Rotinas: coloque um agente para trabalhar sozinho, com uma agenda ou quando algo acontece

O que é uma rotina?

É o trabalho que se repete, nas mãos de um agente: a MIA, um especialista do MB Suite ou um dos agentes da sua equipe. Cada vez que chega a vez dela, a rotina junta os dados de que precisa, o agente os lê e deixa um entregável: um título, um resumo curto, o quanto é urgente —Crítico, Atenção ou Informativo— e as descobertas. Se algo pede uma mudança —criar uma tarefa, atribuir um lead, preparar um rascunho—, ele a deixa como proposta. Quando não há nada para revisar, ela pode deixar um entregável Sem novidades sem chamar a IA: esse não gasta créditos.

• Só propõe — nunca muda nada por conta própria. Cada proposta espera que alguém que vê a rotina a aprove, e a mudança roda como essa pessoa, com as permissões dela (veja Trabalho: o que a sua equipe de IA fez e o que aguarda o seu OK).
• Trabalha com as permissões de quem a montou — lê só o que essa pessoa pode ver, e só na área do agente dela.
• O que é delicado não é proposto — o que sai do MB Suite, o que não tem volta, o que é sensível e as mudanças que mexem em muitos registros de uma vez ficam como descoberta, não como proposta. Uma rotina sugerida, além disso, só propõe as mudanças do seu tipo: Leads sem contato, por exemplo, propõe a quem atribuir cada lead.

Como monto uma rotina conversando?

• Abra o chat com a MIA ou com o agente da área e peça com as suas palavras: “revise o ritmo de gastos das minhas campanhas toda manhã”, “às segundas, me diga quais negócios estão parados há duas semanas”, “quando entrar um lead novo, veja se alguém o atendeu”. A MIA monta rotinas para qualquer agente; um especialista ou um agente da sua equipe, só as dele.
• O agente mostra o card Nova rotina com tudo o que ela vai fazer: O que faz (a rotina sugerida ou, se for sob medida, as instruções completas), Agente, Quando, Contas, Quem vê, Como chega, Ajustes —os limiares, como os dias sem atividade— e Créditos: quanto ela gasta, em faixas, por execução e por mês, e o limite por execução. Embaixo, ele lembra: “Analisa e propõe: nada é alterado sem o OK de alguém.”
• Colocar para trabalhar (Enter) a deixa ativa. Ajustar leva o cursor para o campo de mensagem com a pergunta “O que você quer que eu altere na rotina?”, e Descartar (Esc) não monta nada. Um “sim” escrito no chat não a coloca para trabalhar: é preciso o clique.
• Pronto: o card diz Feito e mostra uma linha com quando ela trabalha e quem a faz. A partir daí, ela aparece em Trabalho > Em segundo plano, e o primeiro entregável chega a Entregáveis quando for a vez dela.

Três coisas que vale a pena saber ao montá-la conversando:

• As contas — em um workspace com Contas, se o que a rotina revisa fica nas Contas —planos de mídia, campanhas, as conexões próprias delas, redes ou SEO—, o agente pergunta em quais antes de montá-la. Com Todas as contas, a linha Contas do card diz Todas as contas (N) e lembra: “Também olha o workspace. Usa IA só onde há algo para avisar.”
• Se não há nada para revisar — se onde ela vai olhar hoje não há nada que essa rotina possa revisar, o card avisa —“…do jeito que está, cada execução vai terminar “sem novidades””— e sugere outras contas ou Todas as contas.
• Várias de uma vez — se você pede várias rotinas juntas, ele deixa um card Nova rotina por rotina na mesma resposta, cada um com o seu Colocar para trabalhar; se alguma não puder ser montada, ele diz qual e por quê.

Onde acompanho e gerencio as minhas rotinas?

