Rutinas: pon a un agente a trabajar solo, con un calendario o cuando pasa algo

¿Qué es una rutina?

Es el trabajo que se repite, en manos de un agente: MIA, un especialista de MB Suite o uno de los agentes de tu equipo. Cada vez que le toca, la rutina junta los datos que necesita, el agente los lee y deja un entregable: un título, un resumen corto, qué tan urgente es —Crítico, Atención o Informativo— y sus hallazgos. Si algo pide un cambio —crear una tarea, asignar un lead, preparar un borrador—, lo deja como propuesta. Cuando no hay nada que revisar, puede dejar un entregable Sin novedades sin llamar a la IA: ese no gasta créditos.

• Solo propone — nunca cambia nada por su cuenta. Cada propuesta espera a que alguien que ve la rutina la apruebe, y el cambio corre como esa persona, con sus permisos (ver Trabajo: lo que hizo tu equipo de IA y lo que espera tu OK).
• Trabaja con los permisos de quien la armó — lee solo lo que esa persona puede ver, y solo en el área de su agente.
• Lo delicado no lo propone — lo que sale de MB Suite, lo que no tiene vuelta, lo sensible y los cambios que tocan muchos registros a la vez quedan como hallazgo, no como propuesta. Una rutina sugerida, además, propone solo los cambios de su tipo: Leads sin contactar, por ejemplo, propone a quién asignar cada lead.

¿Cómo armo una rutina conversando?

• Abre el chat con MIA o con el agente del área y pídeselo con tus palabras: «revisa el ritmo de gasto de mis campañas cada mañana», «los lunes, dime qué tratos llevan dos semanas sin moverse», «cuando entre un lead nuevo, fíjate si alguien lo atendió». MIA arma rutinas para cualquier agente; un especialista o un agente de tu equipo, solo las suyas.
• El agente te muestra la tarjeta Rutina nueva con todo lo que va a hacer: Qué hace (la rutina sugerida o, si es a tu medida, sus instrucciones enteras), Agente, Cuándo, Cuentas, Quién la ve, Cómo llega, Ajustes —los umbrales, como los días sin actividad— y Créditos: cuánto gasta, en rangos, por ejecución y por mes, y su tope por ejecución. Debajo te recuerda: «Analiza y propone: no cambia nada sin el OK de alguien.»
• Poner a trabajar (Enter) la deja activa. Ajustar lleva el cursor al campo de mensaje con la pregunta «¿Qué quieres que cambie de la rutina?», y Descartar (Esc) no arma nada. Un «sí» escrito en el chat no la pone a trabajar: hace falta el clic.
• Lista: la tarjeta dice Hecho y muestra una línea con cuándo trabaja y quién la hace. Desde ese momento aparece en Trabajo > Encargos y rutinas, y su primer entregable llega a Entregables cuando le toque.

Tres cosas que conviene saber al armarla conversando:

• Las cuentas — en un workspace con Cuentas, si lo que revisa la rutina vive en las Cuentas —planes de medios, campañas, sus conexiones propias, redes o SEO—, el agente te pregunta en cuáles antes de armarla. Con Todas las cuentas, la fila Cuentas de la tarjeta dice Todas las cuentas (N) y te recuerda: «También mira el workspace. Usa IA solo donde hay algo que avisar.»
• Si no hay nada que revisar — si donde va a mirar hoy no hay nada que esa rutina pueda revisar, la tarjeta te lo avisa —«…tal como está, cada ejecución va a terminar «sin novedades»»— y te sugiere otras cuentas o Todas las cuentas.
• Varias a la vez — si le pides varias rutinas juntas, te deja una tarjeta Rutina nueva por rutina en la misma respuesta, cada una con su Poner a trabajar; si alguna no se puede armar, te dice cuál y por qué.

¿Dónde sigo y manejo mis rutinas?

