizar el seguimiento: Secuencias y páginas de reserva.
¿Cómo se reparten los leads entre el equipo?
No hace falta asignar cada consulta a mano, y esto es lo primero que conviene tener claro: quién atiende un lead no lo decide la fuente, lo decide una regla de asignación. La fuente define a qué Pipeline y a qué Etapa inicial entra el lead; la regla define de quién es.
Las reglas se crean en CRM > Configuración > Asignación, con Nueva regla. Cada una responde dos preguntas, en este orden.
1. Aplica a — hasta dónde llega la regla: Global, una Fuente concreta o un Pipeline. Si es global, eliges además si vale para Todos (prospectos y tratos), Solo prospectos o Solo tratos.
2. Cómo asigna — cómo elige al responsable:
- Una persona fija — todos los leads van siempre al mismo responsable.
- Repartir entre un equipo — se distribuyen entre varios vendedores, con dos modos: Rotativo, por turno, o Por carga, al que tenga menos tratos abiertos.
- Por territorio — según el país del lead, va al vendedor del territorio que lo cubre. Los territorios se cargan antes en CRM > Configuración > Territorios.
- Sin asignación automática — los leads quedan sin responsable hasta que alguien los tome.
Para lo que no entra en esa lógica —derivar por Valor del trato, por Fuente o por País, entre otros campos— abre Avanzado (excepciones) dentro de la misma regla: con Agregar regla y Agregar condición armas la excepción, y en Asignar a eliges a quién va, o dejas Usar método principal para que siga la lógica general.
Y Respaldo si nadie coincide define el plan B cuando la regla no encuentra a nadie: Dejar sin asignar, Notificar a un admin o Asignar a un usuario específico.
En la misma regla vive el aviso: Avisar por email al responsable viene encendido, y Avisar también a suma a alguien más —un supervisor, por ejemplo— en todos los casos.
Si solo quieres resolver una fuente puntual, no hace falta entrar hasta acá: en CRM > Configuración > Fuentes de leads, cada fuente muestra su línea Responsable con Configurar. Abre la misma regla, ya acotada a esa fuente — es un atajo, no una configuración aparte.
¿Qué necesito para empezar a usarlo?
El CRM funciona apenas entras, pero rinde mucho más con tres cosas configuradas:
- Un embudo que refleje tu proceso real. Renombra las etapas para que sean las tuyas, no las genéricas.
- Tus métodos de contacto conectados (WhatsApp, correo, telefonía), para trabajar todo desde la ficha del contacto. Ver Centralizar WhatsApp, correo y llamadas en el CRM.
- Una fuente de leads, para que las consultas entren solas. La más común es un formulario web: ver Convertir las respuestas en leads del CRM (con su campaña de origen).
¿Qué sigue?
Con el vocabulario claro —prospecto, trato, embudo, etapa, fuente— ya puedes dejar el CRM operativo en el orden que evita rehacer trabajo: Implementar tu CRM: el camino completo y el orden que evita rehacer trabajo.
Si solo quieres empezar por lo tuyo, entra directo por el embudo: Armar tu embudo de ventas: pipelines, etapas y tratos.
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