Em Agentes AI > Trabalho, a visão Em segundo plano (o link direto dela termina em ?tab=work&view=routines) reúne todas as rotinas que você vê —ativas, em pausa e as que rodam por um evento—, primeiro as que pedem algo, e os seus trabalhos em segundo plano em andamento (veja Trabalho: o que a sua equipe de IA fez e o que aguarda o seu OK). Cada rotina tem a sua linha:

• O que você vê — o nome e o estado (Ativa, Trabalhando, Na fila, Iniciando… ou Em pausa); o agente —o rosto dele abre o perfil— e, se não for sua, de quem é; Quando: quando ela roda e o próximo turno, o que está fazendo ou por que está em pausa; Onde olha: a conta, quantas Contas ou todas; e A última vez: quando rodou e como foi —Sem novidades, quantas descobertas ou Relatório pronto—, ou “Ainda não rodou”.
• Os botões — Executar agora (ao passar o mouse, ele diz mais ou menos quanto gasta e, se não der, por quê), Pausar ou Retomar (ou Assumir: veja mais abaixo), Editar e, em Mais ações, Ajustar com {agente} —abre uma conversa com o agente dela—, Ver tudo o que ela deixou e Excluir. Quem a montou, um owner ou um admin tem esses botões; para os demais, um cadeado diz quem pode alterá-la.
• Toque nela para abrir a ficha dela ao lado: o que faz, quando, onde olha, os ajustes, quem a vê e como chega, os créditos e o último que ela deixou, com os botões no rodapé.

Cada rotina também é gerenciada pelo perfil do agente dela —no Escritório, toque no agente— e pela configuração dele, na aba Em segundo plano (mais abaixo): com os mesmos botões, e tocar nela abre a mesma ficha, por cima; ao fechá-la, você volta para onde estava.

E pela configuração de um agente?

Cada agente que conversa com você dentro do app —a MIA, os especialistas do MB Suite e os da sua equipe— tem a aba Em segundo plano na configuração. Abra-a com Configurar no perfil dele ou, em um agente da sua equipe, com Editar no card dele em Agentes AI (veja O Escritório e o perfil de cada agente: quem está trabalhando, em quê e quanto gastou). A aba tem:

• Rotinas — as dele que você pode ver, na mesma ordem de Trabalho: primeiro as que pedem algo e as que estão trabalhando, depois as ativas e, por último, as que alguém da equipe pausou. Cada uma diz o estado (Ativa, Trabalhando, Na fila, Iniciando… ou Em pausa, com o motivo), quando trabalha, a próxima vez ou a última, onde olha quando não é só esta conta e, se não for sua, de quem é. Tocar nela abre a ficha dela por cima da configuração; ao fechá-la, você volta para a lista.
• Os botões — os mesmos de Trabalho: Executar agora, Pausar ou Retomar (ou Assumir: veja mais abaixo), Editar e, em Mais ações, Ajustar com {agente}, Ver tudo o que ela deixou e Excluir. Quem a montou, um owner ou um admin tem esses botões; para os demais, um cadeado diz quem pode alterá-la.
• Trabalhos em segundo plano — os que você pediu a ele, embaixo das rotinas: primeiro os que continuam —o que aguarda o seu OK, o que está trabalhando, o que está em pausa e o que está agendado— e, embaixo, Concluídos · 30 dias (os mais recentes, com Ver mais N para o resto), que, como a lista Trabalhos em segundo plano do painel da MIA, também traz as propostas que você descartou (Descartado, “Você o descartou.”) e as que expiraram (Expirou). Cada um diz o estado, o que está fazendo ou desde quando está trabalhando —um agendado, desde o horário dele— ou como terminou, e os créditos; enquanto ainda pode ser cancelado, Cancelar o trabalho em segundo plano pergunta antes, como o card dele. Tocar em um fecha a configuração e abre os detalhes dele no painel da MIA (veja Trabalhos em segundo plano: passe o trabalho longo para a MIA e siga com o seu). Se não houver nenhum, a aba avisa —“Você não pediu nenhum trabalho em segundo plano para {agente} ultimamente.”—; ali, ou ao lado do título, Pedir um trabalho em segundo plano abre a conversa com o agente e diz a ele “Quero te pedir um trabalho em segundo plano.”
• Rotinas sugeridas — as da área dele que podem ser usadas nesta conta e que ele ainda não tem, com quando trabalham e ≈ quantos créditos usam por execução. Montar conversando abre uma conversa com o agente e pede essa rotina: você continua no chat, com o card Nova rotina. Na MIA, aparecem todas: “A MIA as monta com o agente de cada área.”
• Pedir uma rotina —ou Pedir uma sob medida, se não houver sugeridas para a área dele— abre a conversa para montá-la com as suas palavras.