En Agentes AI > Trabajo, la vista Encargos y rutinas (su enlace directo termina en ?tab=work&view=routines) junta todas las rutinas que ves —activas, en pausa y las que corren por un evento—, primero las que piden algo, y tus encargos en curso (ver Trabajo: lo que hizo tu equipo de IA y lo que espera tu OK). Cada rutina tiene su fila:

• Lo que ves — su nombre y su estado (Activa, Trabajando, En cola, Empezando… o En pausa); su agente —su cara abre su perfil— y, si no es tuya, de quién es; Cuándo: cuándo corre y su próximo turno, en qué está o por qué está en pausa; Dónde mira: la cuenta, cuántas Cuentas o todas; y La última vez: cuándo corrió y cómo le fue —Sin novedades, cuántos hallazgos o Informe listo—, o «Todavía no corrió».
• Sus botones — Correr ahora (al pasar el mouse te dice cuánto gasta, más o menos, y, si no se puede, por qué), Pausar o Reanudar (o Tomarla: ver más abajo), Editar y, en Más acciones, Ajustar con {agente} —abre una conversación con su agente—, Ver todo lo que dejó y Eliminar. Los tiene quien la armó, un owner o un admin; a los demás, un candado les dice quién puede cambiarla.
• Tócala para abrir su ficha al costado: qué hace, cuándo, dónde mira, sus ajustes, quién la ve y cómo llega, sus créditos y lo último que dejó, con sus botones al pie.

Cada rutina también se maneja desde el perfil de su agente —en la Oficina, toca al agente— y desde su armado, en la pestaña Encargos y rutinas (más abajo): con los mismos botones, y tocarla abre la misma ficha, encima; al cerrarla, vuelves adonde estabas.

¿Y desde el armado de un agente?

Cada agente que conversa contigo dentro de la app —MIA, los especialistas de MB Suite y los de tu equipo— tiene la pestaña Encargos y rutinas en su armado. Ábrelo con Configurar desde su perfil o, en un agente de tu equipo, con Editar en su card de Agentes AI (ver La Oficina y el perfil de cada agente: quién trabaja, en qué y cuánto gastó). La pestaña tiene:

• Rutinas — las suyas que puedes ver, en el mismo orden que en Trabajo: primero las que piden algo y las que están trabajando, después las activas y, al final, las que pausó alguien del equipo. Cada una dice su estado (Activa, Trabajando, En cola, Empezando… o En pausa, con el motivo), cuándo trabaja, la próxima vez o la última, dónde mira cuando no es solo esta cuenta y, si no es tuya, de quién es. Tocarla abre su ficha encima del armado; al cerrarla, vuelves a la lista.
• Sus botones — los mismos de Trabajo: Correr ahora, Pausar o Reanudar (o Tomarla: ver más abajo), Editar y, en Más acciones, Ajustar con {agente}, Ver todo lo que dejó y Eliminar. Los tiene quien la armó, un owner o un admin; a los demás, un candado les dice quién puede cambiarla.
• Encargos — los que le hiciste, debajo de sus rutinas: primero los que siguen —lo que espera tu OK, lo que está trabajando, lo que está en pausa y lo programado— y debajo, Terminados · 30 días (los más recientes, con Ver N más para el resto), que, como la lista Encargos del panel de MIA, también trae las propuestas que descartaste (Descartado, «Lo descartaste.») y las que vencieron (Venció). Cada uno dice su estado, en qué está o desde cuándo trabaja —uno programado, desde su hora— o cómo terminó, y sus créditos; mientras todavía se puede cancelar, Cancelar el encargo te pregunta antes, como su tarjeta. Tocarlo cierra el armado y abre su detalle en el panel de MIA (ver Encargos: pásale a MIA el trabajo largo y sigue con lo tuyo). Si no hay ninguno, la pestaña te lo dice —«No le hiciste encargos a {agente} últimamente.»—; ahí, o junto al título, Hacerle un encargo abre la conversación con el agente y le dice «Quiero hacerte un encargo.»
• Rutinas sugeridas — las de su área que se pueden usar en esta cuenta y que todavía no tiene, con cuándo trabajan y ≈ cuántos créditos usan por ejecución. Armar conversando abre una conversación con el agente y le pide esa rutina: sigues en el chat, con su tarjeta Rutina nueva. En MIA aparecen todas: «MIA las arma con el agente de cada área.»
• Pedirle una rutina —o Pedirle una a tu medida, si no hay sugeridas para su área— abre la conversación para armarla con tus palabras.

