Del prospecto al cierre: cómo funciona tu CRM

¿Cuál es el recorrido de un lead en el CRM?

Todo el módulo gira alrededor de un mismo ciclo. Entenderlo te ordena el uso diario:

• Entra un prospecto. Un formulario web, un anuncio o WhatsApp genera una consulta. Entra sola al Buzón de prospectos, con su origen (de qué campaña vino).
• Lo conviertes en trato. Revisas el prospecto y, con un clic, lo conviertes en un trato dentro de un embudo.
• Avanza por el embudo. El trato pasa por las etapas de tu proceso comercial (por ejemplo: contacto → propuesta → negociación → cierre), arrastrándolo en el tablero.
• Lo trabajas. Cada trato guarda el historial completo: correo, llamadas y WhatsApp en un mismo lugar. Registras actividades y agendas seguimientos.
• Cierra como venta. Al ganar el trato, el CRM lo conecta con la campaña que lo originó y ves el ingreso real por canal.

El objetivo del módulo es que no se te escape ningún seguimiento y que sepas qué inversión de marketing trae ventas de verdad.

¿Dónde está cada cosa?

La sección CRM del menú agrupa todo el módulo. Estas son las áreas que más vas a usar:

• Prospectos — el buzón donde entran las consultas nuevas antes de convertirlas en tratos.
• Pipelines — tus embudos y sus etapas. Acá defines tu proceso de ventas.
• Tratos — las oportunidades abiertas, con su historial y su valor.
• Actividades — tu agenda de tareas, llamadas y reuniones, por día o por calendario.
• Rendimiento — los informes: embudo de conversión, ingresos por canal y atribución (qué campaña trajo cada venta).
• Configuración — donde defines pipelines, fuentes de leads, reglas de asignación y la calificación con IA.

¿Cómo se reparten los leads entre el equipo?

No hace falta asignar cada consulta a mano. Cada fuente de leads (un formulario, una campaña, un canal) apunta a un Pipeline y una Etapa inicial, y define cómo se reparte lo que entra por ahí. Lo configuras en CRM > Configuración, en las reglas de asignación. Tienes varios métodos:

• Rotativa — se reparten equitativamente, en rotación, entre todos los vendedores.
• Rotativa ponderada — igual que la rotativa, pero cada vendedor recibe una proporción según su peso (útil si alguien trabaja part-time).
• Por capacidad — el lead va al vendedor con menos tratos abiertos, respetando un máximo.
• Por territorio — según el país o región del lead, va al vendedor que cubre ese territorio.
• Por fuente — la asignación de esa fuente se maneja con Reglas especiales (por ejemplo, mandar todo lo de una campaña a una persona fija).

Desde ese momento, cada prospecto entra ya con responsable y a la persona le avisa que tiene un lead nuevo.

¿Qué necesito para empezar a usarlo?

El CRM funciona apenas entras, pero rinde mucho más con tres cosas configuradas:

• Un embudo que refleje tu proceso real. Renombra las etapas para que sean las tuyas, no las genéricas.
• Tus métodos de contacto conectados (WhatsApp, correo, telefonía), para trabajar todo desde la ficha del contacto. Ver Centralizar WhatsApp, correo y llamadas en el CRM.
• Una fuente de leads, para que las consultas entren solas. La más común es un formulario web: ver Convertir las respuestas en leads del CRM (con su campaña de origen).