O que você faz nesta aba vale na hora: não espera o Salvar. Conversar com o agente fecha a configuração, e o mesmo acontece ao abrir um trabalho em segundo plano ou ao ir para Trabalho com Ver tudo o que ela deixou, com um entregável da ficha, com Ver o passo a passo ou com Ir para Trabalho, no aviso que aparece ao usar Executar agora. Se você tinha alterações não salvas, ela pergunta antes. Para conversar ou para abrir um trabalho em segundo plano, você confirma com Abrir sem salvar —para um trabalho, a confirmação diz “Se abrir o trabalho em segundo plano agora, as alterações de {agente} que você não salvou serão perdidas.”—; para ir para Trabalho, a confirmação diz “Se for para Trabalho agora, as alterações de {agente} que você não salvou serão perdidas.” e você confirma com Ir sem salvar. Continuar editando mantém você na configuração. Um viewer vê as rotinas do agente e pode pedir trabalhos em segundo plano a ele, mas não vê as sugeridas.

Quais rotinas sugeridas existem?

O MB Suite as prepara para cada área. Elas só aparecem para você se a conta tem ativos os módulos de que precisam e você pode vê-los, porque uma rotina trabalha com as permissões de quem a monta: Integrações com falha, por exemplo, precisa do módulo Integrações, que é de owners e admins.

Quando ela trabalha?

• Com uma agenda — todos os dias, nos dias úteis, uma vez por semana, a cada duas semanas ou uma vez por mês (do dia 1 ao 28), no horário que você escolher, no fuso horário da conta. O card diz isso em palavras —Toda segunda-feira às 09:00— e, se o seu fuso horário for outro, também de qual cidade é o horário.
• Quando algo acontece — um evento da sua conta a coloca para trabalhar. Ela junta o que chega durante um tempo —o card diz quanto: “Junta o que chega em N minutos e trabalha tudo de uma vez.”— e tem um limite de execuções por dia. Uma rotina por evento trabalha só na conta onde você a montou, e o evento dela precisa ser de um módulo que você vê e da área do agente.

Os eventos que podem colocar uma rotina para trabalhar são estes:

• Um lead novo entrou no CRM.
• Um negócio mudou de etapa ou de pipeline.
• Um negócio foi marcado como ganho.
• Um negócio foi marcado como perdido.
• Uma conexão de plataforma foi desconectada.
• O Auto-Budget pausou uma campanha que gastou o orçamento do ciclo.
• Uma verificação de rankings terminou.
• Uma publicação não pôde ser publicada em nenhuma rede.
• A Equipe IA passou um item do Inbox para uma pessoa.
• Uma campanha de e-mail foi enviada.

O que não rodou não é recuperado: se a rotina ficou em pausa ou você muda a agenda, ela volta a trabalhar no próximo horário, sem repetir os que perdeu. Para uma execução extra, use Executar agora: uma rotina de várias contas roda no máximo uma vez por dia, e a de uma conta, a cada 6 horas; se for antes, o botão diz quando você vai poder.

Em quais contas ela trabalha?

Na conta onde você a monta ou, a partir de um workspace, nas Contas de clientes que você escolher entre as que alcança (Contas escolhidas, até o máximo que a tela mostra). Com várias, o agente revisa cada Conta separadamente e depois junta tudo em um só entregável: enquanto ela trabalha, você vê o andamento —4 de 6 contas— no Escritório e em Trabalho, e o entregável diz como ficou cada uma: Revisada, Sem dados, Sem acesso ou Não foi possível revisar. Se quem a montou não alcança mais alguma, ela fica de fora e o entregável avisa.

Algumas rotinas sugeridas —as que sabem quando não há nada para revisar, como Ritmo de gastos ou Integrações com falha— também podem cobrir Todas as contas:

• Cobre o workspace e todas as Contas ativas dele que quem a montou alcança e onde vê os módulos da rotina. Ela as conta de novo em cada execução, então uma Conta nova entra sozinha; a rotina diz quantas: Todas as contas (N).
• Primeiro ela olha, sem IA, o que há no workspace e em cada Conta: a IA trabalha só nas que têm algo para avisar, então uma conta sem novidades não gasta créditos.
• O entregável nomeia as contas com algo para olhar e as que não conseguiu revisar; as demais ele só conta —Sem novidades em 12 contas.—. Se o limite por execução não alcança todas as que têm algo, ela começa pelas que trazem mais e nomeia as que deixou de fora.
• Só com uma agenda: uma rotina que roda quando algo acontece trabalha na conta onde você a montou.

