Ligar a partir do CRM: cada ligação fica registrada sozinha

O que fica registrado de cada ligação?

Quando a ligação termina, o MB Suite escreve sozinho uma atividade de ligação e a deixa no histórico da pessoa e em cada negócio aberto dessa pessoa (além dos prospectos ativos dela, se houver). Ninguém precisa se lembrar de registrá-la: a entrada já está lá quando você solta o mouse, e aparece na linha do tempo sem atualizar a tela.

• O título: Chamada realizada para +54 9 11 6834-2300 ou Chamada recebida de Marina López (o nome aparece quando o número coincide com um contato).
• O resultado: Conectada, Sem resposta, Correio de voz, Ocupado ou Número errado.
• A duração exata (0:26, não "1 min").
• Quem fez a ligação e há quanto tempo.
• Suas anotações, se você escreveu alguma.
• O link Gravação quando essa linha grava, e Ver chamada quando não — ambos abrem o detalhe da ligação.

Anotações e resultado: durante a ligação ou ao desligar

Na tela de ligação ativa, a fileira de controles tem três botões: Silenciar, Teclado e Anotações. Anotações abre um bloco com as pastilhas de Resultado da chamada embaixo —Venda, Acompanhamento, Caixa postal, Não atendeu, Número errado e Outro—. Tudo se salva sozinho enquanto você escreve, sobre essa mesma atividade: salvar duas vezes nunca duplica a entrada.

Ao desligar, o telefone mostra por alguns segundos o resumo da ligação —duração, as mesmas pastilhas e o mesmo bloco—: é a última chance de deixar o contexto sem trocar de tela. Concluído o fecha e Ver no CRM leva você ao cadastro vinculado. Se entrar outra ligação, o resumo salva e se fecha sozinho, assim nunca trava o telefone.

Em tela grande é a mesma coisa: em CRM > Phones, o painel de chamada ao lado do telefone mostra o mesmo chip de contexto, o mesmo bloco e as mesmas pastilhas, e escreve sobre a mesma atividade. Para fazer anotações você precisa de permissão de edição no Phones; com acesso somente leitura você vê o histórico, mas não escreve nele.

Uma ligação de um número que não está no CRM

Se o número não coincidir com nenhuma pessoa, empresa ou prospecto do seu CRM, a ligação não cria nada: nem contato, nem atividade. Fica no histórico do Phones e só — uma atividade sem ninguém do outro lado não apareceria em nenhuma linha do tempo.

• Em CRM > Phones, abra a ligação na lista de Atividade.
• Use Vincular a contato e busque a pessoa por nome, e-mail ou telefone.
• Opcionalmente escolha um dos negócios abertos dela, e confirme com Vincular.

A atividade é criada nesse momento, com as anotações que você já tinha escrito, e cai no histórico como se estivesse vinculada desde o início.

Como gravo as chamadas de uma linha?

A gravação vem desligada e é ativada por linha, não para a conta inteira. Assim uma linha de suporte pode gravar enquanto uma linha de uso interno não grava.

• Vá em CRM > Configurações > Linhas.
• No menu da linha, escolha Configurar linha.
• No bloco Gravar chamadas, ative o interruptor e confirme com Salvar.

A partir daí são gravadas as chamadas recebidas e realizadas dessa linha. Na tabela de linhas você verá o selo REC, para saber de relance quais estão gravando. A gravação tem um custo por minuto mais o armazenamento, descontado do seu saldo pré-pago — o valor vigente aparece nesse mesmo bloco.

As gravações são ouvidas no detalhe de cada chamada, não dentro do histórico: a entrada da linha do tempo mostra Gravação e esse link abre o detalhe com o player, as pernas da chamada e o custo. Um único player canônico, um único lugar onde o áudio mora.

As ligações são transcritas?

Não. Só as mensagens de voz são transcritas: quando ninguém atende e a ligação cai na caixa postal, a mensagem é gravada e transcrita automaticamente, e essa transcrição aparece dentro da atividade do CRM, recolhida em três linhas com Ver mais. As ligações atendidas não são transcritas — delas ficam a gravação (se essa linha gravar) e suas anotações.

Encontrar uma ligação antiga

Em CRM > Phones, a lista de Atividade tem um buscador: escreva um número, o nome do contato ou parte de um SMS e a lista se filtra na hora sobre os registros já carregados. Se o que você procura é mais antigo, aparece o botão Buscar em todo o histórico e as correspondências chegam sob o separador Do histórico completo. O buscador se combina com as pastilhas Tudo / Chamadas / SMS / Caixa postal.

Próximo passo: com as ligações caindo sozinhas, o cadastro inteiro se preenche sozinho em cada Gerencie um negócio: histórico, atividades e agenda. Para conectar o resto dos seus canais, veja Centralize WhatsApp, e-mail e ligações no CRM. Para saber o que o saldo cobre e quem paga as linhas, veja Saldo e linhas do Phones: quem paga o quê.