Lo que haces en esta pestaña se aplica en el momento: no espera a Guardar. Conversar con el agente cierra el armado, y lo mismo pasa al abrir un encargo o al ir a Trabajo con Ver todo lo que dejó, con un entregable de la ficha, con Ver el paso a paso o con Ir a Trabajo, en el aviso que aparece al usar Correr ahora. Si tenías cambios sin guardar, primero te pregunta. Para conversar o para abrir un encargo, confirmas con Abrir sin guardar —para un encargo, la confirmación dice «Si abres el encargo ahora, se pierden los cambios de {agente} que no guardaste.»—; para ir a Trabajo, la confirmación dice «Si vas a Trabajo ahora, se pierden los cambios de {agente} que no guardaste.» y confirmas con Ir sin guardar. Seguir editando te deja en el armado. Un viewer ve las rutinas del agente y puede hacerle encargos, pero no ve las sugeridas.

¿Qué rutinas sugeridas hay?

Las prepara MB Suite para cada área. Solo te aparecen si la cuenta tiene activos los módulos que necesitan y tú los puedes ver, porque una rutina trabaja con los permisos de quien la arma: Integraciones caídas, por ejemplo, pide el módulo de Integraciones, que es de owners y admins.

¿Cuándo trabaja?

• Con un calendario — todos los días, los días hábiles, una vez por semana, cada dos semanas o una vez por mes (del día 1 al 28), a la hora que elijas, en la zona horaria de la cuenta. La tarjeta lo dice en palabras —Los lunes a las 09:00— y, si tu zona horaria es otra, también de qué ciudad es la hora.
• Cuando pasa algo — un evento de tu cuenta la pone a trabajar. Junta lo que llega durante un rato —la tarjeta te dice cuánto: «Junta lo que llega en N minutos y lo trabaja de una vez.»— y tiene un tope de ejecuciones por día. Una rutina por evento trabaja solo en la cuenta donde la armaste, y su evento tiene que ser de un módulo que ves y del área de su agente.

Los eventos que pueden poner a trabajar una rutina son estos:

• Entró un lead nuevo al CRM.
• Un trato cambió de etapa o de pipeline.
• Un trato se marcó como ganado.
• Un trato se marcó como perdido.
• Se desconectó una conexión de plataforma.
• Auto-Budget pausó una campaña que gastó el presupuesto de su ciclo.
• Terminó una verificación de rankings.
• Una publicación no se pudo publicar en ninguna red.
• El Equipo IA le pasó un ítem del Inbox a una persona.
• Se mandó una campaña de email.

Lo que no corrió no se recupera: si la rutina estuvo en pausa o le cambias el calendario, vuelve a trabajar en su próxima hora, sin repetir las que se perdió. Para una ejecución extra, usa Correr ahora: una rutina de varias cuentas corre como mucho una vez por día, y la de una, cada 6 horas; si es antes, el botón te dice cuándo vas a poder.

¿En qué cuentas trabaja?

En la cuenta donde la armas o, desde un workspace, en las Cuentas de clientes que elijas entre las que tú llegas (Cuentas elegidas, hasta el máximo que te muestra la pantalla). Con varias, el agente revisa cada Cuenta por separado y después lo junta en un solo entregable: mientras trabaja ves el avance —4 de 6 cuentas— en la Oficina y en Trabajo, y el entregable dice cómo quedó cada una: Revisada, Sin datos, Sin acceso o No se pudo revisar. Si quien la armó ya no llega a alguna, esa queda afuera y el entregable lo dice.

Algunas rutinas sugeridas —las que saben cuándo no hay nada que revisar, como Ritmo de gasto o Integraciones caídas— también pueden cubrir Todas las cuentas:

• Cubre el workspace y todas sus Cuentas activas a las que llega quien la armó y donde ve los módulos de la rutina. Las vuelve a contar en cada ejecución, así que una Cuenta nueva entra sola; la rutina dice cuántas: Todas las cuentas (N).
• Primero mira, sin IA, qué hay en el workspace y en cada Cuenta: la IA trabaja solo en las que tienen algo que avisar, así que una cuenta sin novedades no gasta créditos.
• El entregable nombra las cuentas con algo para mirar y las que no pudo revisar; las demás solo las cuenta —Sin novedades en 12 cuentas.—. Si el tope por ejecución no alcanza para todas las que tienen algo, empieza por las que más traen y nombra las que dejó fuera.
• Solo con un calendario: una rutina que corre cuando pasa algo trabaja en la cuenta donde la armaste.