Quem a vê e quem fica sabendo?

Você escolhe em Quem vê: Só você, Você e os membros que você escolheu ou Todos os membros da conta. Owners e admins sempre a veem —“Owners e admins também a veem.”—, porque os créditos que ela gasta são da conta. Se a rotina não for sua, a ficha dela, o formulário de Editar e o card do chat dizem quem a vê com o nome do dono dela: Só Beto ou Beto, Ana e Pedro (sem nome, Só quem a criou).

O que ela deixa —os entregáveis, as propostas e o passo a passo— só é visto, entre essas pessoas, por quem pode ver tudo o que ela traz: cada Conta que leu e cada módulo do qual traz dados. Ninguém vê por um entregável o que não vê no MB Suite. Se ela traz dados do CRM e o Alcance do Vendedor está ativado, um vendedor não vê o que ela deixa, a menos que a rotina seja dele (veja Papéis e permissões do CRM: o que cada vendedor pode ver e fazer).

Como chega decide quem fica sabendo. O que ela deixa sempre chega a Trabalho, para todos que podem vê-lo; além disso:

• O sino — para quem montou a rotina e para as pessoas da entrega que podem vê-lo: “{agente} deixou propostas para aprovar”, se ela deixou propostas, ou “{agente} deixou algo para você olhar”, se o entregável é de Atenção ou Crítico. O que é Informativo e o que saiu Sem novidades não tocam: esperam por você em Trabalho.
• O e-mail — se você escolheu No app e por e-mail, para essas mesmas pessoas: “{agente} deixou um novo entregável”, com o nome da rotina, a conta e o botão Ver o entregável. Para proteger os seus dados, ele não traz o resumo nem as descobertas: você os lê no MB Suite. Um entregável Sem novidades não envia e-mail.

Quem pode alterá-la?

• Onde ela olha e quem a vê —e o que faz, o agente e o evento que a coloca para trabalhar— só quem a montou altera, porque a rotina roda com as permissões dessa pessoa. Quando outra pessoa a edita, esses campos aparecem com um cadeado: “Só {dono} altera isso: a rotina lê com as permissões dessa pessoa”.
• O resto —o nome, quando ela roda, os ajustes, o aviso por e-mail e o limite de créditos— e pausá-la, retomá-la, executá-la agora ou excluí-la: quem a montou, um owner ou um admin. Para os demais, um cadeado diz quem pode: “Só Beto, um owner ou um admin podem alterá-la” ou, sem o nome do dono, “Só quem a criou, um owner ou um admin podem alterá-la”.

Há dois caminhos para alterá-la. Editar a altera sem conversar (mais abaixo). Para mudar o que ela faz ou o evento que a coloca para trabalhar, converse com o agente dela: Ajustar com {agente} —em Mais ações na linha dela, ou na ficha— abre a conversa. Peça a mudança e ele mostra o card Alterações na rotina: diz o que muda, mostra o anterior riscado e é salvo com Salvar alterações. Se você muda quando ela trabalha, ela recomeça a partir desse momento.

Como edito uma rotina sem conversar?