¿Quién la ve y quién se entera?

Lo eliges en Quién la ve: Solo tú, Tú y los miembros que elegiste o Todos los miembros de la cuenta. Los owners y los admins la ven siempre —«Los owners y los admins también la ven.»—, porque los créditos que gasta son de la cuenta. Si la rutina no es tuya, su ficha, el formulario de Editar y la tarjeta del chat dicen quién la ve con el nombre de su dueño: Solo Beto o Beto, Ana y Pedro (sin nombre, Solo quien la armó).

Lo que deja —sus entregables, sus propuestas y su paso a paso— lo ve, de esas personas, solo quien puede ver todo lo que trae: cada Cuenta que leyó y cada módulo del que trae datos. Nadie ve por un entregable lo que no ve en MB Suite. Si trae datos del CRM y el Alcance del Vendedor está activado, un vendedor no ve lo que deja, salvo que la rutina sea suya (ver Roles y permisos del CRM: qué puede ver y hacer cada vendedor).

Cómo llega decide quién se entera. Lo que deja siempre llega a Trabajo, para todos los que lo pueden ver; además:

• La campana — a quien armó la rutina y a las personas de la entrega que lo pueden ver: «{agente} dejó propuestas para aprobar», si dejó propuestas, o «{agente} dejó algo para mirar», si su entregable es de Atención o Crítico. Lo Informativo y lo que salió Sin novedades no suenan: te esperan en Trabajo.
• El correo — si elegiste En la app y por correo, a esas mismas personas: «{agente} dejó un entregable nuevo», con el nombre de la rutina, la cuenta y el botón Ver el entregable. Para cuidar tus datos, no trae el resumen ni los hallazgos: los lees en MB Suite. Un entregable Sin novedades no manda correo.

¿Quién puede cambiarla?

• Dónde mira y quién la ve —y qué hace, su agente y el evento que la pone a trabajar— los cambia solo quien la armó, porque la rutina corre con sus permisos. Cuando la edita otra persona, esos campos le aparecen con candado: «Solo {dueño} lo cambia: la rutina lee con sus permisos».
• Lo demás —el nombre, cuándo corre, los ajustes, el aviso por correo y el tope de créditos— y pausarla, reanudarla, correrla ahora o eliminarla: quien la armó, un owner o un admin. A los demás, un candado les dice quién puede: «Solo Beto, un owner o un admin pueden cambiarla» o, sin el nombre del dueño, «Solo quien la armó, un owner o un admin pueden cambiarla».

Hay dos caminos para cambiarla. Editar la cambia sin conversar (más abajo). Para cambiar qué hace o el evento que la pone a trabajar, conversa con su agente: Ajustar con {agente} —en Más acciones de su fila, o en su ficha— abre la conversación. Pídele el cambio y te muestra la tarjeta Cambios en la rutina: dice qué cambia, muestra lo de antes tachado y se guarda con Guardar cambios. Si cambias cuándo trabaja, empieza de nuevo desde ese momento.

¿Cómo la edito sin conversar?