• Em Agentes AI > Trabalho > Em segundo plano —ou no perfil do agente dela, ou na aba Em segundo plano da configuração dele—, use Editar na linha da rotina ou no rodapé da ficha dela. A ficha passa a Editar “{nome}”: “O que você mudar vale a partir da próxima vez. Para mudar o que ela faz, converse com {agente}.”
• Nome e Quando roda — a Frequência (Todos os dias, Todos os dias úteis, Uma vez por semana, A cada duas semanas ou Uma vez por mês), o Dia ou o Dia do mês e a Hora, no fuso horário da conta, com o próximo turno que ficaria. Uma rotina por evento mostra o evento dela no lugar: “Para mudar o evento que a dispara, converse com {agente}.”
• Onde olha —em um workspace com Contas, em uma rotina com agenda—: Só {conta}, Contas escolhidas (a tela diz quantas você já escolheu e até quantas pode escolher) ou Todas as contas, se a rotina sugerida permitir: “A IA trabalha só nas que têm algo para avisar.”
• Ajustes —os limiares de uma rotina sugerida, cada um com a sua faixa: Entre N e M— e Quem a vê: Só você, Você e os membros que escolher ou Todos os membros; exceto com Todos os membros, ele lembra: “Owners e admins também a veem.” Se a rotina não for sua, Quem a vê vem com o cadeado e diz quem a vê, como a ficha dela: Só Beto ou Beto, Ana e Pedro.
• Aviso por e-mail — com Avisar por e-mail quando deixar algo ligado, em Quem recebe o e-mail você escolhe quem mais o recebe, entre as pessoas que a veem; o dono dela sempre recebe. “Sempre chega no app.”
• Limite de créditos por execução — embaixo, quanto ela gasta com o que você escolheu, em faixas, e o mínimo. Se as novas Contas pedem mais que o limite e você não mexeu nele, ele sobe sozinho para o recomendado e avisa: “Aumentamos para N para cobrir as contas que você escolheu.” No rodapé, quanto ela gastaria por execução e por mês.
• Salvar alterações (ou ⌘↵, Ctrl+Enter no Windows) —fica ativo quando você muda algo—: a ficha volta na hora com o que é novo. Se o MB Suite não conseguir salvar, o formulário abre de novo com o que você escreveu e diz por quê. Cancelar (ou Esc) volta para a ficha sem salvar.
• Se a rotina mudar enquanto você a edita —em outra aba, ou porque outra pessoa a alterou—, o formulário se atualiza sozinho. Se vocês dois mudaram a mesma coisa, fica a sua versão, com um aviso: “Enquanto você editava, a seção ‘Nome’ foi alterada em outro lugar. Aqui ficou a sua versão: se salvar, ela substitui essa alteração.” E se a mudança chegar bem na hora em que você salva: “A rotina mudou enquanto você salvava. O formulário já junta a versão mais recente com as suas alterações: revise e salve de novo.”

O que acontece se quem a montou perde o acesso?

A rotina fica em pausa —ela não trabalha com permissões que o dono não tem mais— e avisa os owners e os admins da conta (em uma Conta, também os do workspace dela): o sino “Uma rotina foi pausada” e o e-mail “Uma rotina de {conta} foi pausada”, com o botão Ver a rotina, que abre a ficha dela em Trabalho > Em segundo plano: “Quem a criou não tem mais acesso: um owner ou um admin precisa assumi-la para que ela volte a rodar.”

• Assumir —um owner ou um admin, na ficha ou na linha dela em Trabalho, no perfil do agente ou na configuração— a deixa no seu nome: “Passa a ser sua e volta a rodar com suas permissões”. Ela fica só para você (e para owners e admins), sem os membros que o dono anterior tinha escolhido e sem e-mails; se quiser compartilhá-la de novo, mude Quem a vê com Editar ou conversando. Você também pode assumi-la conversando com a MIA: o card Alterações na rotina mostra Quem vê como estava, riscado e com o nome do dono anterior —por exemplo, Beto, Ana e Pedro—, e como fica: Só você. Você a assume com Salvar alterações.
• Excluir, se ela não for mais necessária.

Se o que quem a montou perdeu foram todas as Contas que ela cobria, ela também fica em pausa e avisa —inclusive quem a montou—: “Para voltar a rodar, quem a criou precisa ter acesso a pelo menos uma das contas dela, ou é preciso mudar as contas. Um owner ou um admin também pode assumi-la.”

Por que ela ficou em pausa?

Na ficha dela, uma rotina em pausa diz por quê; na linha dela —em Trabalho, no perfil do agente e na aba Em segundo plano da configuração—, em poucas palavras:

• “Alguém da equipe a pausou: ela não roda até que alguém a retome.” — Retomar a coloca de volta para trabalhar.
• “Quem a criou não tem mais acesso: um owner ou um admin precisa assumi-la para que ela volte a rodar.” — veja acima.
• “Perdeu o acesso às suas contas: um owner ou um admin pode assumi-la, e quem a criou, ajustá-la conversando.” — veja acima.
• “Os créditos das rotinas acabaram neste mês: as rotinas usaram a parte delas dos créditos do mês e voltam a rodar no mês que vem.” — ela volta sozinha quando o mês começa; se você mesmo a pausar enquanto isso, ela não volta mais sozinha.
• “O agente dela não está mais disponível para quem a criou.” — por exemplo, se o agente foi excluído ou quem a montou não pode mais usá-lo.

Quantos créditos ela usa?

Cada execução usa créditos de IA da sua conta —na categoria Chat, como as suas conversas—, no nome de quem montou a rotina. Antes de colocá-la para trabalhar, o card mostra quanto ela gasta, em faixas, por execução e por mês, e o limite por execução: quando se aproxima desse limite, o agente fecha o entregável com o que conseguiu revisar. Um entregável Sem novidades não chama a IA e não gasta créditos, e com Todas as contas a IA trabalha só nas contas que têm algo para avisar: a estimativa vai de zero, se nenhuma tiver nada, ao que gastariam algumas contas com algo. Executar agora gasta como qualquer execução: ao passar o mouse, o botão diz mais ou menos quanto antes do clique —Executar agora (≈ N créditos)—, e a ficha da rotina mostra quanto ela gasta por execução e por mês, o limite e quanto já usou.

As rotinas também têm o próprio limite do mês: uma parte dos créditos que o plano da sua conta inclui (os que você compra à parte não contam para calculá-la). Quando elas se aproximam, owners e admins recebem o sino “As rotinas já usaram N% do limite do mês”; ao chegar, “As rotinas chegaram ao limite do mês”, e as rotinas ficam em pausa até o mês seguinte, quando voltam sozinhas. O chat continua igual. Um owner ou um admin pode mudar essa parte pedindo à MIA; em uma Conta que gasta os créditos do workspace dela, ela é mudada no workspace.

Por quanto tempo fica guardado o que ela deixa?

• O entregável — 365 dias se for um relatório sem pessoas —de mídia paga, de SEO, das integrações ou de ideias para redes—; 90 dias se nomear pessoas —leads, negócios, mensagens— ou for de uma rotina sob medida, e 30 dias se saiu Sem novidades. Um owner ou um admin pode encurtar esse prazo para toda a conta pedindo à MIA: vale para o que as rotinas deixarem a partir desse momento.
• As propostas — são decididas em até 7 dias; depois disso, vencem sem rodar. Decididas ou vencidas, ficam 90 dias.
• O passo a passo de cada execução — 6 meses.
• Os sinos das rotinas — 90 dias.

O que uma rotina guarda não leva e-mails nem telefones: o MB Suite os remove antes de salvar. A equipe do MB Suite pode abrir uma execução para dar suporte a você —o passo a passo, sem o entregável—, e esse acesso fica registrado com o motivo.

Como excluo uma rotina ou o que ela deixou?

• Excluir uma rotina — com Excluir em Mais ações na linha dela ou com o botão Excluir no rodapé da ficha, em Trabalho > Em segundo plano, no perfil do agente dela ou na aba Em segundo plano da configuração dele. A confirmação pergunta se você também quer excluir o que ela deixou: com Excluir também o que ela deixou marcado, vão junto os entregáveis, as propostas e as execuções, sem lixeira; sem marcar, o agente deixa de fazê-la e o que ela já deixou fica até expirar. Confirme com Excluir rotina: não pode ser desfeito.
• Excluir um entregável antes que ele vença, com as propostas: abra-o em Trabalho e use Excluir entregável, no rodapé do detalhe. Quem montou a rotina, um owner ou um admin podem excluí-lo; ele não passa pela lixeira, e a rotina deixa outro na próxima execução. Você também pode pedir à MIA.
• Se você excluir a conversa onde montou uma rotina, a rotina continua trabalhando.
• Se uma Conta for excluída ou desvinculada do workspace, é excluído o que as rotinas do workspace trouxeram dela (um entregável de várias Contas, inteiro).
• Se a conta for excluída definitivamente, as rotinas dela e tudo o que deixaram são excluídos.