• En Agentes AI > Trabajo > Encargos y rutinas —o en el perfil de su agente, o en la pestaña Encargos y rutinas de su armado—, usa Editar en la fila de la rutina o al pie de su ficha. La ficha pasa a Editar «{nombre}»: «Lo que cambies vale desde la próxima vez. Para cambiar qué hace, conversa con {agente}.»
• Nombre y Cuándo corre — la Frecuencia (Todos los días, Todos los días hábiles, Una vez por semana, Cada dos semanas o Una vez por mes), el Día o el Día del mes y la Hora, en la zona horaria de la cuenta, con el próximo turno que quedaría. Una rutina por evento muestra su evento en su lugar: «El evento que la dispara se cambia conversando con {agente}.»
• Dónde mira —en un workspace con Cuentas, en una rutina con calendario—: Solo {cuenta}, Cuentas elegidas (la pantalla te dice cuántas llevas y hasta cuántas puedes elegir) o Todas las cuentas, si la rutina sugerida lo admite: «La IA trabaja solo en las que tienen algo que avisar.»
• Ajustes —los umbrales de una rutina sugerida, cada uno con su rango: Entre N y M— y Quién la ve: Solo tú, Tú y los miembros que elijas o Todos los miembros; salvo con Todos los miembros, te recuerda: «Los owners y los admins también la ven.» Si la rutina no es tuya, Quién la ve viene con el candado y dice quién la ve, como su ficha: Solo Beto o Beto, Ana y Pedro.
• Aviso por correo — con Avisar por correo cuando deja algo encendido, en Quiénes reciben el correo eliges a quién más le llega, entre quienes la ven; su dueño lo recibe siempre. «En la app llega siempre.»
• Tope de créditos por ejecución — debajo, cuánto gasta con lo que elegiste, en rangos, y el mínimo. Si las Cuentas nuevas piden más que el tope y no lo tocaste, sube solo al recomendado y te avisa: «Lo subimos a N para que alcance para las cuentas que elegiste.» Al pie, cuánto gastaría por ejecución y por mes.
• Guardar cambios (o ⌘↵, Ctrl+Enter en Windows) —se activa cuando cambiaste algo—: la ficha vuelve al instante con lo nuevo. Si MB Suite no puede guardarlo, el formulario vuelve a abrirse con lo que escribiste y te dice por qué. Cancelar (o Esc) vuelve a la ficha sin guardar.
• Si la rutina cambia mientras la editas —en otra pestaña, o porque la cambió otra persona—, el formulario se pone al día solo. Si los dos cambiaron lo mismo, queda lo tuyo, con un aviso: «Mientras la editabas, se cambió la sección “Nombre” en otro lado. Aquí quedó lo tuyo: si guardas, reemplazas ese cambio.» Y si el cambio llega justo cuando guardas: «La rutina cambió mientras guardabas. El formulario ya junta lo nuevo con tus cambios: revísalo y vuelve a guardar.»

¿Qué pasa si quien la armó pierde el acceso?

La rutina queda en pausa —no trabaja con permisos que su dueño ya no tiene— y avisa a los owners y los admins de la cuenta (en una Cuenta, también a los de su workspace): la campana «Una rutina quedó en pausa» y el correo «Una rutina de {cuenta} quedó en pausa», con el botón Ver la rutina, que abre su ficha en Trabajo > Encargos y rutinas: «Quien la armó ya no tiene acceso: un owner o un admin tiene que tomarla para que vuelva a correr.»

• Tomarla —un owner o un admin, en su ficha o en su fila de Trabajo, en el perfil del agente o en su armado— la deja a tu nombre: «Pasa a ser tuya y vuelve a correr con tus permisos». Queda solo para ti (y los owners y admins), sin los miembros que había elegido su dueño anterior y sin correos; si quieres volver a compartirla, cambia Quién la ve con Editar o conversando. También puedes tomarla conversando con MIA: su tarjeta Cambios en la rutina muestra Quién la ve como estaba, tachado y con el nombre de su dueño anterior —por ejemplo, Beto, Ana y Pedro—, y como queda: Solo tú. La tomas con Guardar cambios.
• Eliminar, si ya no hace falta.

Si lo que perdió quien la armó son todas las Cuentas que cubría, también queda en pausa y avisa —a quien la armó, también—: «Para que vuelva a correr, quien la armó necesita acceso a alguna de sus cuentas, o hay que cambiarle las cuentas. Un owner o un admin también la puede tomar.»

¿Por qué quedó en pausa?

En su ficha, una rutina en pausa dice por qué; en su fila —en Trabajo, en el perfil del agente y en la pestaña Encargos y rutinas de su armado—, en pocas palabras:

• «La pausó alguien del equipo: no corre hasta que alguien la reanude.» — Reanudar la vuelve a poner a trabajar.
• «Quien la armó ya no tiene acceso: un owner o un admin tiene que tomarla para que vuelva a correr.» — ver arriba.
• «Perdió el acceso a sus cuentas: un owner o un admin puede tomarla, y quien la armó, ajustarla conversando.» — ver arriba.
• «Sin créditos de rutinas este mes: las rutinas usaron su parte de los créditos del mes y vuelven a correr el mes que viene.» — vuelve sola al empezar el mes; si la pausas tú mientras tanto, ya no vuelve sola.
• «Su agente ya no está disponible para quien la armó.» — por ejemplo, si se eliminó el agente o quien la armó ya no lo puede usar.

¿Cuántos créditos usa?

Cada ejecución usa créditos de IA de tu cuenta —en la categoría Chat, como tus conversaciones—, a nombre de quien armó la rutina. Antes de ponerla a trabajar, la tarjeta te muestra cuánto gasta, en rangos, por ejecución y por mes, y su tope por ejecución: cuando se acerca a ese tope, el agente cierra el entregable con lo que alcanzó a revisar. Un entregable Sin novedades no llama a la IA y no gasta créditos, y con Todas las cuentas la IA trabaja solo en las cuentas que tienen algo que avisar: su estimación va de cero, si ninguna tiene nada, a lo que gastarían unas pocas cuentas con algo. Correr ahora gasta como cualquier ejecución: al pasar el mouse, el botón te dice cuánto, más o menos, antes del clic —Correr ahora (≈ N créditos)—, y la ficha de la rutina muestra cuánto gasta por ejecución y por mes, su tope y cuánto lleva usado.

Las rutinas tienen, además, su propio tope del mes: una parte de los créditos que incluye el plan de tu cuenta (los que compras aparte no cuentan para calcularla). Cuando se acercan, los owners y los admins reciben la campana «Las rutinas ya usaron el N % de su tope del mes»; al llegar, «Las rutinas llegaron a su tope del mes», y las rutinas quedan en pausa hasta el mes siguiente, cuando vuelven solas. El chat sigue igual. Un owner o un admin puede cambiar esa parte pidiéndoselo a MIA; en una Cuenta que gasta los créditos de su workspace, se cambia en el workspace.

¿Cuánto tiempo se guarda lo que deja?

• El entregable — 365 días si es un informe sin personas —de pauta, de SEO, de las integraciones o de ideas para redes—; 90 días si nombra personas —leads, tratos, mensajes— o es de una rutina a tu medida, y 30 días si salió Sin novedades. Un owner o un admin puede acortar ese plazo para toda la cuenta pidiéndoselo a MIA: vale para lo que dejen las rutinas desde ese momento.
• Las propuestas — se deciden en 7 días; después vencen sin correr. Decididas o vencidas, quedan 90 días.
• El paso a paso de cada ejecución — 6 meses.
• Las campanas de las rutinas — 90 días.

Lo que guarda una rutina no lleva correos ni teléfonos: MB Suite los saca antes de guardarlo. El equipo de MB Suite puede abrir una ejecución para darte soporte —su paso a paso, sin el entregable—, y ese acceso queda registrado con su motivo.

¿Cómo borro una rutina o lo que dejó?

• Eliminar una rutina — con Eliminar en Más acciones de su fila o con el botón Eliminar al pie de su ficha, en Trabajo > Encargos y rutinas, en el perfil de su agente o en la pestaña Encargos y rutinas de su armado. La confirmación te pregunta si también quieres borrar lo que dejó: con También eliminar lo que dejó marcado, se van también sus entregables, sus propuestas y sus ejecuciones, sin papelera; sin marcarlo, el agente deja de hacerla y lo que ya dejó queda hasta que venza. Confirma con Eliminar rutina: no se puede deshacer.
• Borrar un entregable antes de que venza, con sus propuestas: ábrelo en Trabajo y usa Eliminar entregable, al pie del detalle. Lo pueden borrar quien armó la rutina, un owner o un admin; no pasa por la papelera, y la rutina deja otro en su próxima ejecución. También puedes pedírselo a MIA.
• Si eliminas la conversación donde armaste una rutina, la rutina sigue trabajando.
• Si una Cuenta se elimina o se desvincula de su workspace, se borra lo que las rutinas del workspace trajeron de ella (un entregable de varias Cuentas, entero).
• Si la cuenta se elimina definitivamente, se borran sus rutinas y todo lo que dejaron.